Toezicht in coronacrisis: intensief én op afstand

De bestuurder niet voor de voeten lopen, maar ook: niet loslaten en niet achteroverleunen. Tijdens de eerste coronagolf werd de relatie met het bestuur zowel intensiever als meer op afstand, zo blijkt uit een NVTZ-onderzoek onder toezichthouders in de verpleeghuis- en thuiszorgsector. Andere ervaringen: gemis aan direct contact en de rol van sparringpartner en een gevoel van machteloosheid door de generieke overheidsregels.

Wat ervaren toezichthouders in verpleeghuizen en thuiszorg (VVT-sector) werkelijk tijdens de coronacrisis? Welke betekenis geven ze zelf aan hun ervaringen als ze zich vrij kunnen uiten? Zijn de thema’s en dilemma’s zoals we die gezamenlijk ‘in de praktijk’ benoemen, ook écht wat toezichthouders zelf in de praktijk ervaren? Om dat te onderzoeken besloot de NVTZ, begin 2020, om toezichthouders in de VVT met elkaar in gesprek te brengen in de online-chatomgeving van het Sensemaker-onderzoek (zie ook het kader onderaan dit artikel).

Onmacht en twijfel

Uit het onderzoek (waaraan 55 toezichthouders deelnamen) blijkt dat toezichthouders in de VVT-sector tijdens de eerste coronagolf, in het voorjaar van 2020, zowel meer intensiteit als meer distantie ten opzichte van de bestuurder(s), de instelling en elkaar hebben ervaren. Soms tot tevredenheid, maar soms ook leidend tot gevoelens van onmacht en twijfel. In veel gevallen zijn de veranderingen in de wijze van toezicht houden min of meer spontaan tot stand gekomen. De hamvraag is dan natuurlijk: moeten we het bij een eventuele volgende coronagolf net zo aanpakken?

De onderzoeksresultaten kunnen in vijf thema´s verdeeld worden:

Relatie raad van toezicht met de bestuurder

Deze relatie wordt deels intensiever en deels extensiever ervaren. Toezichthouders verwoorden hun ervaringen met woorden als: niet loslaten, niet voor de voeten lopen en niet achteroverleunen. Een groot deel van de toezichthouders heeft meer digitale contactmomenten met de bestuurder ervaren, de contactmoment hadden vooral tot doel om door middel van frequente updates informatie te verschaffen. In deze contactmomenten hebben de toezichthouders vooral hun rol als sparringpartner gemist.

Relaties binnen de raad van toezicht

Tijdens de coronaperiode zijn de positieve aspecten en de verbeterpunten sterker naar voren gekomen. ‘De coronaperiode vergrootte wat reeds aanwezig was.’

Ongemakkelijke ervaringen

De deelnemers aan het onderzoek hebben het directe en ‘warme’ contact met het bestuur, andere leden van de raad van toezicht en de rest van de organisatie gemist. Het gevoel van machteloosheid door de generieke overheidsregels en de daarmee gepaard gaande twijfel over de toegevoegde waarde als raad van toezicht hebben voor een oncomfortabel gevoel bij de toezichthouders gezorgd: ‘aan de zijlijn staan’.

Toekomstige activiteiten

In het onderzoek is aan de deelnemers gevraagd wat er gedaan zou moeten worden. Meer het geluid van de VVT-sector laten horen, meer lobbyen bij de overheid en een beter risico’s benoemen en monitoren waren de meest voorkomende activiteiten die genoemd zijn.

Positieve ervaringen

In het kader van de positieve ervaringen hebben de toezichthouders in de VVT-sector tijdens het onderzoek aangegeven wat er goed gegaan is en dus behouden moet worden. Toezichthouders zouden zich dan minder op de inhoud moeten richten.

Voorzitters versus leden raad van toezicht

Op hoofdlijnen komen de resultaten uit het Sensemaker onderzoek overeen met de bevindingen van het onderzoek dat Theo Schraven in juni van dit jaar in Governance Update presenteerde. In dat onderzoek bleek dat de meeste voorzitters van raden van toezicht in de zorg positief zijn over de kwaliteit van de governance tijdens de eerste coronagolf. De coronacrisis heeft de relatie tussen de voorzitter en de bestuurder versterkt. Een verschil tussen beide onderzoeken zit in de perceptie van voorzitters van raden van toezicht (onderzoek van Theo Schraven) en leden van raden van toezicht (Sensemaker-onderzoek). Bij de leden van raden van toezicht leeft soms wat meer ongenoegen over de rol van de voorzitter, die de leden te weinig bij de gang van zaken betrok. Alhoewel een aantal voorzitters ook wel aangegeven heeft ‘niks van hun leden van de raad van toezicht gehoord te hebben…’

Onderzoeksresultaten als gespreksstarter

De ‘lessons learned’ uit het onderzoek worden gebruikt als gespreksstarter om als raad van toezicht en raad van bestuur met elkaar in gesprek te gaan. Bijvoorbeeld tijdens een online NVTZ-VVT-branchebijeenkomst begin november 2020. Hoe is het bij andere VVT-organisaties gegaan? Hoe verhoudt zich dat tot datgene dat wij gedaan hebben? Waar zitten verschillen en overeenkomsten? En wat vinden we daarvan? Gaan we ons toezicht en de samenwerking met de bestuurder en de interne en externe stakeholders op dezelfde manier aanpakken of gaan we dingen anders doen?

Meestal leiden onderzoeken tot onderzoeksrapporten. Bij dit onderzoek pakken we het anders aan. In onderstaande videopresentatie vindt u alle onderzoeksresultaten. Aan het eind van die presentatie wordt een aantal reflectievragen genoemd dat behulpzaam kan zijn bij het gesprek over het functioneren tijdens een volgende coronagolf of andere crisis.

Het onderzoek is uitgevoerd door prof. (em.) dr. Thijs Homan, samen met drs. M. Kieft van de Open Universiteit Nederland. Alle resultaten van het onderzoek vindt u in een videopresentatie van onderzoeker Thijs Homan. Klik hier om de videopresentatie te bekijken.

========================================================================

Het Sensemaker-onderzoek: samen betekenis geven

De Sensemaker is een methode die is gericht op hoe mensen betekenis geven aan wat ze meemaken in en om organisaties én op welke inhoudelijke betekenissen ze vervolgens uitkomen. Aangezien betekenisgevende dynamieken bij iedereen plaatsvinden, is de Sensemaker zo ingericht dat er onderzoek kan worden gedaan bij 1500 deelnemers tegelijkertijd. Een uitgangspunt bij het Sensemaker-onderzoek is dat onderzoek nooit neutraal of zonder invloed is: het onderzoek zelf is immers ook altijd een interventie, waarbij het deelnemen aan het onderzoek op zich al invloed heeft op de betekenis die men aan de eigen ervaring geeft. Onderzoek dus als interventie die verandering en nieuwe betekenisgeving in gang kan zetten.

Toevallig nu én juist nu

De voorbereiding van het onderzoek startte begin 2020. Het onderzoek viel daarmee, per toeval, samen met de periode waarin we zijn geconfronteerd met de coronapandemie. Juist in dergelijke uitzonderlijke omstandigheden hebben mensen van nature de neiging om opnieuw betekenis te willen geven aan datgene dat ze meemaken: ‘wat gebeurt hier?’, ‘wat is dit?’, ‘wat moeten we nu?’. Dergelijke betekenisgevende processen vinden vooral plaats door met elkaar in interactie te treden: ‘hebben jullie dit ook gezien?’, ‘hoe kijken jullie hier tegenaan?’, ‘is dit iets waar we wat mee moeten en zo ja, wat moeten we dan doen?’

In gesprek over wat je echt bezighoudt

Tijdens het Sensemaker-onderzoek chatten deelnemers volstrekt anoniem in kleine groepen aan de hand van stellingen over de thema’s die toezichthouders in de VVT bezighouden. Om het onderzoek zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de directe praktijk, zijn de thema’s en stellingen gekozen in samenwerking met een ontwerpteam van toezichthouders. Dit ontwerpteam is in de aanloop naar de  chatsessie op 10 juli 2020 een aantal keer online bij elkaar gekomen. Uiteindelijk hebben 55 toezichthouders deelgenomen aan het onderzoek.