Checklist uitbesteding pensioenadministratie

De kernvraag is of het pensioenfondsbestuur de uitbesteding op zorgvuldige wijze heeft geregeld. Additionele vragen, die door de interne toezichthouders aan het bestuur gesteld kunnen worden, kunnen zijn:

• Op welke wijze heeft het bestuur gecontroleerd dat de werkzaamheden van de uitvoeringsorganisatie aansluit op de door DNB uitgevaardigde Beleidsregel uitbesteding?
• Is er sprake van een uitvoeringsovereenkomst?
• Op welke wijze heeft het bestuur gecontroleerd dat de uitvoering inclusief communicatie voldoet aan alle wettelijke kaders?
• Heeft het bestuur gecontroleerd dat de uitvoerder alle relevante wetswijzigingen heeft geïmplementeerd?
• Heeft het bestuur gecontroleerd en laten vastleggen dat de uitvoeringsorganisatie werkt aan de hand van organisatieprocessen en dat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de uitvoerder zijn vastgelegd?
• Heeft het bestuur het governancemodel van de uitvoerder beoordeeld?
• Heeft het bestuur het compliancemodel van de uitvoerder beoordeeld?
• Werkt de uitvoerder met een model risicobeheersing? Zo ja, zijn de afspraken vastgelegd?
• Heeft het bestuur zich laten informeren of de diensten en processen onder de scope van ISAE 3402 vallen? Is het bestuur op de hoogte welke processen er niet onder de ISAE 3402 scope vallen?
• Zijn de management letters met het bestuur besproken? Zo ja, zijn de aan de hand daarvan gemaakte afspraken vastgelegd en vindt daarover rapportage plaats?
• Verzorgt de uitvoerder een SLA-rapportage en heeft het bestuur de gemaakte afspraken aan de hand van deze rapportage laten vastleggen?
• Zijn de werkzaamheden van de adviserend en certificerend actuaris bij verschillende personen belegd? Zijn de afspraken met betrekking tot deze verdeling van werkzaamheden vastgelegd in een overeenkomst?
• Zijn de afspraken met de accountant vastgelegd in een overeenkomst?
• Vindt er een klanttevredenheidsonderzoek onder de deelnemers plaats?