Commissaris nieuwe stijl kan niet zonder ICT, edoch:

ICT kan de effectiviteit en kwaliteit van de commissaris positief beïnvloeden. Desondanks is het gebruik van ICT-middelen in toezichtsorganen nog altijd een 'ondergeschoven kindje', concludeert Mario Cosman, adviseur, interim manager en toezichthouder. Hij volgde recentelijk de opleiding Board Potentials/ Commissaris nieuwe Stijl en schreef in dat kader een artikel.

Is de secretaresse die een week voor de vergadering alle stukken uitprint en naar alle commissarissen stuurt verleden tijd? Echt niet! Onderzoek onder toezichthouders laat zien dat het ouderwetse imago van de commissaris nog steeds waar is. Vergaderen doen we om tafel, stukken krijgen we op papier en bij escalatie pakken we de telefoon. Is mailen, appen en skypen alleen weggelegd voor de jongere generatie? ‘

Hoe digitaal is de raad?

‘Hoe digitaal is de Raad?’, vroeg Willemien Caderius van Veen zich af in de Governace Update van november 2014. Op dat moment was digitalisering nog lang geen gemeengoed. Die inhaalslag is wel ingezet, maar brede digitale kennis op het gebied van innovatie en ICT wordt in de rvc nog steeds gemist. De op 12 maart 2019 gepubliceerde ‘Nulmeting van Digitale Transformatie in Boardrooms in Nederland’ (zie elders verslag in deze Governance Update) bevestigt dit beeld. Maar hoe digitaal bewust is de commissaris als het gaat over zijn of haar eigen functioneren? Stel de vraag: is het gebruik van ICT in de rvc afgelopen jaar ter sprake is gekomen?, en het wordt akelig stil. Gezamenlijk nadenken over digitalisering van de eigen communicatie en informatievoorziening gebeurt niet. Dat is opmerkelijk omdat de kwaliteit van beslissingen in de board afhankelijk is van informatie en communicatie.  

Boardroom maakt beperkt gebruik van ICT

Bij het gebruik van ICT in de boardroom is de eerste gedachte het via mail verspreiden van de agendastukken. Dat is gemeengoed geworden, hoewel nog een kwart van de commissaris de stukken laat printen en opsturen. Het aantal rvc’s waar alle leden met iPad of tablet aan de vergadertafel schuiven, ligt onder de 25%. Van de commissarissen geeft 38% aan zelf geen of nauwelijks papier meer te gebruiken. Het gebruik van een gezamenlijke digitale plaats voor documenten, zoals een Dropbox of een tool als iBabs wordt slechts in 20% van de rvc’s gebruikt. Terwijl het handig is. De agenda, stukken en aanvullende informatie voor de rvc komen dan niet meer via mail binnen, maar zijn digitaal centraal beschikbaar. Via een beveiligde verbinding kunnen de toezichthouders de stukken inzien of downloaden. Vragen en opmerkingen over stukken delen ze vooraf digitaal. Snel zoeken in eerdere agendastukken of vinden van achtergrondinformatie is eenvoudig, door het systematisch opslaan van alle documenten. Een digitaal dashboard met het via doorklikken verkrijgen van de benodigde detailinformatie is voor veel rvc’s nog ver weg. Commissarissen die dergelijke informatie krijgen, zijn zeer tevreden. Het digitale dashboard waar de rvt van een grote Amsterdamse zorgorganisatie de beschikking over heeft, is gebaseerd op dezelfde informatie waar ook management en medewerkers over beschikken. Het zorgt voor transparantie en verbetert de inhoudelijke discussie met het bestuur.

Skype en digitale besluitvorming

Het op afstand vergaderen, bijvoorbeeld via Skype, is voor raden nog geen geaccepteerd fenomeen. Vergaderen via beeld en geluid ervaren veel commissarissen als onpersoonlijk. Dat een combinatie van fysiek en op afstand vergaderen de beschikbaarheid en flexibiliteit van commissarissen vergroot wordt wel gezien. Zo kan ook een zieke commissaris via Skype de vergadering mogelijk wel bijwonen. Toch wordt het gebruik van deze digitale mogelijkheden nog nauwelijks in de boardroom toegepast. Waar nog geheel geen gebruik van wordt gemaakt in de rvc zijn digitale besluitvorming of digitale leeromgevingen. Een digitale leeromgeving is goed toepasbaar om nieuwe commissarissen in te werken of om de kennis van commissarissen over wet & regelgeving actueel te houden. 

Weerstand op het gebruik van ICT

‘Onze generatie is hier niet aan gewend’, wordt door verschillende commissarissen aangegeven als het argument waarom ze nog steeds de stukken op papier willen krijgen. De gemiddelde leeftijd van commissarissen ligt tussen de 55 en 65 jaar. Dat zou betekenen dat verdergaande digitalisering bij de overgrote meerderheid voorlopig is uitgesloten. Een aantal ‘oudere’ commissarissen is echter wel in volle tevredenheid overgestapt op het gebruik van een tablet en communiceert actief met zijn of haar collega’s via WhatsApp. Ze zien dat de jongere generatie commissarissen prima kan omgaan met de digitale mogelijkheden en willen niet achterblijven. Ze merken na verloop van tijd dat ze effectiever met informatie omgaan. Stel: één voorzitter weigert WhatsApp te gebruiken, terwijl de rest van de rvc hier wel mee werkt. Het kan niet anders dan dat die voorzitter actualiteit gaat missen. Kan hij dan nog goed functioneren?

iPad voor je neus leidt af

‘Zo’n iPad voor je neus leidt alleen maar af van de onderwerpen die we behandelen’, is tijdens het onderzoek meerdere keren aangegeven. Het elkaar altijd fysiek willen zien blijkt een cruciaal argument te zijn om skype uit de rvc te weren. Dan hoor je vaak: wij besluiten in wijsheid, dan is het heel belangrijk dat je elkaar en vooral elkaars emoties goed ziet. Fysieke aanwezig is noodzakelijk.’ Uit onderzoek komt duidelijk naar voren dat commissarissen wel op de hoogte zijn van veel van de ICT-toepassingen. Het zelf gebruiken daarvan in de rvc zien ze als een brug te ver. Maar als uw bestuurder aangeeft dat vernieuwing en innovatie in de organisatie de komende jaren niet nodig is -want het gaat toch al jaren goed zo- dan gaan bij u toch ook alle alarmbellen rinkelen?

ICT zorgt bij juist gebruik voor meer kwaliteit en effectiviteit

ICT maakt niet alleen de organisatie, maar ook de commissaris in zijn of haar functioneren effectiever en kwalitatief beter. De kwaliteit van de commissaris neemt toe doordat informatie snel en overzichtelijk beschikbaar komt. Ook historische informatie is onder handbereik. De commissaris kan daarnaast met bestuurder en met collega-commissarissen effectief afstemmen.  Voorwaardelijk is dat het bestuur en de RvC de ICT-middelen wel op een juiste manier toepassen. Mooi voorbeeld dat ik hoorde:

WhatsApp heeft ons als RvC in een recente crisis enorm geholpen. De bestuurder hield ons actueel op de hoogte van de belangrijkste ontwikkelingen, nieuwsberichten en de manier waarop de organisatie hiermee omging. De voorzitter en bestuurder hadden frequent afstemming en ook daar kregen we de belangrijkste punten van mee via WhatsApp. Het gaf ons vertrouwen dat ondanks het enorme issue de crisis onder controle was. We konden in onze rol dit goed monitoren. De bestuurder kreeg daardoor geen ‘hijgende’ rvc in zijn nek. Afgelopen kwartaal zijn we weer alleen via de kwartaalrapportage geïnformeerd. Geen WhatsApp, geen tussentijdse rapportages meer. De middelen gebruiken waar ze voor bedoeld zijn.

Discipline gevraagd

Het geen aantekeningen kunnen maken op digitale documenten wordt nog steeds gezien als een groot bezwaar. Terwijl er prima mogelijkheden zijn om wel digitaal aantekeningen te maken. Als je bij ‘alle’ achtergrondinformatie kunt, wat betekent dat dan voor je functioneren als rvc? De kwaliteit van de commissaris is immers mede afhankelijk van de informatie die hij/zij krijgt. Het geeft je de mogelijkheid om jezelf geheel te verzuipen in het (lees)werk. Het zorgt er anderzijds voor dat je relevante informatie snel kunt zoeken en gebruiken in je voorbereiding op de vergadering. Het gevaar is dat de commissaris door de actuele informatie op de stoel van de bestuurder gaat zitten. Vooral oudere commissarissen waarschuwen hiervoor. Het vraagt discipline van de commissaris om goed geïnformeerd te zijn en gelijktijdig op zijn of haar handen te blijven zitten en zichzelf niet verliezen in details.

Commissaris nieuwe stijl

De commissaris nieuwe stijl moet en kan optimaal geïnformeerd zijn. De bestuurder is daarvoor verantwoordelijk. Met de digitale mogelijkheden van nu is die verantwoordelijkheid niet anders. De commissaris heeft aanvullend en snel de beschikking over achtergrondinformatie. De informatiesamenleving is er. Maak er bewust gebruik van. Daarmee kan de discussie met de bestuurder beter gefundeerd gevoerd worden. De onderlinge communicatie en die met de bestuurder wordt effectiever met toepassing van de juiste communicatiemiddelen. Het verhoogt de kwaliteit van de board en niet onbelangrijk, het vergroot het gemak. Afstemmen en vergaderen kan vele maler effectiever worden doordat tijd en plaats onafhankelijk alle informatie beschikbaar is.

Agenderen en bewust toepassen

Hoe digitaal bewust is uw rvc? Er is geen dreiging van disruptie. Wel is kwaliteit en effectiviteit te behalen waardoor de commissaris nieuwe stijl effectiever communiceert en beter geïnformeerd besluiten neemt.. Een kort communicatieprotocol over wanneer welke ICT middelen gebruikt worden is een aanrader. Het verkrijgen van de juiste informatie en goede onderlinge communicatie is immers cruciaal voor het functioneren van u als commissaris. Zet u dit onderwerp volgende vergadering op de agenda?

==

Dit artikel schreef Mario Cosman als opdracht tijdens de opleiding Boardroom Potentials.