Is relatie exco-RvC voldoende verduidelijkt?

Constant van Tuyll van Serooskerken en Maarten Appels van Van Doorne vragen zich af of de introductie van een best practice-bepaling in de Corporate Governance Code de positie van de raad van commissarissen in relatie tot het executive committee (exco) voldoende verduidelijkt. ‘Hoewel met de introductie in de Code het exco-bestuursmodel de aandacht krijgt die het verdient, zou de best practice-bepaling inhoudelijk best iets verder mogen gaan.’

Een executive committee (exco) bestaat uit de (statutaire) raad van bestuur van een onderneming en de leden van het senior management. De omvang van de raad van bestuur wordt in de regel teruggebracht tot slechts twee bestuurders, veelal de CEO en de CFO. In september 2015 schreven Appels en Van Tuyll van Serooskerken al in Governance Update dat het toe te juichen zou zijn als de Monitoring Commissie bij de herziening van de Code een principe formuleert en daarbij best practice-bepalingen vaststelt voor het functioneren van en het toezicht op het in de praktijk steeds vaker gebruikte exco-bestuursmodel, om zo het wettelijke governance-uitgangspunt van check and balances te waarborgen. Toch plaatsen Appels en Tuyll van Serooskerke een aantal kanttekeningen.

Taak niet uitgewerkt

‘Allereerst valt op dat de taak van het exco niet nader is uitgewerkt. In de praktijk ziet men exco's met zeer uiteenlopende taken en verantwoordelijkheden. Zo heeft de ene vennootschap een exco met een puur voorbereidende en ondersteunende rol ten opzichte van de raad van bestuur, terwijl andere vennootschappen de raad van de bestuur en het exco feitelijk in elkaar hebben laten opgaan. Het zou wenselijk zijn als de Commissie dit onderscheid zou onderkennen en zich zou uitspreken over de taakopvatting van een exco, aangezien dit voor de verdere governance- afspraken binnen de vennootschap relevant is: dient deze slechts ondersteunend te zijn, of kunnen bestuurstaken ook feitelijk aan het exco worden toebedeeld? Wij menen dat indien het exco feitelijk een bestuurstaak vervult, het toezicht van de raad van commissarissen zich ook zou moeten uitstrekken tot de niet-statutaire leden van het exco.’

Waarborgen

‘De Commissie geeft geen inhoudelijke waardering van het contact tussen de raad van commissarissen en het exco. De Commissie dient op zijn minst aan te geven dat de wijze waarop het contact tussen het exco en de raad van commissarissen is vormgegeven, zodanig dient te zijn dat daarmee deugdelijk toezicht op het exco geborgd is.’

Vrijblijvend

‘In hoofdstuk 3 van de Code over “Beloningen” staat een best practice-bepaling over de beloning van exco-leden. In deze best practice is enkel opgenomen dat de raad van commissarissen in overleg met de raad van bestuur vaststelt wat zijn verantwoordelijkheid is op het gebied van de beloning van de exco-leden. Dit is dermate vrijblijvend dat de mogelijke uitkomst van het overleg zou kunnen zijn dat de raad van commissarissen in het geheel geen rol toebedeeld krijgt. Dit is naar onze mening onwenselijk, omdat het voor een “tandeloze” raad van commissarissen  waarschijnlijk moeilijker zal zijn effectief toezicht te houden op het exco.’

Niet elk exco is hetzelfde. Het spreekt voor zich dat het door de raad van commissarissen uit te oefenen toezicht op de niet-statutaire leden van het exco meer aandacht behoeft, indien de aan het exco toebedeelde taak een grote mate van gelijkenis vertoont met de bestuurstaak. Bij deze beoordeling is er dus een belangrijke voorvraag te beantwoorden door de raad van commissarissen ten aanzien van het 'soort' exco waarop toezicht gehouden dient te worden.

===================

Voorstel voor Herziening Code

Op 11 februari 2016 heeft de Commissie het voorstel voor herziening van de Code gepubliceerd. In hoofdstuk 2 'Effectiviteit van Bestuur en Toezicht' is best practice-bepaling 2.1.3. opgenomen welke bepaling als volgt luidt:

Een bestuur dat werkt met een executive committee houdt rekening met de checks and balances die onderdeel uitmaken van het two tier systeem. Dit betekent onder meer het waarborgen van deskundigheid en verantwoordelijkheden van het bestuur en een adequate informatievoorziening aan de raad van commissarissen. De raad van commissarissen houdt hier toezicht op en heeft daarbij specifiek aandacht voor de dynamiek tussen het bestuur en het executive committee.

In het bestuursverslag wordt verantwoording afgelegd over:

i. de keuze voor het werken met een executive committee;

ii. de rol, taak en samenstelling van het executive committee; en

iii. de wijze waarop het contact tussen de raad van commissarissen en het executive committee is vormgegeven.

Neem contact op met Maarten Appels en Constant van Tuyll van Serooskerken.