Wees u bewust van beeldvorming

Wanneer er nadrukkelijk op integriteitsonderwerpen wordt ingegaan, is er vaak verschil van inzicht over thema’s als relatiegeschenken, nevenfuncties en uitnodigingen. Vaak spelen gebeurtenissen zich af in een grijs gebied en vragen zij aandacht, discussie en beraadslaging. Zowel binnen de organisatie als binnen de RvC. Pieter Kiveron en Thomas Otten van KPMG willen een lans breken voor meer discussie in de bestuurskamer omtrent dilemma’s en integriteitsonderwerpen.

Het is binnen de muren van de bestuurskamer van organisaties een regelmatig gehoorde uitspraak: ‘wij weten heel goed wat wel en niet kan’. Of: ‘natuurlijk zijn wij integer, we nemen echt geen dure relatiegeschenken meer aan’. Weten wat wel en niet kan is in gevallen die zwart of wit zijn eenvoudig. Maar er is een grijs gebied. Er is sinds de financiële crisis veel ten goede veranderd binnen de  bestuurskamer. Er is meer en meer maatschappelijke aandacht voor belangenverstrengeling en nevenfuncties. Zo heeft de Corporate Governance Code een apart principe gewijd aan het voorkomen van belangenverstrengeling. Geschenken en combinaties van functies die vroeger geaccepteerd waren, roepen echter steeds meer vragen op. Zie bijvoorbeeld de recente aandacht voor een Eerste Kamerlid dat wegens mogelijke belangenverstrengeling gevraagd is haar zetel op te geven.

Weerstand ervaren

Bestuurders geven regelmatig hoog op over de mate van transparantie binnen hun organisatie. Iedereen mag alles weten en alles is openbaar. Toch wordt er in de praktijk nog weerstand ervaren wanneer er dieper op individuele personen wordt ingezoomd. Het melden van een nieuwe nevenfunctie bij een andere organisatie gebeurt nog regelmatig achteraf. Het melden van het bosje bloemen of de fles wijn als bedankje voor het spreken op een seminar of voor deelname aan een bijeenkomst wordt soms vergeten te melden, of het wordt pas aan het einde van het jaar gedaan bij het verplichte rondje langs de gedragscode. Dit terwijl er rondom (de aanvaarding van) nevenfuncties of het bezoeken van netwerk events (eventueel gecombineerd met een kaartje voor de halve finale van de Champions League) veel valt te bespreken en te discussiëren.

Onvoldoende aandacht

Er zijn organisaties die elke bestuursvergadering een compliance rondje maken. Veel  organisaties hebben de ambitie om minstens jaarlijks stil te staan bij compliance en integriteit. Toch schiet het er vaak bij in en zien we dat het aandacht onvoldoende aandacht krijgt. Wij willen een lans breken en zorgdragen dat integriteit aan de top van de organisatie meer aandacht krijgt. Weest u bewust van de beeldvorming die gedrag aan de top richting de organisatie geeft. Een goed voorbeeld vanuit de top is essentieel voor hoe de medewerkers op de werkvloer omgaan met integriteitsissues. Plan het, doe het en geniet van een levendige discussie binnen uw organisatie waarbij u zult merken hoe ver meningen uiteen kunnen liggen over zaken waarvan u dacht dat deze klip en klaar waren (bijvoorbeeld de kaartjes voor de halve finale van Champions League). Wij wensen u een fijne wedstrijd.

Kijk hier voor direct contact met Pieter Kiveron en Thomas Otten.