Internationale compliance in één oogopslag

Duitsland heft kerkbelasting op loon, Frankrijk kent een grote variëteit aan regels voor belastingafdracht. Hoe kunnen multinationals ervoor zorgen dat hun buitenlandse vestigingen aan alle regels voldoen? Met global outsourcing kunnen toezichthouders direct zien of de organisatie overal compliant is, aldus Marloes Willemse van BDO.

Global outsourcing

Bestuurders van multinationals worden steeds minder met rust gelaten door lokale overheden en toezichthoudende organen. Het aantal wetten en regels neemt onverminderd toe, met name op het gebied van payroll, accountancy en tax. Met als gevolg dat lokale bestuurders soms zelf niet meer weten wat hun verantwoordelijkheden zijn. Ga je in de fout met lokale bepalingen, dan kunnen de consequenties bijzonder vervelend zijn. Zo mocht de directeur van een Nederlandse multinational onlangs niet meer naar zijn eigen kantoor in Polen. Als lokaal statutair aansprakelijke werd hem de toegang tot het land ontzegd.

Lokale kennis van wet- en regelgeving sijpelt weg

Het was een ‘accident waiting to happen’: in de eeuwigdurende strijd om cost efficiency worden steeds meer staffuncties gecentraliseerd. Toegegeven, de inrichting van shared service centers levert veel schaalvoordelen op voor grote multinationals. Maar ondertussen sijpelt de lokale kennis van wet- en regelgeving weg, want de buitenlandse werknemers verhuizen niet mee. Als je als bedrijf geen maatregelen neemt, ben je al snel niet meer op de hoogte van lokale bepalingen, zoals uit het voorbeeld in Polen bleek.

Kans op fouten

Gelukkig weten bedrijven soms nog wel dat Duitsland kerkbelasting heft op loon, dus dat wordt netjes verwerkt in de payroll. Maar voor de grote variëteit aan regels voor belastingafdracht in Frankrijk hebben ze toch echt een lokale adviseur nodig. En dan dient het volgende probleem zich aan: hoe coördineer je lokale adviseurs in tientallen landen? En hoe consolideer je lokale cijfers op uniforme wijze? En wie is - al dan niet statutair - verantwoordelijk voor die cijfers? En waar stonden de cijfers en wettelijke deponeringen ook alweer? In uw organisatie zitten vast wel een paar nijvere medewerkers die zich hierin vastbijten en alles aan elkaar knopen, maar zonder structuur blijft de kans op fouten groot.

Uniform registreren en rapporteren

De oplossing zal nooit eenvoudig zijn, daarvoor is de materie te complex en de dynamiek te groot. Maar er zijn wel hulpmiddelen die de structuur bieden waarnaar multinationals op zoek zijn. Zo zijn er gespecialiseerde software-oplossingen voor tax, payroll en accountancy die uniform registreren en rapporteren mogelijk maken. Ook de workflow wordt vastgelegd, zodat elk land voortaan op tijd aan de btw-verplichting voldoet en de groepsrapportage voor bijvoorbeeld Q3 oplevert. De ervaring leert dat werknemers het fijn vinden om gestructureerd te werken: er is minder onrust bij deadlines en het risico op fouten neemt af. Omdat processen en rollen uniform zijn vastgelegd voor elk land, kan het platform ook gemakkelijk worden opgeschaald naar nieuwe landen waarin het bedrijf actief wordt.

Nulmeting

Een dergelijk platform kan gebruikt worden door het shared service center, de lokale werknemers of de externe adviseur, maar ook voor internal audit-doeleinden. Eigenlijk ben je de internal-auditfunctie een stap voor: door de initialisatie van een platform laat je de organisatie zien dat je wet- en regelgeving (en de reputatie van de organisatie) serieus neemt. Omdat je de materie - vaak voor het eerst - bij elkaar brengt, is het ook een sanity check: een nulmeting van compliance in de hele internationale organisatie.

Internationale compliance borgen

Een aantal bedrijven in Nederland gaat inmiddels een stap verder en maakt gebruik van global outsourcing op het gebied van compliance. Global outsourcing is een relatief eenvoudige manier voor multinationals om aan internationale compliance wetgeving te voldoen. Het brengt het platform en de lokale kennis samen in één dienst. Een dergelijke full service provider heeft in elk land specialisten die, samen met de klant en ondersteund door het platform, de compliance borgen. De eerste taak voor deze full service provider is dan ook het framework neerzetten: deadlines, rolverdelingen en werkzaamheden met de juiste instrumenten op de juiste manier inrichten.

Mix van in- en externe specialisten

Dat framework dient flexibel en schaalbaar te worden ingericht. De situatie verschilt immers van land tot land en overal spelen andere regels en belangen. Zo kan er sprake zijn van een mix van in- en externe specialisten. In het thuisland nemen de eigen werknemers de belastingaangifte voor hun rekening. In het buitenland zal dit óf de global outsourcing partner zijn óf een andere lokale adviseur. Ze hebben allen toegang tot het platform en worden gefaciliteerd in het centraal rapporteren. Omdat de raad van bestuur hierdoor over één versie van de waarheid beschikt, is de controle van de organisatie eenvoudiger. Bovendien kunt u als toezichthouder in één oogopslag zien of uw organisatie overal compliant is. Ook bij uw vestiging in Polen.

Meer informatie
Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem dan contact op met Marloes Willemse, Senior Manager Global Outsourcing bij BDO via marloes.willemse@bdo.nl of 06 15 88 77 98. Of klik hier voor meer informatie.