'Het coronavirus moet met onmiddellijke ingang op agenda toezicht'

'Het coronavirus moet met onmiddellijke ingang op agenda toezicht. De boardroom kan zich er niet aan onttrekken.' Hugo Reumkens van Van Doorne over de rol van risicobeheer, continuïteit van de onderneming en de kansen en bedreigingen van activistische aandeelhouders. ‘Het bestuur zit in de driver's seat, maar bijsturen om gevaren te vermijden is te betitelen als een kerntaak van de raad van commissarissen.’

Het nieuwe coronavirus grijpt razendsnel om zich heen. De media laten geen kans voorbijgaan om real time verslag te doen van de pandemie, de laatste ontwikkelingen rondom de gevolgen van het coronavisrus en de pogingen van overheden om verdere verspreiding en schade te beperken. Het zijn echter niet alleen de coronapatiënten en diverse overheden die met het virus te maken krijgen. De economie krijgt op dit moment flinke klappen en het effect van de eerste (steun)maatregelen is ongewis. Wall Street Journal had vorige maand reeds gemeld dat sommige Amerikaanse ondernemingen rapporteerden dat zij wellicht de helft van hun jaarlijkse inkomsten kunnen verliezen als de nieuwe coronavirus epidemie zich gedurende de zomer blijft uitbreiden. Ook reisbeperkingen (of de onmogelijkheid om van een privé- of zakenreis terug te keren) kunnen grote impact op ondernemingen hebben, niet alleen direct in de luchtvaart- en transportindustrie, maar tevens in de maakindustrie en zakelijke dienstverlening. En dan zijn er ook kwaadwillenden die deze tijden van onzekerheid en honger naar betrouwbare informatie aangrijpen voor phishing en andere inbreuken op de beveiliging van data en andere gegevens.

Niet immuun

In een geglobaliseerde wereld zijn productie- en waardeketens van zowel commerciële als niet-commerciële organisaties nauw met elkaar verbonden. Mocht een organisatie dus niet direct zelf getroffen worden door het virus in de vorm van een oplopend aantal ziekmeldingen van werknemers en de mogelijke noodzaak van werktijdverkorting, dan zal het hoe dan ook indirect te maken kunnen krijgen met het virus omdat partijen waarmee de organisatie in contact staat. Of dit nu financiële partijen, klanten of leveranciers zijn, ze zijn net zo min immuun als de organisatie zelf. De omgang met de coronacrisis is met andere woorden niet alleen een kwestie van de regering, RIVM en medisch personeel. Ook de boardroom kan zich er niet aan onttrekken.

Coronarisico is agendapunt

De raad van commissarissen heeft te waken over het belang van de rechtspersoon. Het moet erop toezien dat het bestuur zich optimaal voor dit belang inzet, met het oog daarop meedenken over beleidslijnen en ingrijpen wanneer onbehoorlijke taakvervulling dreigt. Bij deze taakuitoefening door de raad van commissarissen spelen verschillende factoren een rol, maar misschien wel het belangrijkste aandachtspunt voor iedere commissaris is: risicobeheer. De risico's waaraan organisaties blootstaan raken de kern van de commissarisfunctie. Het bestuur zit in de driver's seat, maar bijsturen om gevaren te vermijden, is wel als een kerntaak van de raad van commissarissen te betitelen. De wet bevestigt deze lezing van de praktijk ook uitdrukkelijk. Het bestuur moet de raad van commissarissen op de hoogte stellen van de algemene en financiële risico's en het gebruikte beheers- en controlesysteem van de rechtspersoon. Deze verplichting is er niet voor niets. Zij bevestigt dat de raad van commissarissen erop toe moet zien dat risico’s die de organisatie bedreigen tijdig en doeltreffend het hoofd geboden worden. Tot deze risico’s behoren de risico’s die verband houden met het nieuwe coronavirus. Kortom: de coronacrisis moet per direct en urgent op de agenda van alle Nederlandse ondernemingen en instellingen.

Aandachtspunten voor toezicht

De raad van commissarissen kan zich dus niet aan het nieuwe coronavirus onttrekken. De vraag is echter: wat te doen? In tijden van hoge mate van onzekerheid zal deze vraag in de eerste plaats door raden van commissarissen zelf beantwoord moeten worden. Daarbij zijn wel verschillende aandachtspunten te bedenken. Allereerst staan veiligheid en gezondheid van alle betrokkenen voorop. Voorts is het aan te raden dat met het bestuur wordt afgestemd hoe de communicatie omtrent coronarisico’s met de raad van commissarissen verloopt. Een actief risicobeheer op dit punt vereist dat de raad van commissarissen tijdig – men mag wel zeggen: eerder dan gewoonlijk – betrokken wordt bij opkomende risico’s op dit gebied. Het gaat immers niet om een overzichtelijk risico, maar om een crisis met risico’s waarvan de omvang voor niemand nog bekend is en dat vraagt om een continue aandacht van het topmanagement. Een informatieprotocol is dus aan te bevelen. Daarbij kan aandacht worden besteed aan het moment van informatieverstrekking, de verhouding tussen de raad van commissarissen en de interne risk management of audit functies en de aard en inhoud van de informatie die de raad van commissarissen nodig heeft.

Gesplitste teams

Een tweede aandachtspunt betreft de risico’s zelf die aan het coronavirus verbonden zijn. Dit zijn allereerst risico’s binnen de onderneming. Commissarissen moeten erop toezien dat het virus de continuïteit van de onderneming niet in gevaar brengt. Dat is vanzelfsprekend eenvoudiger gezegd dan gedaan, maar daarmee niet minder belangrijk. Hoe de raad van commissarissen het bestuur in dit verband adviseert, zal sterk afhangen van de exposure van de onderneming en de aard van de werkzaamheden. Worden normaal gesproken bijvoorbeeld veel dienstreizen gemaakt door werknemers? Dan ligt het ten minste voor de hand dat richtlijnen op dat gebied actief binnen de onderneming worden gecommuniceerd en dat wordt bezien in hoeverre eventuele uitval verzekerd of verzekerbaar is. Verdergaande maatregelen zijn ook denkbaar Uit het buitenland waren reeds gevallen bekend waarin ondernemingen ervoor kiezen werknemers in gesplitste teams te laten werken, om daarmee het risico te beperken dat bij besmetting van een werknemer onmiddellijk het gehele team dreigt vleugellam te raken. De vereiste maatregelen zullen vanzelfsprekend per geval verschillen. Het staat ter beoordeling van bestuurders en commissarissen welke maatregelen getroffen moeten worden.

Material adverse change

Naast risico’s binnen de onderneming zullen commissarissen ook oog moeten hebben voor de omgeving waarin de rechtspersoon opereert. Wat zijn de gevolgen van het coronavirus voor de financiële markten  (de beurzen kleuren bloedrood-red.) en hoe verhouden deze gevolgen zich tot de wijze waarop de onderneming is gefinancierd? Wat zijn de gevolgen van het coronavirus voor de supply chain van de onderneming en hoe zijn de contracten van de rechtspersoon met leveranciers en vaste klanten opgesteld? Welke coronavirus-gerelateerde risico’s zijn bijvoorbeeld onder deze contracten mogelijk gekwalificeerd als een material adverse change – een zodanig ernstige negatieve wijziging van omstandigheden die een of meer juridische veiligheidskleppen in het contract doet sluiten? En wat bekent maatschappelijk verantwoord ondernemen in tijden van het coronavirus?

Kansen en mogelijkheden

Tenslotte zullen het bestuur en de raad van commissarissen ook moeten nadenken over de kansen en mogelijkheden die deze buitengewone omstandigheden kunnen bieden. Daarbij denken wij niet direct aan louter commercieel voordeel, maar mogelijk wel aan nieuwe of andere vormen van samenwerking, maar ook alternatieven in supply chain en cash management. De impact op de aandelenkoers kan risico’s inhouden voor M&A-activiteiten van een opportunistische bieder of een campagne van een activistische aandeelhouder. Aan de andere kant kan het effect op de aandelenprijs ook een kans bieden tot terugkoop of een opportunistische opening zijn om juist op dit moment een overname te overwegen.

Gewaarschuwd commissaris telt voor twee

Alles bij elkaar genomen kan uit het voorgaande geconcludeerd worden dat het coronavirus hoe dan ook een onderwerp is dat met onmiddellijke ingang op de (vanwege besmettingsgevaar mogelijk virtuele) vergadertafel van commissarissen thuishoort. Daarbij kan niet genoeg benadrukt worden dat de raad van commissarissen er zelf verantwoordelijk voor is dat het goed beslagen ten ijs komt. Zonder de juiste voorlichting vanuit het bestuur, de onderneming en externe adviseurs loopt de raad van commissarissen het risico dat het voor verrassingen komt te staan. Dat is van belang voor commissarissen zelf vanwege de daarmee verbonden ontslag- of aansprakelijkheidsdreiging. Misschien belangrijker is echter dat niet alleen de belangen van de rechtspersoon of de commissaris persoonlijk door coronarisico geraakt worden. Uiteindelijk is er ook een morele verantwoordelijkheid om de meeromvattende gevaren van het coronavirus op een juiste manier tegemoet te treden. Ook commissarissen kunnen daaraan hun steentje bijdragen.

Voor direct contact met Hugo Reumkens, kijk hier.