‘Commissaris: zorg voor de juiste checks & balances’

Wat is de impact van digitale transformatie voor de CFO en wat betekent dit voor de rol van de commissaris? Een interview met BDO-partner Marco Schilder over toezicht op governancestructuur en informatiehuishouding, een spiegel voorhouden aan de CFO en nieuwe competenties. ‘Een commissaris hoeft geen IT-expert of data-scientist te zijn, maar moet wel inzicht hebben in de kansen en bedreigingen van digitalisering.’

Wanneer een organisatie actief aan de slag gaat met , dan raakt dit alle vezels van het bedrijf. BDO heeft dit onlangs in een 360-gradenmodel weergegeven, waarin vijf belangrijke ontwikkelassen centraal staan. Een van deze assen is finance.

We spraken met Marco Schilder over digitale transformatie in relatie tot finance en wat dat betekent voor de commissaris. Schilder is partner CFO Services bij BDO Advisory. In deze rol helpt hij finance-functies van (multinationale) ondernemingen om zich verder te professionaliseren door het optimaliseren van hun processen, organisatie, finance-competenties, technologie en managementinformatie. Dit met als doel de finance-functie te ondersteunen bij de transformatie tot een (meer) waardevolle businesspartner voor de organisatie en de finance-functie te begeleiden richting het digitale tijdperk.

Finance is de spin in het web

In het 360-gradenmodel van BDO nemen de vijf ontwikkelassen een centrale positie in: klanten, medewerkers, IT, finance en portfolio. Maar hoe verhoudt finance zich tot deze andere aspecten? Schilder: ‘Finance is van oudsher een soort spin in het web: uiteindelijk komt de gehele bedrijfsvoering tot uiting in de financiële informatie waarop een organisatie wordt aangestuurd. Door digitalisering verandert de traditionele rol van boekhouden en financieel rapporteren. Er worden steeds meer data gegenereerd, ook op andere afdelingen. Finance heeft de kennis en kunde om de juistheid van de data te waarborgen en te duiden hoe je die data kunt analyseren en gebruiken voor het leveren van de juiste managementinformatie.’

Waardevolle informatie voor staf en business genereren

Dat betekent een andere rol voor het vakgebied, aldus Schilder: ‘Waar finance eerst vooral de scorekeeper was van het budget en de kosten, genereert de functie ook steeds meer informatie die waardevol is voor andere stafdiensten en de business. Deze informatie kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de impact van een bepaalde strategische koers te analyseren en vervolgens te meten in hoeverre de organisatie in staat is de strategische doelstellingen te realiseren. Finance raakt zo eigenlijk steeds meer verweven met data-science.’   

Soft skills belangrijker  

Digitale transformatie betekent dan ook dat de rol van de financial verandert. Schilder: ‘Waar vroeger de nadruk lag op het cijfermatige, wordt het nu belangrijker voor de financial om kennis van de business te hebben. Bijvoorbeeld: blijkt uit bepaalde informatie dat we inzetten op de juiste product-marktcombinaties? Of dat er beter in iets anders geïnvesteerd kan worden? Daarnaast moet de financial de boodschap ook overtuigend kunnen overbrengen op de gebruiker. Soft skills zoals communicatie- , presentatie- en adviescompetenties worden daarom steeds belangrijker.’

Het belang van integere data

De voordelen van het inzetten op digitale transformatie worden vaak duidelijk benoemd: het bereiken van meer efficiëntie, de output verhogen en/of een gezonder rendement behalen. Toch brengt digitale transformatie ook (nieuwe) risico’s met zich mee. Welke risico’s zijn belangrijk als we kijken naar finance? Schilder: ‘Onze omgeving en de bedrijfsvoering wordt steeds meer datagedreven, denk maar aan ontwikkelingen zoals Internet of Things en Big Data. Dat biedt veel kansen, maar herbergt tegelijkertijd ook een groot risico: hoe zorg je dat data integer en robuust zijn en goed worden vastgelegd? Hoe zorg je dat de juiste conclusies worden getrokken en dat deze niet gebaseerd zijn op schijnverbanden?’ Schilder noemt ook nog een ander risico dat aandacht verdient: ‘Naast het willen hebben van de juiste data is er natuurlijk ook het aspect van beveiliging van je netwerk en informatiesystemen. We vertrouwen zo ontzettend op onze informatiesystemen, dan moet alles aan de voorkant ook wel goed dichtgezet worden.’

Toezicht, checks & balances en governancestructuur

Wat betekent dit alles voor het functioneren van een commissaris? ‘Een commissaris kan de ogen niet sluiten voor de rol die digitalisering speelt in organisaties’, benadrukt Schilder. ‘Enerzijds kan de commissaris de finance-functie gebruiken om te zorgen dat hij of zij meer relevante informatie krijgt om de toezichthoudende rol goed te kunnen uitoefenen. Dat hoeft door digitalisering en de bijbehorende dataficering bij wijze van spreken niet meer op te houden bij een jaarrekening. De vraag is welke informatie inzicht biedt in de belangrijkste strategische elementen en businessdrivers. Een commissaris zal het bestuur continu challengen om te zorgen dat de juiste informatie beschikbaar is.’

Kunnen data en informatiesystemen vertrouwd worden?

Zorgen voor betrouwbare informatie binnen de organisatie hoort ook bij het toezicht. ‘Anderzijds moet een commissaris ook zorgen dat al die data en de informatiesystemen vertrouwd kunnen worden’, vervolgt Schilder. ‘Dat wil niet zeggen dat de commissaris hiervoor zelf de organisatie induikt of een IT-specialist moet zijn, maar hij of zij moet er wel op toezien dat de juiste checks & balances aanwezig zijn en dat de governancestructuur dusdanig is ingericht dat risico’s tijdig geïdentificeerd kunnen worden.’

Ander gesprek aangaan met CFO

Betekent dat ook dat er een ander gesprek ontstaat tussen de commissaris en de CFO? ‘Zeker’, beaamt Schilder. ‘Een commissaris moet toezicht houden op de strategie en risico’s die verbonden zijn aan de ondernemingsactiviteiten. Digitalisering is daarbij tegenwoordig een belangrijk agendapunt. Met de CFO moet niet alleen meer gekeken worden naar enkel wat financiële basisinformatie en compliance. Er moet beoordeeld worden of de organisatie en de informatiehuishouding op orde zijn om optimaal gebruik te kunnen maken van de finance-functie en de mogelijkheden die digitalisering in dit kader biedt.’

De basis op orde

Moeten commissarissen dan ook nieuwe vaardigheden hebben en kennis van moderne technologie? ‘Een commissaris moet zeker inzicht hebben in de mogelijkheden, kansen en bedreigingen van digitalisering’, vindt Schilder. ‘Dan denk ik bijvoorbeeld aan wat ontwikkelingen als blockchain voor de business kunnen betekenen of de toepassing van robotisering. Het hoeft niet te betekenen dat je zelf een informatietechnologie-expert of data-scientist moet worden, maar omring je waar je tekort komt wel met de juiste mensen of adviseurs op dit gebied.’  

Is de managementinformatie voldoende robuust?

Een aandachtspunt voor commissarissen die toezicht houden op een organisatie die volop bezig is met digitale transformatie, is of de basis wel op orde is. Schilder: ‘Ik zie soms finance-afdelingen die vanuit een traditionele rol door de digitaliseringsontwikkelingen direct naar businesspartner willen transformeren zonder dat de basisprocessen op orde zijn. Dan moet je bijvoorbeeld denken aan processen die de brondata voor finance opleveren, zoals Purchase-to-Pay of Order-to-Cash. De resulterende managementinformatie is dan niet robuust genoeg om de business goed te kunnen adviseren en dus daadwerkelijk de rol van businesspartner te kunnen pakken. In dit geval moet een commissaris de CFO een spiegel voorhouden en adviseren eerst de basis op orde te brengen.’

Boekhouder wordt niet vanzelf businesscontroller

Ook andere zaken spelen hierbij een rol. Schilder: ‘Daar komt bij dat bedrijven soms het aantrekken van de juiste competenties onderschatten. Een boekhouder wordt niet vanzelf een businesscontroller door deze bij wijze van spreken een andere pet op te zetten. Een commissaris zal daarom ook moeten kijken hoe dit op het gebied van change management is geregeld. Dan kom je weer op de integrale aanpak die BDO ook voorstaat: finance staat niet los van andere ontwikkelassen in een bedrijf.’

Lees de visiepaper over digitale transformatie

Wilt u meer informatie over een integrale aanpak rondom digitale transformatie en het 360-graden perspectief dat BDO hiervoor ontwikkelde op basis van een model? Lees dan de visiepaper die onlangs werd gepubliceerd. Uiteraard kunt u voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek ook contact opnemen met Marco Schilder.