Blijf doorvragen

Wat betekent verscherpt toezicht voor de íntern toezichthouder? Wat hebben raden van toezicht die het zelf hebben meegemaakt van die periode geleerd? En wat kunnen andere toezichthouders daar weer van leren? In dit artikel een verkenning door de NVTZ rond de ervaringen met en verwachtingen van raden van toezicht ten aanzien van verscherpt toezicht.

De NVTZ heeft een aantal toezichthouders om input gevraagd, en 22 toezichthouders hebben de korte enquête volledig ingevuld. Hiervan hebben 12 toezichthouders zelf een periode van verscherpt toezicht meegemaakt, de andere 10 toezichthouders juist niet. De uitkomsten zijn vanwege de kleine aantallen uiteraard vooral illustratief en kunnen en opmaat zijn voor nadere verkenning van het onderwerp vanuit het perspectief van de intern toezichthouder. Iets meer dan de helft van de respondenten is toezichthouder bij een organisatie voor verpleeghuiszorg of thuiszorg (VVT-sector). Van de 12 respondenten uit de VVT-sector hebben 5 geen verscherpt toezicht meegemaakt en 7 wel. Overigens was het voor 4 van hen langer dan 3 jaar geleden. De andere 10 respondenten komen uit de sectoren ziekenhuiszorg, gehandicaptenzorg, jeugdzorg, eerstelijnszorg en geestelijke gezondheidszorg. Van hen hebben 5 als toezichthouder wel een periode van verscherpt toezicht meegemaakt en 5 niet. Omdat er geen opvallende verschillen zijn tussen de antwoorden van de VVT en die van de overige sectoren worden ze niet apart behandeld.

Welke signalen?

Toezichthouders die zelf geen verscherpt toezicht hebben meegemaakt vragen zich onder andere af: welke signalen waren er (en welke signalen heb je gemist), waar heeft de raad van toezicht op gefocussed, en welke rol had de raad ten opzichte van de bestuurder? Ook zijn zij geïnteresseerd in de ervaringen en leerpunten, en in wat heeft gewerkt (en wat niet). In dit artikel een aantal reacties die via de enquête binnenkwamen van intern toezichthouders. We kijken daarbij steeds naar de verwachtingen van toezichthouders die geen verscherpt toezicht hebben meegemaakt en vergelijken dat met de ervaringen van toezichthouders die dit wel hebben meegemaakt. Daarbij werden drie fasen onderscheiden: de signalen vooraf (1), de focus tijdens het verscherpt toezicht (2) en de lessen die achteraf getrokken kunnen worden (3).

Signalen vooraf (1)

Zijn er signalen? Letten we daarop? En kijken we in de goede richting? Vrijwel altijd zijn er vooraf signalen geweest dat de kwaliteit onder druk stond. Alle toezichthouders die nooit verscherpt toezicht hebben meegemaakt, letten op mogelijke signalen of de kwaliteit onder druk staat. Overigens hebben de meesten van hen het gevoel dat de kwaliteit wel op orde is. Twee van de 10 twijfelen daarover.

Kijken we in de goede richting?

Uit de reacties blijkt een verschil in de mate waarin we van een gremium signalen verwachten en dat ook ontvingen. De gremia waar de toezichthouders zonder ervaring met verscherpt toezicht het meest op signalen let verschilt enigszins met waar de signalen het meest vandaan kwamen. Ook geven enkele toezichthouders met ervaring met verscherpt toezicht aan dat de signalen kwamen uit eigen observaties van de raad van toezicht.

Waar letten we op

Wat zijn dan de signalen die we verwachten en die er kwamen? We vroegen de toezichthouders dit te beschrijven. De toezichthouders die geen verscherpt toezicht hebben meegemaakt noemen allemaal signalen over slechte kwaliteit in rapportages en signalen en klachten van medewerkers en cliënten. Daarnaast verwachten zij dat signalen als een hoog ziekteverzuim en onrust bij medewerkers een indicatie zijn voor een verminderde kwaliteit van zorg. De toezichthouders die verscherpt toezicht hebben meegemaakt vroegen wij wat in hún situatie de signalen zijn geweest. De specifieke signalen die daar genoemd zijn: problemen in de bezetting, problemen met de kwaliteit van de leiding, problemen worden wel gesignaleerd maar worden niet opgelost of keren terug en tot slot: problemen in de governance.

Focus tijdens verscherpt toezicht (2)

Als de inspectie verscherpt toezicht heeft ingesteld, wat is dan de focus van de raad van toezicht? Op welke onderwerpen richt de raad van toezicht zich ten tijde van het verscherpt toezicht en waar maakt de raad zich zorgen om. Het komt overeen met de verwachtingen dat de focus van de raad van toezicht vooral ligt bij het proces om de kwaliteit te verbeteren en de contacten van de bestuurder met de inspectie. Iets meer dan verwacht hielden de raden van toezicht zich bezig met het oplossen van het verscherpt toezicht en de emoties in de organisatie.

Figuur 2: Onderwerpen waarop de rvt zich (naar verwachting) richt tijdens het verscherpt toezicht 

Waar raden van toezicht zich zorgen om maken toont een grilliger beeld met grotere verschillen tussen toezichthouders die verscherpt toezicht wel of niet meemaakten. Toezichthouders die verscherpt toezicht hebben meegemaakt maken zich vooral zorgen om: hebben we nu alle informatie, kan deze bestuurder het oplossen en ook over de reputatie van de organisatie. Terwijl toezichthouders die geen verscherpt toezicht hebben meegemaakt, verwachten zich vooral zorgen te moeten maken dat ze signalen van cliënten en medewerkers te weinig opvangen of relevante informatie missen.

Beide groepen toezichthouders maken zich meer zorgen om de reputatie van de organisatie dan om de eigen reputatie of het voortbestaan van de organisatie.

Figuur 3: Waar maakt de rvt zich (naar verwachting) zorgen over tijdens het verscherpt toezicht

Lessen verscherpt toezicht (3)

De toezichthouders die verscherpt toezicht hebben meegemaakt geven voor het overgrote deel aan dat ze van de periode geleerd hebben. We vroegen hen specifiek naar wat ze geleerd hebben over hun eigen rol en over de rol van de inspectie. Toezichthouders noemden de volgende inzichten over de eigen rol:

• Blijf doorvragen, om beter te begrijpen wat er speelt,
• Haal informatie uit meer bronnen dan alleen de raad van bestuur, probeer zo meer direct zicht te krijgen op de werkvloer,
• Acteer proactief en doe altijd iets met de signalen,
• Maak als raad je intuïtie bespreekbaar,
• Voer tijdig een open gesprek met de inspectie.

In het perspectief van de toezichthouder lijkt de manier waarop de inspectie haar rol invult te verschuiven. Meerdere toezichthouders geven antwoorden als ‘in het verleden leken ze meer gericht op afrekenen’ en ‘nu zijn ze meer een partner die leren centraal stelt’.

Tenslotte

Deze compacte verkenning naar de ervaringen en verwachtingen van intern toezichthouders bij verscherpt toezicht geeft een eerste indruk. De ervaringen sluiten aan bij verhalen en eerder beschreven casussen. Ondanks de kleine aantallen werpt het licht op een aantal mogelijke vragen en is wellicht in de toekomst een opmaat voor verdere verdieping vanuit het perspectief van de intern toezichthouder. Het zou goed zijn daarbij ook de IGJ te betrekken.