‘ESG extra handvat voor toezicht op sociale veiligheid’
Spetterende beloftes…. Geweldige kernwaarden…. Op papier. Sociale veiligheid in de praktijk blijkt vaak toch lastig(er). ESG-rapportages gaan toezichthouders helpen omdat op basis van die bevindingen, meer transparantie zal ontstaan en bestuurders ter verantwoording geroepen kunnen worden over wat er met de mooie beloftes in de dagelijkse praktijk is gedaan, zo ook met betrekking tot sociale veiligheid.
Aan het einde van het Governance Update webinar Sociale Veiligheid vanuit Toezichtsperspectief kwam de actuele thematiek ‘ESG’ aan de orde. De transparantieverplichtingen zullen qua belang komende jaren nog belangrijker worden. Met name de S uit ESG (social) verplicht organisaties om duidelijk te maken wat ze op dit terrein (gaan) doen. En dat is belangrijk voor toezichthouders omdat ze er een extra handvat mee krijgen om te controleren. In plaats van ‘vage’ beloftes en ‘nog vagere verantwoording’, moeten bedrijven met onderbouwde bewijzen verantwoorden dat en vooral ook hoe sociale veiligheid binnen de organisatie serieus wordt genomen en hoe dit wordt ingebed in dagelijks beleid. Of in woorden van één van de moderatoren van het webinar Vanessa Liem (advocaat bij Van Doorne): ‘ESG komt naar je toe. De verplichtingen voor gedegen intern beleid zijn er al, maar ESG-verplichtingen gaan een nieuw fundament leggen onder de verantwoording van onderwerpen zoals de sociale veiligheid.’
Sociale Veiligheid
Sociale veiligheid draait om het creëren van een omgeving waar medewerkers zich veilig voelen om zichzelf te zijn, vrijuit te spreken, en zich beschermd voelen tegen alle vormen van ongewenst gedrag. Webinar-host Olaf Smits van Waesberghe maakte direct duidelijk dat dat veel verder gaat dan alleen ongewenst intiem gedrag. Ook pesten, intimidatie, uitsluiting en discriminatie vallen onder deze (brede) noemer. Sociale veiligheid is essentieel voor een gezonde werkomgeving anno 2024 en draagt bij aan het welzijn en de productiviteit van medewerkers. Governance codes zeggen al wel iets over sociale veiligheid, maar in de praktijk is inbedding, ook door toezicht, lang nog niet overal goed geregeld. En dat begint met de ‘tone at the top’. Dragen bestuurders en leidinggevenden zelf ook uit dat dit onderwerp serieus wordt genomen? Vanessa Liem: ‘Sociale onveiligheid raakt de reputatie van de onderneming. Een ogenschijnlijk klein incident kan een groot effect hebben.’ Kijk naar incidenten in de media-, onderwijs- en cultuur van de laatste jaren. Sociale veiligheid is daarom een belangrijk onderwerp voor de toezichthouder, het vormt immers onderdeel van zijn toezichthoudende taak en verantwoordelijkheid.
Druk mag geen legitimatie zijn
Monique van der Meer (Berenschot consultant) trapte als eerste moderator af door te stellen dat sociale onveiligheid maakt dat mensen in de organisatie zich niet meer uitspreken. ‘Soms is dat zichtbaar, veel vaker onzichtbaar.’ Monique van der Meer bood een overzicht van stimulerende en van negatieve factoren die (on)veiligheid vergroten. Positief zijn: een inclusieve omgeving, een aanspreekcultuur, waardering, samenwerking en goede gedragsregels. Negatieve indicatoren zijn: buitensluiten, pesten en roddelen, geen fouten durven maken, intimidatie en chantage, ongelijkwaardigheid en ongewenst gedrag. Monique van der Meer: ‘Je kunt heel veel systemen inrichten in een organisatie om veiligheid te borgen. Maar als ik om me heen kijk zie ik toch weinig organisaties die bijvoorbeeld structureel waardering uitspreken. Dat levert bij mensen het gevoel op: doe ik er eigenlijk wel toe in deze organisatie? Eilandjes leiden tot interne onveiligheid. Je kunt wel regels afspreken met elkaar, maar het gaat erom dat je het ook toepast in de praktijk.’ En daar is nog veel te winnen, bleek uit het verhaal van Monique. En op de vraag of druk soms onveiligheid oproept zei ze: ‘Hoge druk mag nooit een legitimatie zijn voor ongewenst gedrag. Het moet vanzelfsprekend zijn dat er in een organisatie tegenspraak wordt georganiseerd. Dat begint bij leiders die een voorbeeldgedrag afgeven. Laat de leider eens gaan lunchen met medewerkers en vragen hoe zij zaken op dit gebied beleven.’
Verder dan regels
Juist op dit punt appelleerde Vanessa Liem aan ontwikkelingen rondom ESG die veel meer juridische domeinen bestrijken dan alleen het arbeidsrecht. ‘Het hebben van interne regelgeving als organisatie is niet voldoende meer. We zijn van een zogenaamde rule based naar een principle based benadering gegaan. Daarbij is niet alles zo zwart-wit: het is vaak grijs gebied. Wat sociale (on)veiligheid is, kan bovendien door iedereen anders worden ervaren. Daarnaast is ook het maatschappelijk sentiment van belang.’ Tijden veranderen. Het gaat er om wat nu maatschappelijk acceptabel. Volgens Vanessa Liem moet je als bestuur vooral laten zien wat je doet en waarom je het doet. ‘Ben je, ook als bestuur, echt intrinsiek bereid het gesprek over (on)veiligheid aan te gaan en daar iets aan te veranderen? Of is het een tick-the-box exercitie? Meldsystemen alleen zijn niet voldoende meer.’ Vraag die ook opdoemde in het webinar was: wat te doen bij een crisis rondom sociale onveiligheid? Hoe voorkom je paniekvoetbal, wil host Olaf Smits van Waesberghe weten. Monique van der Meer: ‘Houd je toch aan het proces. Laat je niet verleiden iets te zeggen zonder dat je precies weet wat speelt. Rolvastheid is belangrijk. Doe ook niet aan windowdressing.’ Liever even pijn leiden dus bij een crisis rond sociale onveiligheid en de storm over laten razen, dan dingen roepen die je niet waar kunt maken.
Blijf vragen stellen
Vanessa Liem adviseerde toezichthouders tot slot om vragen te blijven stellen over het systeem. Wat zijn deze systemen en hoe zijn de governance en procedures ingericht om sociale onveiligheid te voorkomen en sociale veiligheid te waarborgen? ‘Blijf vragen stellen en loop ook eens een bedrijf in. Kijk niet alleen naar rapportages, maar praat bijvoorbeeld eens met werknemers, de personeelsvertegenwoordiger of Ondernemingsraad of vertrouwenspersonen. Blijf het onderwerp op de agenda plaatsen, zorg ervoor dat je toetst, waar nodig challenged, en op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen.