De 8 vragen die elke commissaris over de coronacrisis moet stellen

In crisissituaties verandert de rol van commissarissen. De balans tussen toezicht en advies helt tijdelijk over. Martijn de Jong, Senior Manager Assurance EY Nederland, schetst vier acties en acht vragen waarmee commissarissen toezicht kunnen houden op de korte- en langetermijnimpact van de coronacrisis.

Als commissaris is de balans tussen toezicht en advies altijd belangrijk. Compliance met nieuwe wet- en regelgeving en de implementatie daarvan vraagt om focus op toezicht. Het bestuur heeft de primaire verantwoordelijkheid, de raad van commissarissen houdt toezicht op die taak. In tijden van crisis is dat anders. Dan is het ‘alle hens aan dek’. De diversiteit van de raad en de kennis en ervaring van individuele commissarissen zijn nu van cruciaal belang ter ondersteuning en versterking van het bestuur. Commissarissen en bestuur kruipen dichter naar elkaar toe. Overleg over de juiste koers en snelheid daarvan zijn belangrijk.

Analyseer ook impact crisis op lange termijn

De verleiding is groot om slechts op de korte termijn te focussen omdat de crisis op korte termijn verstrekkende gevolgen voor de onderneming kan hebben en veel ad hoc aandacht van alle betrokkenen vraagt. Toch vraagt de crisis ook om een analyse van de impact op langere termijn en een daarbij behorende visie.

Stip op de horizon niet ineens verder weg

Rust, visie en focus op de lange termijn komen de onderneming nu ten goede. De stip aan de horizon waar de onderneming naar op weg is, is niet opeens verder weg dan een paar weken geleden. De route ernaar toe kan wel langer duren en anders worden. Het is belangrijk dat commissarissen dat gegeven accepteren en het bestuur daarin steunen.

De rol van de commissarissen

De vier acties en acht vragen die we hieronder schetsen zijn gebaseerd op een analyse van internationale governance-instituten over de impact van COVID-19 en de rol van raden van commissarissen en niet-uitvoerende bestuurders.

Vier acties

• Monitor actief de huidige ontwikkelingen, veranderingen en impact daarvan maar houd de blik ook gericht op de lange termijn.

• Plan en acteer op basis van feiten. Onzekerheid, onvoorspelbaarheid en negatieve economische impact zijn zaken waar ondernemingen niet van houden. Het is voor zowel bestuur als de raad van commissarissen belangrijk om te werken op basis van feiten in plaats van angst. Maak de best mogelijke plannen.

• Communicatie is cruciaal, zowel intern als extern. Wees redelijk met de vraag om informatie. De druk op het bestuur is al hoog. Maak zoveel mogelijk gebruik van bestaande informatie en overvraag het bestuur niet. Een optie kan zijn om alleen de voorzitter van de raad van commissarissen rechtstreeks met de ceo te laten schakelen om in de informatiebehoefte te voorzien en doelgerichte ondersteuning te bieden.

• Evalueer na afloop van de pandemie. Hoe werd de onderneming geraakt, hoe kan de impact geminimaliseerd worden en hoe optimaliseer je de scenario’s om een volgende keer (nog) beter voorbereid te zijn. Hoe ondernemingen omgaan met disruptie is van grote invloed op hoe hun omgeving en belanghebbenden naar hen kijken. Als degenen die verantwoordelijk zijn voor governance zich goed kwijten van hun taak, is er een unieke basis om een goede vertrouwensband met stakeholders op te bouwen.

Acht vragen

Acht vragen die de raad van commissarissen nu zou moeten stellen:

• Is er voldoende aandacht voor gezondheid van medewerkers, onderbrekingen in de supply chain en de financiële impact op de korte en lange termijn?
• Zijn onze (nood)plannen gepast en geschikt voor dit type disruptie?

• Welke plannen moeten wanneer worden geactiveerd en voor hoe lang?

• Welke ondersteuning heeft het bestuur nu nodig? Wat is de beste manier om ze te ondersteunen?

• Communiceert de onderneming tijdig en voldoende met interne en externe belanghebbenden?

• Hoe monitoren we de doorlopende risico’s?

• Beoordelen we frequent genoeg of onze prioriteiten passen bij de ontwikkelingen rondom de crisis en het veranderende landschap?

• Wordt er nu al nagedacht over communicatie en impact op betrokken voor als de pandemie voorbij is?

Krachten bundelen en lessen delen

Het zijn bijzondere tijden waarin het belangrijk is om nauw contact met elkaar te houden en ons snel aan te passen aan steeds nieuwe situaties. In dergelijke situaties verandert de rol van commissarissen. De balans tussen toezicht en advies helt tijdelijk over. Juist in deze tijd is het belangrijk om de krachten te bundelen en de lessen die we leren met elkaar te delen.

Klik hier voor contact met Martijn de Jong.