‘Durf het eerlijke gesprek te voeren’

Toezichthouders bij onderwijsorganisaties staan voor grote uitdagingen in een maatschappelijk en politiek uitdagende omgeving, zo kwam naar voren tijdens het symposium rond de uitreiking van het eerste exemplaar van de nieuwe Toolkit Toezicht Onderwijs aan UvA-rvt-voorzitter Jolande Sap (links op de foto) door NR Governance-voorzitter Valerie Frissen. Over spiegelen en ijs breken, de impact van dertig extra levensjaren, navigeren door paradoxen en een oproep tot minder courtesy in de bestuurskamers. 

Het atrium in het iconische ovale gebouw van de Haagse Hogeschool biedt een levendige aanblik: overal studenten die met elkaar praten, lachen of nog snel even een boek inkijken. Het zijn misschien wel de belangrijke stakeholders voor onderwijsinstellingen: de jonge mensen die de school- of collegebanken bevolken. Een passende ambiance dus voor het NR-symposium Governance in het onderwijs. 

Circa 75 toezichthouders uit de sector hebben de hitte getrotseerd om kennis te nemen van de laatste inzichten op het gebied van goed toezicht in het onderwijs. Want de verantwoordelijkheid om te blijven leren beperkt zich niet alleen tot scholieren en studenten, maar wordt gelukkig ook steeds vaker gevoeld in de bestuurskamers: van basisonderwijs tot universiteit. De nieuwe Toolkit Toezicht Onderwijs (een uitgave van NR Governance, in samenwerking met kennispartners EY, Turner, Van Doorne, Wesselo Public Value en Invest NL) biedt de ‘leergierige’ bestuurder en toezichthouder in de sector praktische handvatten, checklists en actuele informatie voor een effectieve invulling van hun rol binnen de governance-structuur.  

Veilige omgeving

Gastorganisatie de Haagse Hogeschool heeft een sterk internationale signatuur. Onder de 2400 medewerkers bevinden zich 60 verschillende nationaliteiten, onder de 24.000 studenten maar liefst 120. ‘Daar zijn we trots op, maar al die verschillende culturen vormen ook een uitdaging, zeker gezien de geopolitieke ontwikkelingen’, schetst college van bestuur-lid Hans Nederlof in zijn welkomstwoord. ‘Als onderwijsorganisatie willen wij een veilige omgeving bieden voor íedereen die hier werkt of leert.’ Een andere uitdaging is van governance-aard: het tot stand brengen van een robuuste relatie tussen bestuur, raad van toezicht en medezeggenschap. Nederlof: ‘Je hebt elkaar nodig, dus het is van groot belang dat het onderlinge contact goed is en je aangenaam met elkaar samenwerkt.’ En dan zijn er nog de externe uitdagingen, zoals de snelle ontwikkelingen in digitalisering en cybersecurity. ‘Belangrijke actuele thema’s voor ons als college van bestuur en voor de raad van toezicht.’

Diversiteit, dynamiek en dialoog

‘Onderwijs is de sector waar alles in de samenleving samenkomt’, concludeert middagvoorzitter Katherine Diaz, adjunct-directeur Stichting NR en zelf toezichthouder in het onderwijs. Diaz kwam op vijfjarige leeftijd naar Nederland vanuit Colombia, ze sprak de taal nog niet. ‘Onderwijs heeft in mijn leven en loopbaan echt het verschil gemaakt. Dat geldt voor élk kind.’ Dat inzicht vormt de drijvende kracht achter de passie en missie die Diaz ook bij andere bestuurders en toezichthouders in de sector herkent. ‘Tegelijkertijd komt er veel op ons af in die rollen: we krijgen met vraagstukken te maken waarop we nog geen antwoord hebben en we moeten keuzes maken waarvan we de impact niet altijd kunnen overzien. Hoe ga je daarmee om?’ De nieuwe Toolkit biedt een praktische handreiking, maar Diaz pleit ook voor het aangaan van het gesprek binnen en buiten de bestuurskamers om leerervaringen en dilemma’s met elkaar te delen. ‘Goed bestuur en toezicht in het onderwijs bereik je met elkaar: door diversiteit, dynamiek en dialoog creëer je samen synergie.’ 

Vizier met vier kwadranten

Keynote speaker Saskia Laseur van Van Doorne neemt de zaal mee voor een tour d’horizon langs alle aspecten van good governance in het onderwijs. Ze typeert de nieuwe Toolkit als ‘een goede camera, waarmee je het vizier kunt richten op de complexe onderwijsomgeving, die sterk in beweging is’. Vervolgens schetst ze de vier kwadranten van dat vizier. 

Samen naar oplossingen zoeken

Het eerste  kwadrant: Governance & Integriteit. De kern: een structurele én constructieve dialoog tussen de governance-gremia en met interne en externe stakeholders. Laseur: ‘Betrek medezeggenschap bijvoorbeeld actief bij evaluaties en bespreek dilemma’s, ook met ouders en studenten. Daardoor verdwijnt de oude strijd tussen instemmingsrechten en adviesrechten naar de achtergrond en ontstaat ontvankelijkheid om samen naar oplossingen te zoeken.’ 

Een divers samengestelde raad van toezicht kan daarbij als spiegel fungeren en het ijs breken tussen bestuur enerzijds en medezeggenschap anderzijds, stelt Laseur. De rvt speelt ook een belangrijke rol in het waarborgen van een open en gezonde cultuur, die integriteitsproblemen moet helpen voorkomen. Is er toch een incident? Neem dan eerst ervaren leed serieus en schiet niet meteen in de kramp van onafhankelijke waarheidsvinding, adviseert Laseur. En werk samen met de werkvloer aan het stimuleren van het juiste gedrag.

Focus op kwaliteitsbevordering

Het tweede kwadrant: Onderwijskwaliteit & Resultaten. Een advies van Laseur: ‘De cyclus moet helemaal rond. Het moet kloppen: van inschrijven/aanbod tot examineren/diploma. Het is goed te weten dat de externe toezichthouder controleert op de gerealiseerde kwaliteit en op bevordering van kwaliteit. Maar de nadruk ligt op het eerste. Hoe meer en hoe beter de organisatie is voorbereid, des te meer ruimte overblijft voor kwaliteitsbevordering. Intern toezicht moet stimuleren dat examendossiers/bevorderingsdossiers op orde zijn door het college van bestuur daarop te bevragen. Denk aan: data over incomplete dossiers, hoeveel dossiers worden teruggestuurd en wat zijn op hoofdlijnen de aanwijsbare oorzaken en hoe werkt het proces van herstel? Zie er als rvt dus op toe dat de gerealiseerde kwaliteit op orde is, dan blijft er meer tijd en ruimte over om met elkaar te praten over verdere bevordering van die kwaliteit.’ 

Privaat versus publiek geld

Dan het derde kwadrant: Financiën & Bedrijfsvoering, een relevant toezichtthema in tijden van onderwijsbezuinigingen, terwijl er grote uitdagingen liggen, zoals de digitale transformatie/AI en verduurzaming van het vastgoed. Samenwerking met private partijen vraagt om zorgvuldig acteren: er mag immers geen publiek geld weglekken. Investeren in private activiteiten mag wel, maar alleen binnen de kaders van de Beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten 2025. Ook vastgoed kan een valkuil zijn, hoewel onderwijsinstellingen die tegenwoordig gelukkig beter weten te vermijden, aldus Laseur. Kennelijk is er geleerd: ‘Vroeger werd er soms stralend besloten om zonder noodzaak twee keer zoveel m2 te bouwen, werd er voor die m2 twee keer zoveel betaald dan de benchmark en werden er complexe sale & lease back-constructies gesloten.’ Een faillissement van ROC Leiden vanwege het vastgoedbeleid kon destijds slechts ternauwernood voorkomen worden. 

Leven lang leren

Tot slot het vierde kwadrant: Borgen maatschappelijk belang. De existentiële vraag die toezichthouders zich daarbij moeten stellen: waar doen we het voor en vooral voor wie?  Onderwijsorganisaties acteren immers niet in splendid isolation. Toezichthouders moeten het vizier hebben en houden op een breed stakeholderveld, samenwerking in de triple helix en de impact van demografische ontwikkelingen. Voor dit vierde kwadrant schetst Laseur de vier kwartieren van het leven, waarbij ze het gedachtegoed volgt van Avivah Wittenberg-Cox, in haar boek Thriving to 100 (2022). De helft van alle kinderen die nu geboren worden, zal honderd jaar worden. Dat betekent dertig extra levensjaren. Dat zorgt voor een transformatie van de gehele levensloop.

Zo zal de arbeidsmarkt straks bestaan uit vijf generaties tegelijk, hebben mensen drie tot vier loopbanen in hun leven (elk met eigen leerbehoeften) en is persoonlijke groei en ontwikkeling niet langer lineair, maar een ‘wervelwind’ van hoogte- en dieptepunten. Het onderwijs krijgt op die levenszee met nieuwe horizon de functie van anker: in plaats van alleen leren van 0-25 jaar in een traditionele scholingsstructuur gaan we naar flexibel onderwijs en een leven lang leren. Het gonst nog even na in de zaal: dertig levensjaren erbij! Hoeveel extra toezichthoudende rollen zou je dan wel niet kunnen vervullen?      

Investering in de toekomst

Tijd voor de officiële overhandiging van het eerste exemplaar van de nieuwe Toolkit aan Jolande Sap, voorzitter raad van toezicht van de Universiteit van Amsterdam, door Valerie Frissen, voorzitter van stichting NR. Eerst deelt Frissen – als hoogleraar en toezichthouder ook zelf actief in het (hoger) onderwijs – echter haar eigen visie met de zaal. ‘Toezicht in het onderwijs is een grote uitdaging en verantwoordelijkheid, vanwege de sterke dynamiek en het grote maatschappelijke belang. De sector staat midden in de samenleving: onderwijs is een belangrijke investering in de ontwikkeling en daarmee de toekomst van onze kinderen. Die maatschappelijke waarden moeten stevig verankerd zijn in het toezicht. Als NR willen we daarvoor praktische handvatten bieden. Maar laten we ook actief het gesprek met elkaar aangaan om samen bij te dragen aan de kwaliteit van governance en toezicht.’

Ongemak in de boardroom

Met die dialoog wordt na de overhandiging van de Toolkit meteen begonnen, in de vorm van het podiuminterview van Frissen met UvA-rvt-voorzitter Sap. Toezichthouders zijn ook adviseur, werkgever en moreel kompas. Hoe gaat Sap zelf om met dat complexe geheel van rollen en verantwoordelijkheden? ‘Dat maakt het juist zo boeiend! Je hoeft het ook niet alleen te doen, je acteert als lid van een toezichtteam. Diversiteit in brede zin is daarbij heel belangrijk, zowel qua gender en leeftijd als qua culturele achtergrond en perspectief. Durf met elkaar het ongemak in de boardroom aan te gaan, via discussies te navigeren door paradoxen en afwijkende geluiden uit te vergroten in plaats van ze te parkeren. Zo kom je sneller tot échte consensus.’

Beschermengel voor bestuur

Het gesprek komt op sociale veiligheid. Sap waarschuwt voor papieren tijgers en  technocratie. ‘De UvA heeft een goede meldstructuur en als rvt worden wij daar uitgebreid over gerapporteerd, maar bij een open cultuur verwacht je meer meldingen. Check dus op de werkvloer hoe sociale veiligheid daar beleefd wordt. Aan de andere kant moet je als rvt ook een soort beschermengel zijn voor het bestuur en docentenkorps, dat ook te maken heeft met druk en soms zelfs intimidatie van studenten en op maatschappelijk gebied. Ook op dat niveau moet je sociale veiligheid borgen.’ 

Stel zittingstermijnen ter discussie 

Een vraag uit de zaal: hoe kan de rvt het tempo bijhouden van externe ontwikkelingen als AI? ‘Moeten we het toezicht anders inrichten om te versnellen?’ Sap: ‘Het vraagt om een snellere professionalisering van het toezicht. Kijk bij zelfevaluaties dus vaker of je als rvt nog wel optimaal bent samengesteld om de grote uitdagingen voor de toekomst aan te kunnen. Dat betekent ook dat je de zittingstermijnen ter discussie moet durven stellen: toezichthouders krijgen niet automatisch meer een tweede termijn of maken hun eerste termijn zelfs misschien niet helemaal vol, als andere expertise gewenst is. Bij de UvA zijn we daar al mee bezig: we kijken vanuit de toekomstige uitdagingen naar het profiel dat daarvoor nodig is. Zo kun je de samenstelling van de rvt sneller laten meeademen met de ontwikkelingen.’ 

Papier versus praktijk

De vraag uit de zaal is een mooie opmaat naar de aansluitende paneldiscussie onder leiding van middagvoorzitter Diaz met de initiatiefnemers die de Toolkit mede vormgaven en mogelijk maakten: Jos Engel (Wesselo), Alex Crezee (Turner), Daniëlle Westerhoff (Van Doorne) en Ronald te Loo (NR Governance). Ook EY (niet vertegenwoordigd in het panel) leverde een belangrijke bijdrage aan de Toolkit. Het interactieve debat van het panel met de symposiumdeelnemers weerspiegelt qua thematiek de breedte, dynamiek en maatschappelijke inbedding waarin de toezichthouder in het onderwijs acteert: papier versus praktijk, structuur versus cultuur, begroting versus onderwijskwaliteit, instandhouding en instellingsbelang versus de belangen van studenten en scholieren van vlees en bloed en het hogere maatschappelijke doel. 

Ga terug naar de schoolbanken

De slotronde van Diaz langs de panelleden levert een aantal mooie takeaways voor de zaal op: welke vraag zouden raden van toezicht zichzelf moeten stellen om effectief te kunnen zijn in deze complexe context? Engel: ‘Voer je met elkaar en het bestuur wel het eerlijke gesprek? Je ziet nog te vaak te veel courtesy in de onderlinge verhoudingen: heb je dan wel de juiste persoonlijkheden aan tafel?’ Engel werpt ook nog een tweede vraag voor rvt’s op: ‘Investeer je voldoende in ontwikkeling en professionalisering? Zorg voor scholing, het zou ook goed zijn als dat sectorbreed zou worden georganiseerd, niet als nice to have maar als need to have.’ 

Bepaal zelf agenda en jaarcyclus

Ook Crezee heeft een aantal vragen voor de rvt, met als kern: ‘Voer je een constructieve dialoog over actuele en relevante thema’s: datgene waar het werkelijk om gaat?’ Bijvoorbeeld over het instellingsbelang versus het maatschappelijk belang: ‘Wie zijn alle stakeholders, wat zijn hun belangen en hoe is het bestuur daarmee in gesprek? Wat heeft de regio of het verzorgingsgebied nodig? Houd je als rvt toezicht op hoe intensief en adequaat die dialoog gezocht wordt?’ Over strategie: ‘Gaat het in bestuur en toezicht wel voldoende over onderwijskwaliteit, over de ontwikkeling van jonge mensen en wat daarvoor nodig is?’ En over digitalisering en de opkomst van AI in het onderwijs: ‘Ben je als rvt in staat dit thema af te pellen tot de kern: wat zien we in de maatschappij, wat hebben mensen nodig en wat vragen we van docenten op dit gebied? Eigenlijk draait het gewoon om een organisatorisch  en transformationeel vraagstuk.’ Samenvattend, houdt Crezee de toezichthouders in de zaal de volgende vraag voor: ‘Besteed je de beperkte tijd tijdens vergaderingen voor een dialoog over de juiste zaken? Laat je niet alleen leiden door de agenda van het bestuur, maar bepaal als rvt zélf waar het over moet gaan in de jaarcyclus, kijk vooruit. Júllie zijn in charge ’ 

Westerhoff sluit daarop aan: ‘Heb je als rvt scherp welke thema’s in de jaarcyclus aandacht verdienen of het jaar ervoor niet aan de orde zijn geweest? Anders komen die thema’s wellicht later als incident wél op de agenda, dat kun je beter voorkomen.’ 

Wees onderdeel van de romantiek

Tot slot de vraag van Te Loo voor rvt’s: ‘Ben je als toezichthouder ook onderdeel van en heb je oog voor de romantiek van schooltijd en studentenleven? Zorg dat je aanwezig bent bij schoolfeesten en vieringen om gevoel te krijgen bij wat er écht speelt. Het mag bij bestuur en toezicht in het onderwijs niet alleen gaan om cijfers en structuren, het gaat vooral om mensen.’ Na de netwerkborrel dus toch óók nog maar wat tijd doorbrengen in het atrium…

Ga naar toolkittoezichtonderwijs.nl voor meer informatie.