12 aandachtspunten bij fraude

Heeft uw organisatie een fraude respons plan? Een plan waarin handvatten worden gegeven voor het doen van onderzoek, het veiligstellen van relevante informatie, de omgang met de betrokkene en de communicatie intern en extern en het treffen van maatregelen om herhaling te voorkomen? Bij omvangrijke fraudezaken of mogelijke betrokkenheid van bestuurders, is het gebruikelijk dat de commissaris de leiding neemt in het onderzoek. Een bespiegeling door Remco de Groot, Associate Partner EY Forensic & Integrity Services.

Stel u bent commissaris of toezichthouder bij een middelgrote onderneming en uw accountant informeert u in een persoonlijk gesprek dat het controleteam tijdens de controle van de jaarrekening is gestuit op vreemde boekingen in de omzet. Het hoofd administratie heeft het controleteam medegedeeld dat hij op verzoek van de CFO de boekingen heeft gemaakt, waarbij hij fictieve omzet heeft geboekt teneinde geen verliezen te hoeven rapporteren. De accountant geeft aan dat dit onderzocht dient te worden, teneinde vast te stellen of er sprake is van fraude en zo ja wat de consequenties zijn voor de jaarrekening.

Eerste 24-28 uur cruciaal

Indien er in uw organisatie sprake is van onregelmatigheden, heeft de commissaris de verantwoordelijkheid erop toe te zien dat het bestuur adequaat onderzoek uitvoert en maatregelen treft om herhaling te voorkomen. In dit geval is echter een bestuurder mogelijk betrokken en moet de commissaris actie moeten ondernemen. Bent u voldoende voorbereid op deze taak? Heeft uw organisatie een fraude respons plan? Een plan waarin handvatten worden gegeven voor het doen van onderzoek, het veiligstellen van relevante informatie, de omgang met de betrokkene en de communicatie intern en extern en het treffen van maatregelen om herhaling te voorkomen. Bij omvangrijke fraudezaken of in het geval van mogelijke betrokkenheid van bestuurders, is het gebruikelijk dat de commissaris de leiding neemt in het onderzoek. En de ervaring leert dat de eerste 24 tot 28  uur cruciaal zijn. Het is dus belangrijk dat de commissaris op zo’n situatie is voorbereid.

Tijdelijke commissie

Alvorens een uitgebreid onderzoek te starten is het belangrijk dat de commissaris vaststelt of er inderdaad sprake is van onregelmatigheden. Dat kan hij/zij doen door bijvoorbeeld de accountant om aanvullende informatie te vragen of door een medewerker van de organisatie nader onderzoek te laten doen in de administratie naar de betreffende boekingen in de omzet. Indien inderdaad sprake blijkt te zijn van onregelmatigheden, zal verder onderzoek noodzakelijk zijn. Een dergelijk onderzoek kan omvangrijk zijn en om die reden kan het verstandig zijn om een tijdelijke commissie in het leven te roepen die het onderzoek aanstuurt waarin alle relevante expertise is opgenomen. Veelal is de organisatie niet in staat een dergelijk onderzoek zelf uit te voeren en zal een specialist worden ingehuurd. Fraude is immers niet iets waar de commissaris dagelijks mee te maken heeft. Een fraudeonderzoek kent vele valkuilen en het niet op de juiste wijze uitvoeren van het onderzoek kan tot veel problemen leiden en kan veel geld kosten. Een forensisch accountant heeft dergelijke situaties vaker mee gemaakt en kan helpen bij het nemen van de juiste stappen en de uitvoering van het onderzoek.

Externe accountant

Bij het formuleren van de opdracht voor de forensisch accountant is het aan te bevelen om hierover overleg te voeren met de externe accountant. De externe accountant zal immers het onderzoek willen gebruiken in het kader van de controle van de jaarrekening. De accountant zal onderzocht willen hebben of er sprake is van onregelmatigheden, of management betrokken is, of er leemtes in de interne beheersing zijn en wat de mogelijke gevolgen zijn voor de jaarrekening. Het komt veelvuldig voor dat de externe accountant pas laat wordt betrokken en het onderzoek voor hem/haar onvoldoende bruikbaar is. Dit betekent dat hij/zij aanvullende werkzaamheden zal moeten uitvoeren, wat extra kosten met zich mee kan brengen. En, vervelender, vertraging in de afronding van de jaarrekening kan inhouden. De praktijk leert dat frequent overleg tussen onderzoeker, externe accountant en de commissaris voorkomt dat onnodig dubbel werk hoeft te worden uitgevoerd.

Bewijsmateriaal

Eén van de eerste stappen in een onderzoek is het veiligstellen van bewijsmateriaal. Immers, indien bewijsmateriaal verloren gaat, kan geen onderzoek meer worden gedaan. Het gaat hierbij niet alleen om fysieke informatie, maar ook om elektronische informatie. Belangrijke informatie voor het onderzoek kan op veel plaatsen aanwezig zijn, bijvoorbeeld op de laptop of telefoon van de bestuurder en/of andere betrokken medewerkers. De toezichthouder zal dus al vroeg in het onderzoek een IT-medewerker in het onderzoek dienen te betrekken om de digitale informatie veilig te stellen. Hoe stel je informatie veilig, zonder de betrokkene(n) te informeren? En als wel de betrokkene(n) wordt geïnformeerd, hoe zorgt de commissaris er dan voor dat deze geen bewijsmateriaal kan vernietigen? De betrokkene kan bijvoorbeeld de de toegang tot het pand en de IT-systemen worden ontzegd door de betrokkene naar huis te sturen, op ‘non-actief’ te zetten of misschien zelfs te ontslaan. Dit kan echter arbeidsrechtelijke consequenties hebben en er daarnaast voor zorgen dat de betrokkene geen medewerking meer verleent aan het onderzoek. Allemaal dilemma’s waarmee de commissaris te maken krijgt. En om te voorkomen dat verkeerde stappen worden gezet, is het aan te bevelen vroegtijdig een advocaat in te schakelen om te helpen.

Wees voorbreid

Als de betrokkene naar huis wordt gestuurd, dan zal dit vragen oproepen bij de overige medewerkers. Hoe gaat u als commissaris deze mensen informeren op een zodanige wijze dat de betrokkene zo min mogelijk wordt geschaad? Er is immers nog niets bewezen. En als het onderzoek bij meerdere personen bekend is, bestaat natuurlijk altijd het risico dat de pers er lucht van krijgt. Om die redenen is het belangrijk dat de communicatieafdeling in een vroeg stadium wordt geïnformeerd, zodat zij zich hierop kunnen voorbereiden. Al met al nogal wat zaken om bij stil te staan. En elke keuze die wordt gemaakt, roept vaak weer een nieuw dilemma op. Een standaard aanpak valt niet te geven, daar iedere casus weer anders is. Een overzicht met aandachtspunten kan echter wel helpen. Duidelijk is wel dat de commissaris het niet alleen kan doen. Die zal zowel intern als extern expertise in dienen te schakelen. Je krijgt  maar één keer de kans om het goed te doen. Dus wees voorbereid!

12 tips!

Aandachtspunten bij fraude:

• Het evalueren of de beschuldigingen terecht zijn
• Het inregelen van de governance rondom het onderzoek
• Het veiligstellen van bewijsmateriaal
• Het uitvoeren van het onderzoek: intern of extern
• Het beperken van de verdere schade: het intrekken van rechten van betrokkene(n)
• Het treffen van maatregelen jegens de betrokkene
• Het beschermen van de rechten van de betrokkene
• Het informeren van relevante interne functionarissen en de omgeving van de betrokkene(n)
• Het tijdig informeren van externe stakeholders zoals (externe) toezichthouders, (soms) banken, benadeelde derden, aandeelhouders
• De communicatie met de pers
• Het doen van aangifte bij de politie
• Het informeren van de verzekeringsmaatschappij

 Meer informatie over commissarissen en fraude? Kijk hier.