Conflict met bestuur? Pak de regie

Boardroomdynamiek
Organiseer als raad van toezicht zelf de interne dialoog

Bij een conflict met de raad van bestuur moeten raden van toezicht actief het gesprek aangaan met alle betrokken gremia. Zo kan informeel worden gezocht naar de oorzaken en kunnen oplossingsrichtingen worden bedacht waarbij alle belangen worden meegewogen. Communicatieadviseur Ewoud Nysingh voerde in samenwerking met de NVTZ gesprekken met voorzitters van raden van toezicht over bestuurlijke dynamiek en trekt de lessen.

Een fictieve casus: de nieuwe voorzitter van de raad van toezicht beschikt over ruime bestuurlijke en politieke ervaring en een groot netwerk in de regio. Zij is een echte verbinder, die de instelling voor gehandicaptenzorg met vaste hand door een ingewikkeld fusietraject kan leiden. Zij heeft echter geen ervaring in de zorg. De voorzitter van de raad van toezicht is bovendien zo druk dat ze niet altijd bij vergaderingen is. Met de voorzitter van de raad van bestuur krijgt ze maar geen goede werkrelatie.

Gebrek aan toekomstvisie

Ondertussen ziet de voorzitter van de raad van bestuur de voorgenomen fusie steeds minder zitten; hij vreest voor zijn positie want zijn instelling is de kleinere van de twee. De raad van toezicht, die niet op de hoogte is van de twijfels van de bestuurder, heeft weinig op zijn dagelijkse functioneren aan te merken. De instelling wordt goed geleid, maar naar de indruk van de raad van toezicht ontbreekt het de bestuurder aan een concrete toekomstvisie. Ondertussen heeft de bestuurder een prima relatie met de cliëntenraad en de ondernemingsraad.

Voorzitters rvb en rvc spreken andere taal

De toezichthouders vinden dat hun voorzitter eens informeel met de bestuurder moet praten over zijn toekomst. Want zou het niet verstandig zijn als hij eens om zich heen ging kijken? Het gebrek aan visie zou een probleem kunnen worden. De kans is overigens groot dat een dergelijk gesprek verkeerd begrepen kan worden, want de twee spreken een andere taal.

De leden van de raad van toezicht vinden deze situatie zorgelijk. Als dit escaleert en in de media komt, dan zijn de rapen gaar. De belangen zijn groot. De toekomst van de instelling staat op het spel.

Hoe ingrijpen?

Wat moeten de toezichthouders doen? Ingrijpen, maar hoe dan? En wat zijn de gevolgen? Kan de raad van toezicht dit alles wel managen? Gaat mediation tussen raad van bestuur en raad van toezicht helpen? Of zijn de verhoudingen nog te herstellen? Want: komt tijd, komt raad? Kortom: dilemma’s genoeg.

Lastige dynamiek

Het gaat hier om een fictieve casus. In samenwerking met de NVTZ voerde ik achtergrondgesprekken met toezichthouders die dergelijke lastige situaties hebben meegemaakt. De vraag is of de raad van toezicht waarvan u deel van uitmaakt, voorbereid is om in een dergelijke lastige dynamiek het oog op de bal te houden.

Eerder doorpakken

Uit de gesprekken blijkt dat toezichthouders achteraf vaak spijt hebben dat ze bij het uiteenlopen van opvattingen tussen bestuur en raad van toezicht niet in een vroeg(er) stadium hebben doorgepakt. Vaak is er sprake van vrees voor financiële en reputatieschade. Maar als een conflict lang loopt of wordt bevroren, delft de raad van toezicht nogal eens het onderspit.

Governancerollen vervagen

Als het conflict voortduurt en de onderlinge relatie verder verslechtert, dan zal de bestuurder zich, zo blijkt, steeds minder gelegen laten liggen aan de raad. Hij zal zijn energie stoppen in het besturen van de instelling, in zijn relatie met de cliëntenraad, de ondernemingsraad en het managementteam. De raad van toezicht wordt dan steeds meer uit positie gezet. Ondertussen vervagen de governancerollen, met name de werkgeversrol van de raad van toezicht. Het kan ook zijn dat de raad van toezicht steeds meer wordt geïsoleerd en dat ondersteuning vanuit de instelling wordt bemoeilijkt. Gaandeweg wordt de informatiepositie en de slagkracht van de raad dan slechter.

Juridisering conflict

Daar komt bij dat, als er sprake is van een potentieel bestuurlijk conflict, er steeds meer wordt gejuridiseerd. Een advocaat kijkt naar het belang van zijn cliënt en minder naar het overstijgende belang van de instelling. Wie niet wil juridiseren kiest voor mediation. Dat kan een oplossing bieden, maar heeft alleen kans van slagen als partijen er echt samen uit willen komen. In de praktijk blijkt vaak dat mediation in de bestuurlijke top een kleinere kans van slagen heeft dan in de rest van de personele organisatie.

Voorzitter heeft belangrijke rol

Om te voorkomen dat de raad van toezicht door een conflict met de bestuurder buitenspel komt te staan, is het verstandig als de raad zich richt op het organiseren van de interne dialoog. Door actief het gesprek aan te gaan met alle belanghebbenden – van cliëntenraad en ondernemingsraad tot het managementteam – houdt de raad van toezicht regie op de communicatie. Daarbij is een belangrijke rol weggelegd voor de voorzitter van de raad van toezicht. De voorzitter kan eerst in gesprek gaan met de voorzitters van de andere gremia. Zo kan er op een informele manier worden gezocht naar de diepere oorzaken van het ongemak, en kunnen oplossingsrichtingen worden bedacht waarbij alle belangen worden meegewogen. Zo behoudt de raad van toezicht de regie, ook in zijn relatie tot de bestuurder.

Traît d’union

Om de communicatiestrategie te bepalen is het voor de raad van toezicht aanbevelenswaardig om een externe adviseur in de arm te nemen. Een communicatie- en reputatiespecialist die ervaring heeft met het managen van bestuurlijke crises en voor wie governance in de zorg geen onbekend terrein is. De adviseur kan functioneren als traît d’union tussen de raad van toezicht, de bestuurder, advocaten en de verschillende gremia.

Praten met de pers

Ook kan de adviseur optreden als woordvoerder van de raad van toezicht bij persvragen. Een raad van toezicht is nogal eens geneigd in de kuilen te vallen die journalisten graven, terwijl niet praten met de pers meestal geen optie is. Via social media wordt slecht nieuws razendsnel verspreid. Vertrouwen komt te voet en gaat per tweet. Het is, kortom, hard werken om als raad van toezicht het vertrouwen te behouden.

Ewoud Nysingh is een ervaren communicatiestrateeg en jurist. In samenwerking met de NVTZ (de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg en Welzijn) voerde Nysingh achtergrondgesprekken met een aantal voormalige voorzitters van raden van toezicht die in het oog van de storm hebben gestaan.

De Helpdesk van de NVTZ is er ook voor communicatie- en reputatieadvies over hoe om te gaan met de dilemma’s rond (mogelijke) conflicten. De Helpdesk kan raden van toezicht op korte termijn adviseren. Ook wordt hulp geboden als er voor langere termijn extern advies nodig is op het gebied van communicatie en reputatie.