‘Onder de motorkap verandert alles’

Boekrecensie - Check je bedrijfsvoering

Directie, HR, communicatie, postkamer, finance…. Bedrijfsvoeringsafdelingen cq. overhead die het primaire proces ondersteunen. Ze moeten op de schop, suggereert Mark Huijben in zijn nieuwe boek Check je bedrijfsvoering, 10 strategische thema’s van elke organisatie. ‘Strategische thema’s dwars door de organisatie heen, gaan de klassieke ondersteunende afdelingen versterken.’ Om het holy shit moment te voorkomen.

Je begint je boek met een holy-shit moment? Wat is de boodschap daarvan?

‘Een holy-shit moment is de constatering dat er soms grote dingen mis gaan. Dat je IT gehackt is. Dat je merk bedoezeld is. Zo’n moment dat je als directeur wilt voorkomen, maar als het je gebeurt je denkt: hadden we niet meer kunnen doen?’

En jouw boek is een methode om dat holy shit moment te voorkomen. Je gebruikt de metafoor van de elektrische auto om te duiden hoe organisaties moeten veranderen. Sturen op tien thema’s in plaats van sturen op harken in een organigram.

‘Als je nu naar een klassieke auto kijkt, zie je in de motor allerlei bewegende onderdelen zoals de krukas, zuigers en kleppen. Zo zijn organisaties ook opgebouwd. Als losse units. Maar kijk naar de nieuwe Tesla. Een elektrische motor heeft slechts één bewegend onderdeel, de rotor. Alles is samengevoegd tot één geheel. Goed functioneren organisaties van de toekomst functioneren op eenzelfde manier. Je ziet de onderdelen (HR, communicatie, finance etc) niet meer, maar ze werken als één fluïde geheel samen. Iedereen werkt integraal samen rond thema’s, over een eigen vakgebied heen. We gaan van bedrijfsvoering met een kleine b (iedereen doet zijn ding) naar bedrijfsvoering met een grote B: we werken samen rond thema’s. Neem het thema hybride werken. Daarbij is gezamenlijke inzet nodig van huisvesting, HRM en het lijnmanagement. De huisvesting en faciliteiten moeten immers aansluiten op hoe men wil werken. Anders ontstaat een dismatch: een leeg kantoor, of juist overvol kantoor of met de verkeerde voorzieningen. Die gezamenlijke inzet is nodig voor alle tien thema’s. Per thema verschilt het wie betrokken moeten zijn.’

Personeel is niet alleen maar van HR, ICT niet alleen meer van de afdeling ICT en communicatie is al helemaal van iedereen. Je concentreert de nieuwe wereld rond thema’s in plaats van langs ondersteunende afdelingen. Welke thema’s zijn dat?

‘In mijn boek beschrijf ik tien thema’s die samen zorgen voor een goed functioneren organisatie. Vijf tijdloze thema’s en vijf nieuwe thema’s. De tijdloze zijn: effectief, productief, basis op orde, aantrekkelijke werkgever en jouw rol. De nieuwe thema’s zijn: wendbaar en hybride werken, datagedreven, digitale transformatie en duurzaam. Het begint bij de vraag of je aandacht hebt voor al deze thema’s. Wie houdt zich bezig met wendbaarheid en schokbestendigheid? Daar is nu geen afdeling voor. Is dat een HR-vraagstuk of financieel? Maakt niet uit, belangrijk is vooral dat het thema serieus opgepakt wordt.’

Hoe moet je dat dan organiseren? Komen er tien thema-projectmanagers? En creëer je daar geen nieuw waterhoofd mee?

‘Het gaat me om de aandacht die er voor de tien thema’s is. Heb je ze geagendeerd? Kijk je serieus hoe je er op één thema voorstaat? Zijn we nu schokbestendig? Hebben we de basis op orde? Het maakt me niet uit hoe je dat thema dan optuigt, als er maar aandacht voor is. Je moet er wel voor oppassen dat er geen nieuwe overhead komt die als zelfrijzend bakmeel weer gaat exploderen. De echte uitdaging waar organisaties voor staan is: afdelingen moeten samenwerken en uit hun koker komen. Geld en risicobeheersing is niet alleen voorbehouden aan Finance. Duurzaamheid niet alleen voor Facilitair. De digitale transformatie vereist nauwe samenwerking tussen HR, ICT en het lijnmanagement. ICT maakt zaken mogelijk, net als bij de uitvinding van het wiel. De lijnafdelingen kunnen daarvan gebruik maken. En HR moet ervoor zorgen dat het personeel kan voldoen aan de nieuwe eisen en de mogelijkheden optimaal benutten. Dat vereist veel nauwere samenwerking. Niet toevallig heeft Amsterdam een tentoonstelling gemaakt van verschijn- en verdwijnbanen, met foto’s erbij. Het thema effectiviteit vereist innovatie, nauwe samenwerking en dialoog “met buiten” op alle niveaus van de organisatie. Goed presterende organisaties hebben oog voor genoemde tien thema’s en hoe ze die hebben ingericht. Dat vereist meer kennis en vaardigheden van alle medewerkers, vooral op het terrein van ICT en communicatie. Ontwikkeling is het kernwoord. Je hebt mensen nodig die zich willen en kunnen ontwikkelen. Die dat leuk vinden, daar energie van krijgen. Dan realiseren mensen zich: ik moet uit mijn kokertje komen. Door samen aan deze thema’s te werken, kan ook begrip voor elkaar ontstaan en vergroot ieder zijn eigen kennis en vaardigheden. En dan krijg je dus geen motor met allerlei losse delen, je krijgt één geïntegreerde motor.’

Voorbeeld in je boek is hoe de daders van de aanslag op Peter R. de Vries zijn opgepakt.

‘Dat is een prachtig voorbeeld van datagedreven werken. De verdachten konden binnen een uur worden aangehouden. Dat was mogelijk dankzij livebeelden, het koppelen van systemen en slimme camera’s. Dat gebeurde in het datagedreven Real Time Intelligence Center van de politie. Die agenten (primaire proces) hadden helemaal niets gekund als de politieorganisatie niet data had (ingericht door wat we vroeger overhead zouden noemen) waarmee die agent aan de slag kon. Oude en nieuwe thema’s kwamen hier samen. Data (nieuw thema) maakt effectief zijn (oud thema) mogelijk. In de nieuwe wereld is het denken in silo’s niet realistisch meer. Je bent geen dynamo of zuiger, maar onderdeel van dezelfde motor.’

Tot slot….

‘Belangrijk is vooral dat de directie een reëel beeld heeft van waar de organisatie staat op elk van deze tien thema’s. Dus niet alleen een weids vergezicht heeft op de toekomst, maar vooral ook van het hier en nu. Waar moeten we aan werken? Dat vereist dat de directie geregeld de peilstok in de organisatie steekt, een open mind heeft, niet alleen jaknikkers om zich heen heeft. En niet bang is voor onderzoeksrapporten over de eigen organisatie, maar deze ziet als kans om te verbeteren.’

Meer informatie over het boek: Check je bedrijfsvoering, kijk hier.