Aardverschuiving op komst

Prachtige gelegenheid voor grote schoonmaak
Nieuw pensioenstelsel

De transitie naar het nieuwe pensioenstelsel noodzaakt pensioenfondsen meer dan ooit tot het voorbereiden en realiseren van een volwassen datamanagement organisatie. Om die transitie te realiseren moet data namelijk beschikbaar zijn op allerlei mogelijke manieren en in allerlei verschillende vormen. ‘We staan voor een aardverschuiving.’

Datamanagement heeft afgelopen jaren enorm aan belang gewonnen binnen de gehele financiële sector en de pensioensector in het bijzonder, constateren Chris Hoffman, partner Data Management bij KPMG Advisory, en Ramazan Akca, senior manager Data Management bij KPMG Advisory. Beleidsbepalers van instellingen in de zin van de Beleidsregel Geschiktheid, moeten geschikt zijn ten aanzien van verschillende geschiktheidsonderwerpen. Een van deze onderwerpen is ‘beheerste en integere bedrijfsvoering’, waar ook adequaat datamanagement onder wordt verstaan. Momenteel voert DNB meerdere onderzoeken uit naar datamanagement binnen de sector.

Aardverschuiving

Datamanagement staat op de agenda van pensioenfondsen. Gedreven door wet- en regelgeving maar ook door het groeiende besef bij pensioenfondsen en hun uitvoerders dat data ook effectiever ingezet kan worden in de dienstverlening. En met de invoering van het nieuwe pensioenstelsel staat de pensioensector aan de vooravond van een nieuwe fundamentele verandering op datamanagement gebied. Waar de data van pensioenfondsen nu nog voor een groot deel betrekking heeft op groepen deelnemers of op alle deelnemers, hebben ze in het nieuwe stelsel merendeels betrekking op individuen. Qua datamanagement komt dit neer op een aardverschuiving: de data moeten veel meer in detail en op meerdere en lagere niveaus beschikbaar zijn. Bovendien gaat het tijdens de transitie ook om nieuwe data, namelijk data die de overgang van het oude naar het nieuwe stelsel inzichtelijk moeten maken voor de deelnemers en de data die tijdens de transitie nodig is voor de pensioenfondsen zelf om de juiste inrichting keuzes te maken. De kwaliteit en betrouwbaarheid van deze data (over de individuele vermogensopbouw van deelnemers en de onderbouwing van de transitie) zal van cruciaal belang zijn voor het draagvlak van het nieuwe pensioenstelsel. Want dat de overgang naar dat nieuwe stelsel bij veel deelnemers veel vragen gaat oproepen, dat staat wel vast.

Veranderende eisen aan datamanagement

Pensioenfondsen kunnen er niet meer omheen data als een asset te zien, een bedrijfsmiddel. Een waardevol bezit waarvan de kwaliteit mede de waarde bepaalt van de dienstverlening van het fonds. Meerdere fondsen doen dat al en voeren met het oog daarop een volwassen datamanagementbeleid. Maar er zijn ook pensioenfondsen die in dit opzicht minder ver zijn. Het eigenaarschap van de data is niet bepaald, de verslaglegging is niet gestructureerd en consistent en er is geen bewustzijn van de kansen die een gedegen datamanagement biedt. In een dergelijke situatie wordt voor elk product (bijvoorbeeld een UPO, of een rapportage aan DNB) een nieuwe datastructuur opgetuigd, meestal reactief. Dit leidt tot vele naast elkaar bestaande datastructuren met wellicht onvoldoende oog voor en zicht op integraliteit, wat op lange termijn de beheersbaarheid bemoeilijkt. Ook zijn het eigenaarschap en de rollen & verantwoordelijkheden omtrent (management van) data(stromen) niet altijd voldoende uitgekristalliseerd dan wel vastgelegd. Het managen van data start met het uitwerken van de visie en de governance. Wanneer de eigenaar bekend is kunnen de middelen van zijn of haar mandaat worden uitgewerkt in de vorm van processen, management informatie, tooling en bijvoorbeeld een project gericht op het realiseren van een meer data gedreven cultuur. Governance is een belangrijke pijler in het managen van data. In het nieuwe stelsel voldoet de gedecentraliseerde en ad hoc opzet niet meer, daarvoor zijn de beoogde veranderingen te ingrijpend. Dat is de reden dat datamanagement nú strategische aandacht nodig heeft. Pensioenfondsen kunnen daar nu al mee beginnen en voorsorteren op de toekomstige uitrol.

Aan de slag met datamanagement

Een goede eerste stap voor iedere organisatie is het meten van de volwassenheid van maatregelen rond data binnen de organisatie. Dit kan middels een datamanagement-volwassenheidsmeting, een scan die de datavolwassenheid kan blootleggen. Een dergelijke scan is gebaseerd op een uitgebreid raamwerk met een aantal componenten van datamanagement. Typische vragen die aan bod komen in de scan zijn onder andere:

  • Is er een visie en strategie voor data?
  • Hoe is het dataeigenaarschap belegd?
  • Is er zicht op welke data belangrijk is?
  • Hoe worden deze data beschermd?
  • Welke processen zijn er om data als een asset te kunnen beheren, van creatie tot en met archiveren en het uiteindelijk verwijderen van de data?

Fase van volwassenheid

Een volwassenheidsmeting geeft inzicht in welke fase van volwassenheid de organisatie zich bevindt en wat de te nemen stappen kunnen dan wel moeten zijn om een volgende fase te bereiken. Een volwassenheidsmeting fungeert als peilstok voor datamanagement binnen een organisatie maar leent zich ook uitstekend om de volwassenheid te meten van de organisatie in relatie tot de toekomstige datamigratie die noodzakelijk is als gevolg van het Pensioenakkoord. Daarnaast geldt dat om datamanagement te kunnen uitvoeren de organisatie aan een aantal fundamentele eisen moet voldoen. Om te beginnen moet er kennis en inzicht van de data zijn. Welke data is er en welke data is daarvan belangrijk (niet alle data is namelijk belangrijk)? Om welk type data gaat het? Wat is de kwaliteit van die data? Welke data moeten migreren in het transitieproces? Dergelijke inventarisaties leveren altijd waardevolle inzichten op en zijn nooit verspilde moeite c.q. fungeren als zogenaamde ‘no regrets’. Hierbij is het ook belangrijk om stil te staan bij de benodigde kennis voor de beantwoording van deze vragen, zijn deze kennishouders bijvoorbeeld binnen de organisatie te vinden of is er externe expertise benodigd?

Conclusie

Pensioenfondsen staan aan de vooravond van een nieuw data-avontuur gericht op het opbouwen en versterken van datamanagement waar pensioenfondsen en pensioenuitvoeringsorganisaties op weg naar het nieuwe stelsel hun voordeel mee kunnen doen. En niet onbelangrijk in deze aanloop naar de grootste stelselwijziging in vele decennia: het voorbereiden en uitvoeren van de daadwerkelijke datamigratie (het sluitstuk van de transitie). Het is zaak om snel, maar niettemin goed gefundeerd, concreet aan de slag te gaan met het opbouwen en eventueel blijvend versterken van het datamanagement. In de transitie naar een nieuwe pensioenregeling nemen data een cruciale doch onmisbare plaats in. Dat betekent dat er geen tijd te verliezen is en er een fikse uitdaging in het verschiet ligt die per organisatie op zijn eigen manier complex maar ook uniek van aard is.

Kijk hier voor direct contact met Chris Hoffman of Ramazan Akca.