Commissarissen moeten CO2-rapportageverplichting op agenda zetten

Grote werkgevers zijn met ingang van 1 juli 2024 als onderdeel van het Klimaatakkoord verplicht om gegevens over werkgebonden mobiliteit te rapporteren. Raden van commissarissen moeten het bestuur aanspreken op de naleving en concrete invulling van de nieuwe CO2-rapportageverplichting voor woon-werkverkeer en zakelijk verkeer. Niels van Boekel van Van Doorne schetst de belangrijkste onderdelen.

De doelstelling in het Klimaatakkoord is om door middel van een collectief plafond in 2030 minstens 1,5 megaton aan CO2-emissie te reduceren. Verkeer is nu verantwoordelijk voor ongeveer 20% van de totale CO2-emissie. Met de nieuwe CO2-rapportageverplichting, die per 1 juli 2024 is ingegaan, wil de regering de reductie aan CO2-emissie monitoren en grote werkgevers (ten minste 100 werknemers) stimuleren hun werkgebonden mobiliteit naar eigen inzicht te verduurzamen. Als de voortgang in 2026 op collectief niveau onvoldoende blijkt te zijn, zal de regering vanaf 1 januari 2027 een individuele norm voor de CO2-emissie aan grote werkgevers opleggen.

Tijdig bijsturen

Om erop toe te zien dat de rapportageverplichting wordt nageleefd en de werkgebonden mobiliteit goed in kaart is gebracht, kan de raad van commissarissen van een grote werkgever met de bestuurder(s) in gesprek gaan om te zien of de CO2-rapportageverplichting op de radar staat en hoe daaraan concreet invulling wordt gegeven vanaf 1 juli 2024. Door dat tijdig te doen, kan ook worden bijgestuurd wanneer dit onverhoopt nog onvoldoende zou zijn ingericht. Om goed beslagen ten ijs te komen, hebben wij hieronder de belangrijkste onderdelen van de CO2-rapportageverplichting uiteengezet. 

Verplicht rapporteren over woon-werkverkeer en zakelijk verkeer

De CO2-rapportageverplichting, die eerder al was uitgesteld van 1 januari 2023 naar 1 juli 2023 en vervolgens naar 1 januari 2024, is per 1 juli 2024 écht ingegaan. De rapportageverplichting geldt voor woon-werkverkeer en zakelijk verkeer, al gelden er enkele uitzonderingen. Vliegverkeer valt er bijvoorbeeld niet onder. Om te kunnen vaststellen dat een werkgever minimaal 100 werknemers heeft, wordt gekeken naar het aantal werknemers dat op 1 januari 2024 in dienst is, waarbij werknemers met een arbeidsduur van minder dan twintig uur per maand, gedetacheerde werknemers en uitzendkrachten zijn uitgezonderd.

Digitaal formulier

Het uitgangspunt is dat grote werkgevers voor woon-werkverkeer en zakelijk verkeer waarvoor zij een vergoeding of een vervoersmiddel/bewijs beschikbaar stellen, jaarlijks rapporteren hoeveel kilometers zijn gemaakt, met welke vervoersmiddelen dat is gebeurd en welke brandstof daarbij is gebruikt. De gegevens moeten worden ingevoerd in een digitaal formulier op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Op basis van die gegevens wordt de CO2-emissie automatisch berekend. De RVO stuurt nadat de gegevens zijn ingevoerd een rapportage van die gegevens en de berekende CO2-uitstoot.

Handreiking met tips

Voor grote werkgevers is het dus van belang dat de administratie wordt aangepast, zodat de te rapporteren gegevens daarin worden meegenomen. Om werkgevers te helpen bij de rapportageverplichting heeft het verantwoordelijke ministerie van Infrastructuur en Waterstaat de handreiking Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit opgesteld. De handreiking geeft tips hoe werkgevers de gegevens kunnen verzamelen en geeft voor elke vorm van mobiliteit aan welke informatie moet worden aangeleverd in het digitale formulier. Dan gaat het in ieder geval om:

• het totaal aantal kilometers dat door werknemers in een kalenderjaar is afgelegd voor zakelijk en woon-werkverkeer; en
• het jaartotaal aan kilometers verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

In de handreiking staat per vervoersmiddel en type brandstof wat de emissiewaarde per kilometer is waarmee wordt gerekend.

Controle door omgevingsdienst

Uiterlijk op 30 juni 2025 moeten de gegevens over het jaar 2024 worden gerapporteerd. De ingevoerde gegevens worden automatisch beschikbaar gesteld aan de (regionale) omgevingsdienst die werkt voor de gemeente waar de betrokken werkgever onder valt. Deze omgevingsdienst controleert jaarlijks of de gegevens tijdig en juist zijn ingediend.

De inschatting is dat ongeveer 8.000 werkgevers (circa 61%) gebonden raken aan de rapportageverplichting. De rapportageverplichting geldt ook voor grote werkgevers die in het buitenland zetelen en vestigingen hebben in Nederland met tenminste 100 werknemers.

Mogelijk individuele norm CO2-emissie

Tot 2026 worden geen specifieke maatregelen voor verduurzaming opgelegd. Dat betekent dat werkgevers vooralsnog vrij zijn te bepalen welke maatregelen zij treffen. Maar dat neemt uiteraard niet weg dat de CO2-rapportageverplichting wel dient te worden nagekomen.

Als het collectief plafond voor CO2-emissie in 2026 nog altijd wordt overschreden of de dalende trend onvoldoende is ingezet, dan kan dus een individuele norm voor CO2-emissie volgen. Wij adviseren (grote) werkgevers dan ook aan de slag te gaan met dit thema en te bepalen welke maatregelen voor verduurzaming passend zijn. Dat kan bijvoorbeeld door het wagenpark te elektrificeren, hybride- of thuiswerken (verder) te stimuleren of door mobiliteitsbeleid dat het gebruik van andere vervoersmiddelen aantrekkelijker maakt te introduceren. Ook de raad van commissarissen kan hierop acteren door dit nu reeds op de agenda van de bestuurder(s) te krijgen.

Meer weten? Neem dan contact op met Niels van Boekel.