‘Beweeg als rvt mee met complexe wereld’

Deze tijd van transitie vraagt om een mix van ervaring, bespiegeling, plannenmakers, ideeënbedenkers én critici in rvt’s, stelt Petri Ykema-Weinen. De NVTZ-vicevoorzitter over lef tonen, de verbreding naar niet-financiële thema’s als duurzaamheid en digitalisering en het belang van regionale samenwerking. ‘Houd niet vast aan het oude.’

Het interview met Petri Ykema-Weinen als vicevoorzitter van de NVTZ (de vereniging van toezichthouders in zorg en welzijn) vindt plaats op de ‘Dag van het werkplezier in de zorg’. Als antwoord op de vraag hoe je aandacht aan dit thema zou kunnen besteden, komt Petri Ykema-Weinen met een praktijkvoorbeeld dat ze destijds zelf met haar raad van toezicht bij HilverZorg bij de hand heeft gehad. ‘Hoe werkplezier te stimuleren in de zorg is natuurlijk een heel breed thema dat van vele kanten te benaderen is’, geeft ze aan. ‘HilverZorg (een vvt-organisatie – Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg – in Hilversum) is ooit begonnen om actief werven van zij-instromers te combineren met een andere manier van leren en opleiden. Omdat er een groot personeelstekort was, moest er een andere aanpak komen.’

De zij-instromers kwamen uit uiteenlopende richtingen en beroepen. Het opleiden van deze groep was anders dan anders en bestond uit vier dagen fulltime werken en één dag opleiding op de locatie. De instromers/studenten werkten op een afdeling waar alleen zij aan de slag waren, onder begeleiding van coaches, opleiders en leidinggevenden. Studenten konden hun individuele wensen aangeven en zeggen wat ze nodig hadden om te leren. Het was in het begin best een moeilijke opstart, want ze vonden het lastig om aan te geven hoe ze dat voor zich zagen en wilden vormgeven. Er stond niet een kant en klare opleiding klaar, waar ze bij aan konden schuiven.

Door zelf na te denken, zelf dingen te doen, met initiatieven te komen en samen te werken en te pionieren gingen de studenten meedenken en mede invulling geven aan hun werk en opleiding. Ze mochten eigen initiatieven uitvoeren, van grote tot kleine ideeën. Ze werden daarin begeleid door een commerciële ROC. Uiteraard leerden ze ook de randvoorwaarden om aan de juiste kwaliteitseisen te voldoen. Vrijwel alle studenten zijn gebleven als medewerker. Deze vorm van werken en leren heeft geleid tot autonome, loyale en blije medewerkers. Deze wijze van werven, werken en opleiden hanteert HilverZorg nog steeds.

Lef getoond

‘We hebben als raad van toezicht lef getoond om deze manier van werken en opleiden te introduceren’, aldus Ykema-Weinen, om vervolgens toe te lichten: ‘We waren als organisatie genoodzaakt over te gaan naar een andere aanpak: de kosten voor personeel dat niet in loondienst was en dat we vanwege tekorten wel moesten aannemen, waren zeer hoog. Nieuwe medewerkers aannemen was erg moeilijk. Het spannende was dat we hoge kosten gingen maken, zonder vooraf te weten wat de opbrengsten en het beoogde resultaat zouden zijn. Er lag een magere businesscase, de context was fluïde, maar de opzet klonk goed en de initiatiefnemers waren overtuigend. We hebben hier als rvt lang over gesproken. Omdat we er allemaal van doordrongen waren dat doorgaan op de ons bekende wijze geen optie was, hebben we deze vernieuwende aanpak goedgekeurd.’

Dit heeft gelukkig goed uitgepakt. Het aantal zij-instromers is verder gegroeid, ‘eigen’ medewerkers konden en kunnen ook aan deze vorm van opleiden en werken deelnemen en het aantal opleidingen is uitgebreid (zo is er ook een opleiding voor leidinggevenden geïntroduceerd). De organisatie heeft zich hiermee als een aantrekkelijke opleider en werkgever kunnen profileren.

Kentering

‘In de twaalf jaar dat ik toezichthouder ben, zie ik een duidelijke kentering’, stelt Ykema-Weinen. Een paar jaar geleden bestond intern toezicht voornamelijk uit het bespreken van cijfers en financiën, nu is er veel meer aandacht voor bredere thema’s: ‘Financiën is niet meer de hoofdprioriteit en bepaalt niet langer meer de gehele agenda. Het is nu een van de vele onderwerpen. Er zijn nu andere thema’s meer aan de orde: strategie, organisatievraagstukken, cultuur, kwaliteit en maatschappelijke inbedding. En recentelijk zijn hier natuurlijk duurzaamheid, digitalisering en arbeidsmarktvraagstukken bijgekomen. Deze verbreding is acht tot tien jaar geleden ingezet en heeft zich de afgelopen jaren verder ontwikkeld, precies in “mijn bestuurstijd” bij NVTZ.’

Voorkant ontwikkelingen

Dat Ykema-Weinen bestuurslid is van de NVTZ, heeft ervoor gezorgd dat ze goed is geïnformeerd over de laatste ontwikkelingen. ‘Ik merk dat ik door mijn bestuursfunctie bij de NVTZ meer betrokken ben bij de voorkant van de ontwikkelingen dan in mijn rol van sec toezichthouder. De thema’s waarvoor ik in mijn rvt’s aandacht vraag, is de buitenwereld en de samenwerking met rvt’s van andere organisaties in de regio. Daarom spreekt de publicatie Toezien op samenwerken: naar een verantwoord samenspel mij zo aan, omdat deze verschillende netwerken en meerdere manieren van samenwerken belicht.’

Bestuurders en toezichthouders samenbrengen

Ykema-Weinen licht toe: ‘Ik was in mijn tijd bij HilverZorg mede-initiator om besturen én toezichthouders in de vvt-sector in de regio Gooi en Vechtstreek bij elkaar te brengen.’ De bestuurders vormden al een netwerk. De aanleiding hiervoor was de bijdrage van drie van de leden van de rvt aan een vooronderzoek van Barbara Geurtsen over toezicht houden in samenwerkingsverbanden. Geurtsen is een van de schrijvers aan de publicatie over Toezien op samenwerken (en NVTZ-brancheambassadeur welzijn en onderzoeker netwerk governance) en verklaarde zich bereid de eerste bijeenkomst van bestuurders en toezichthouders van het vvt-netwerk te begeleiden. ‘Deze eerste bijeenkomst heeft ertoe geleid dat we elkaar ten minste één keer per jaar treffen’, aldus Ykema-Weinen.

Regionaal samenwerken

Ykema-Weinen is ook voorzitter van de raad van commissarissen van de Huisartsen Coöperatie Deventer en Omstreken (HCDO), gevestigd in Salland. Een regio waar samenwerken misschien wel in de genen zit. ‘Daar werken we in de regio al veel samen op organisatie- en bestuurlijk niveau’, vertelt Ykema-Weinen. ‘Dat is als gevolg van IZA (Integraal Zorgakkoord) misschien wel verstevigd. Maar als rvt’s zijn we hier niet bij betrokken. We worden geïnformeerd, dat wel. Als rvt van HCDO proberen we in contact te komen met de besturen en de rvt’s van de andere organisaties in de regio. Dat gaat niet vanzelf, maar we blijven ons daar hard voor maken. Natuurlijk doen we dit samen met en via ons bestuur.’

Rollen en tijdsverdeling

De rollen van de toezichthouder zijn de afgelopen jaren uitgebreid, heeft Ykema-Weinen ervaren. ‘Ik heb nog meegemaakt dat je als toezichthouder vooral financiële informatie van het bestuur kreeg en dat ook de cijfers over HR niet veel verder gingen dan ziekteverzuim en verloop. Dat een rvt ook toezicht moet houden op het besturen en daarmee op zaken als cultuur en kwaliteit heeft al tot een behoorlijke verandering geleid. Onder meer dat je op een andere en aanvullende manier informatie moet ophalen en niet kunt volstaan met de (kwantitatieve) informatie van de bestuurder.’ Op de vraag of Ykema-Weinen meer tijd besteedt aan intern toezicht dan vroeger, geeft ze aan dat ze zelf altijd al meer tijd aan de rvt-rol heeft besteed dan alleen de formele vaste vergaderingen. Zo heeft ze altijd gestreefd naar goede en ook informele contacten met ondernemingsraad en cliëntenraad en het ontmoeten van medewerkers tijdens diverse bijeenkomsten. Doordat er meer samengewerkt moet gaan worden, komen de overleggen in de regio daar nog bij.

Rvt was tijd vooruit

Met de uitbreiding van de rollen van toezichthouder, ben je wel wat meer tijd kwijt dan de zes vergaderingen per jaar en de voorbereidingstijd. Toch vindt Ykema-Weinen de belasting erg meevallen. ‘Het is ook een kwestie van goede afspraken maken in je raad, wie welke zaken oppakt. Dat kun je doen aan de hand van de verdeling van onderwerpen over commissies, wat je in grotere organisaties en raden ziet. Of als het een kleinere organisatie is: met een verdeling van onderwerpen op basis van je affiniteit.’ Een van de latere trends op de tafel van de rvt is het thema maatschappelijke opgave. Die trend kreeg bij HilverZorg zo’n zeven jaar geleden een gezicht, vertelt Ykema-Weinen. ‘We waren eigenlijk onze tijd vooruit, achteraf gezien. Wij hebben destijds in onze toezichtvisie vastgelegd dat we het maatschappelijk belang en het belang van de patiënt boven dat van de organisatie stellen.’

Dilemma’s voor toezichthouders

In deze periode houdt de NVTZ bijeenkomsten door het hele land om met haar leden te praten over de Toezichtsvisie 3.0. Een van de discussiestukken daar is het dilemma van de toezichthouder, schetst Ykema-Weinen: ‘Gaan we als organisatie mee in de ontwikkelingen van meer samenwerken, meer in de regio doen, aandacht hebben voor wonen én zorg & welzijn, of richten we ons alleen maar op onze eigen organisaties? Hoe activistisch of juist niet zouden we ons als NVTZ of als toezichthouders moeten opstellen?’

‘Faciliteer en signaleer’

Ze licht verder toe: ‘Wij als bestuur van NVTZ, als vereniging voor toezichthouders in zorg en welzijn, vinden dat we het belang van de samenleving en daarmee de samenwerking met sectoren als wonen, onderwijs en het sociaal domein moeten benadrukken. We denken dat deze ontwikkeling onomkeerbaar is. We zien het als de rol van de toezichthouder om de bestuurder bij deze ontwikkeling te ondersteunen. Het is mooi en wenselijk als de bestuurder de ruimte en vrijheid voelt om de rvt te gebruiken om deze ontwikkeling vorm te gaan geven. Bereid je samen voor op de toekomstige ontwikkelingen, zou ik willen zeggen. Faciliteer en signaleer. Blijf vragen stellen om de bestuurder te helpen om te komen tot andere vormen van organiseren en samenwerken, die eraan bijdragen om de vraagstukken voor de organisatie en zeker ook de maatschappij op te lossen.’

Haal nieuwe toezichthouders binnen

Er is in haar periode als toezichthouder veel veranderd, stelt Ykema-Weinen. ‘Ook nu bevinden we ons in een transitiefase. Dat vraagt wat van de competenties en samenstellingen van rvt’s.’ Ze heeft dan ook nog een tip: ‘Kijk breed, kijk nieuw en haal nieuw binnen. Houd niet vast aan het oude. Laat mensen in je raad toetreden die anders kijken, een maatschappelijk brede visie hebben en innovatief zijn. Zorg voor een mooie mix van mensen met ervaring, bespiegeling, plannenmakers, ideebedenkers én critici. Het is als rvt belangrijk om mee te bewegen in deze complexe wereld.’

NVTZ-vicevoorzitter Petri Ykema-Weinen is van origine bedrijfskundige, gespecialiseerd in HR en organisatie. HR is de rode draad in haar loopbaan, waarin ze niet in, maar wel voor de zorgsector gewerkt heeft, in adviesopdrachten vanuit haar HR-expertise. Haar afstudeerstage en -scriptie ging over ‘planning in de verpleging’, ook nu nog een actueel thema.

Tot 2012 was Ykema-Weinen werkzaam bij GITP, daarna is ze voor zichzelf begonnen en heeft ze jarenlang uiteenlopende opdrachten op het gebied van HR-strategie uitgevoerd. Ze is zo’n twaalf jaar geleden begonnen als toezichthouder bij een kleine welzijnsorganisatie, die zich van bestuur naar raad van toezicht heeft getransformeerd. Daarna is ze bij HilverZorg aan de slag gegaan en recentelijk vervult ze een toezichthoudende rol in de raad van commissarissen (voorzitter) bij Huisartsen Coöperatie Deventer en Omstreken. Ykema-Weinen heeft toezicht in zorg steeds gecombineerd met toezicht in andere sectoren, zoals onderwijs en onderzoek.

Klik hier voor meer informatie over de NVTZ.