Meer aandacht voor international compliance

Internationale wet- en regelgeving creëert veel uitdagingen voor kleinere en middelgrote bedrijven. Het belang van international compliance wordt echter nog vaak onderschat, wat kan leiden tot forse boetes. Hoe houd je als commissaris toezicht op de interne naleving van regels en processen bij zakendoen in het buitenland? Een analyse van Hein Bemelmans, chief commercial officer Enza Zaden en zelf toezichthouder.

Het Nederlandse bedrijfsleven is de afgelopen decennia sterk geïnternationaliseerd. Neem bijvoorbeeld de agrosector. Sinds de Tweede Wereldoorlog heeft deze sector dankzij samenwerking binnen de ‘driehoek’ overheid-onderzoek-bedrijfsleven een opmars gemaakt als exporteur van wereldformaat. Van elke euro die het agrocomplex verdient, wordt 76 cent door export opgebracht. De sector wordt vrijwel geheel gevormd door familiebedrijven, klein en groot.

Sinds eind jaren negentig van de vorige eeuw is een toenemende schaalvergroting en internationalisering te zien geweest in de sector. In het afgelopen decennium nam deze groei in snelheid toe. Een groeiend aantal (middel-)grote familiebedrijven, met een jaaromzet tussen de 75 en 250 miljoen euro, heeft inmiddels een netwerk van een of meerdere internationale vestigingen opgebouwd, in toenemende mate ook buiten de EU. Een groeiende groep bedrijven valt onder het structuurregime en heeft een raad van commissarissen ingesteld.

Leergeld

Zelf ben ik bestuurder bij een middelgroot familiebedrijf met meer dan 50 internationale vestigingen in 27 landen en afzet in bijna 90 verschillende landen. International compliance met wet- en regelgeving is een constante uitdaging. Door praktische ervaring en advies worden veel valkuilen vermeden. Inmiddels is het bedrijf van een dermate omvang dat internationale compliance-vraagstukken door ervaren juristen en adviseurs vooraf in beeld worden gebracht. Het kost echter veel aandacht (en soms leergeld) om dit op orde te krijgen.

Rol commissaris

Hoe kunnen commissarissen van kleine tot middelgrote bedrijven achterhalen in hoeverre internationale wet- en regelgeving op de juiste manier in beeld wordt gebracht? Welke maatregelen zijn er genomen om de onderneming te beschermen tegen negatieve gevolgen als gevolg van inadequate voorbereiding?

Wat kan een (beginnend) commissaris doen?:

• Voorbereiding: met welke afdelingen, medewerkers, adviseurs bij aanstelling moet gesproken worden?
• Welke onderwerpen moeten hierbij in beeld worden gebracht en besproken?
• Rol raad van commissarissen (rvc) in jaarlijkse international compliance-update. Uitsluiting aansprakelijkheid bedrijf, bestuur, toezicht (en eventueel medewerkers).

Toenemende regelgeving en sancties

Internationaal zakendoen is in het laatste decennium in toenemende mate beïnvloed door uiteenlopende wet- en regelgeving en sanctiebeleid op lokaal niveau (bijvoorbeeld de Verenigde Staten), regionaal niveau (de Europese Unie) en mondiaal niveau (de Verenigde Naties). Zonder volledig te willen zijn, enige voorbeelden van maatregelen en sancties waarmee internationaal opererende bedrijven te maken kunnen krijgen:

• British Bribery Act (2011): wereldwijde impact op Britse bedrijven, alsook lokale vestigingen van buitenlandse partijen;
• EU-sancties: chemische wapens, cyber, mensenrechten en terrorisme;
• UN-sancties: momenteel 14 sancties actief;
• Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft); Anti Money Laundering (AML);
• Cuba Sanctions list (VS);
• Transferring Technical Data or Disclosing Technology (Deemed Export – VS), waarbij transfer van informatie binnen de VS aan een inwoner met een buitenlands paspoort als export wordt gezien.

Omzeilen regels kan continuïteit bedreigen

In veel gevallen raken (onderdelen van) sancties elkaar. Handelsrestricties zijn (in-)direct gebonden aan voorwaarden bij financiële transacties of buitenlandse wetgeving van bijvoorbeeld halffabricaten uit het buitenland, in geval van export. In het geval van bijvoorbeeld de internationale land- en tuinbouw zijn er tal van specifieke regels van toepassing die de aandacht verdienen, zoals internationale wetgeving op fytosanitair gebied, alsook quotaregels. Controle en naleving van deze complexe onderwerpen zijn vaak makkelijk te omzeilen, maar kunnen grote gevolgen hebben voor de continuïteit van de onderneming op lange termijn.

Miljoenenboetes

De laatste jaren hebben meerdere grote bedrijven de voorpagina’s gehaald met overtredingen van internationale sancties of specifieke wet- en regelgeving. Met name de financiële wereld is veelvuldig getroffen. Een willekeuring aantal voorbeelden, plus de toegekende boetes:

• Commerzbank 2020 – non-compliance AML – UK – penalty 37,8 miljoen Britse pond;
• ING-bank 2012 – Cuba & Iran sancties - VS – penalty 619 miljoen dollar;
• Huawei 2013/18 – Iran – VS - lopend;
• ING-bank 2020 – non-compliance AML – VS – penalty 900 miljoen dollar;
• Deutsche bank – Russia sanctions – DE – penalty 13,5 miljoen euro.

Niet alleen banken en grote bedrijven lopen het risico op boetes voor het (on-)bewust omzeilen van internationale regels. Twee voorbeelden (waarvan één vanuit het Nederlandse agrocluster) van overtredingen:

• Fokker Services bv. In 2014 werd door de Amerikaanse overheid een boete opgelegd van 21 miljoen euro (een kwart van de jaaromzet!) voor het leveren van onderdelen met deels Amerikaanse oorsprong aan een toeleverancier voor Iraanse Fokker-verkeersvliegtuigen.
• Pan American Seeds. In 2016 werd de Nederlandse vestiging beboet voor 4,3 miljoen dollar voor het leveren van bloemzaden aan Iran. De bloemzaden stonden destijds niet op de Iraanse sanctielijst en kenden geen restricties vanuit de EU. Omdat het moederbedrijf Amerikaans is, werd geconstateerd dat er niet werd voldaan aan de OFAC-regels in de VS.

De laatste voorbeelden maken duidelijk dat internationale trade compliance zeer serieus moet worden genomen bij internationaal zakendoen. Ondanks maximale maatregelen kunnen goedbedoelde acties van medewerkers onbedoelde gevolgen hebben.

Vaak geen international compliance officer bij middelgrote bedrijven

Het bestuur van de organisatie is verantwoordelijk voor de juiste inrichting van processen en controles bij internationaal zakendoen. In grotere organisaties wordt in veel gevallen een persoon (compliance officer) of zelfs afdeling (compliance department) belast met intern toezicht. Via deze kanalen kan ook de rvc – vaak via de auditcommissie – met regelmaat worden geïnformeerd. Echter, bij kleine en middelgrote bedrijven is deze taak ondergebracht bij de afdeling Financiën of – indien aanwezig – de juridische afdeling. De vraag is dan hoe de rvc toezicht kan houden op de juiste uitvoering van het internationaal zakendoen.

Actief toezicht houden

Een commissaris zal zich bij aantreden reeds een beeld van het bedrijf hebben gevormd en bekend zijn met de producten, middelen, mensen en activiteiten. Het is uiteraard onmogelijk om een bedrijf vooraf volledig door te lichten op international compliance. Het is allereerst de taak van het bestuur om erop toe te zien dat het bedrijf geen onacceptabele risico’s loopt op het gebied van internationaal zakendoen. Echter, vanuit aansprakelijkheidsoogpunt en toezicht op een juiste bedrijfsvoering is het goed dat een (nieuw) benoemde commissaris dit onderwerp op een actieve manier in het toezicht meeneemt. Hoewel diverse bronnen richtlijnen geven voor het bestuur van de onderneming hoe hiermee om te gaan, is het niet mogelijk vaste kaders te bepalen voor het toezicht. Interpretatie van regels, geografische scope, product, tijd en andere factoren maken dit tot een fluïde onderwerp.

Welke vragen kan commissaris stellen?

Hoe kan een commissaris hierin acteren?

Een commissaris moet inzicht hebben in de volgende punten:

1. Welke controlemaatregelen bestaan er binnen de organisatie?
2. Hoe is de rapportage van de accountant: bestuursverslag en managementletter?
3. Begrijp ik het bedrijfsproces (processen, producten en organisatie)?
4. Klopt de informatie die wordt gedeeld?

Meer inzicht verkrijgen

Om deze vragen te beantwoorden, kan de commissaris de volgende punten verder onderzoeken om inzicht en verdieping te verkrijgen:

Punt 1: What business are we in?

Een verdieping in de international compliance-materie heeft slechts beperkte waarde als de context niet geheel duidelijk is. Een gedegen inwerkprogramma voor de commissaris en een briefing door de ceo moeten hierin voorzien.

Punt 2: Cultuur & gedrag

Kan ik als commissaris erop vertrouwen dat de mensen in de organisatie de juiste informatie/ het juiste beeld schetsen en handelen volgens vastgestelde processtappen? Dit is een onderwerp dat tijdens sollicitatie- en functie-uitvoering telkens terug moet keren. Duik de organisatie in om bevestiging van gevoerd beleid te krijgen; niet alleen vertrouwen en gedrag spelen dan een rol, maar ook de kwaliteit van de medewerkers. Tone at the top is de belangrijke maatstaf en het begin van vertrouwen.

Punt 3: Gesprek met de cfo/controller

Dit gesprek zal de meeste informatie opleveren hoe de interne (controle-) processen binnen het bedrijf geborgd zijn. Onderwerpen die besproken moeten worden:

• inzicht in interne controlemechanismen, zowel in Nederland als in het buitenland. Wie, hoe, frequentie. Inschatting volwassenheid van het interne complianceproces;
• aanwezigheid company policies: actualiteit en onderwerp;
• legal- en export-compliance. Dit moet jaarlijks minimaal een keer besproken en voorbereid worden door de auditcommissie. Is er een international compliance officer? Zijn er lopende rechtszaken?
• het controleplan van de accountant; staat international compliance op de agenda?
• aansprakelijkheidsverzekering voor bestuur en rvc?

Punt 4: Gesprek met de externe accountant

De externe accountant kan een belangrijke rol spelen bij het verkrijgen van inzicht. Bij middelgrote, sterk groeiende bedrijven kan de omvang en internationale ervaring van de accountant beperkt zijn. In veel gevallen gaat het om een lokale partij die met het bedrijf meegroeit en weinig internationale ervaring heeft. Bevestigt de accountant de eigen ervaringen uit stappen 1-2-3 en worden deze als zodanig gerapporteerd? Een belangrijk advies is het observeren of de externe accountant zich onafhankelijk opstelt en het bestuur voldoende weerwoord (onafhankelijkheid) geeft.

Onderschat compliance niet

International trade compliance is een moeilijk in te kaderen onderwerp. Inhoud en relevantie veranderen voortdurend en een leidraad voor commissarissen is er niet. Aangezien de omgeving voor elk bedrijf, product en zeker ook het moment anders zal zijn, is het ook niet mogelijk een eenduidige aanpak te schetsen voor een (nieuwe) commissaris. International trade compliance kan grote gevolgen voor het bedrijf hebben. In vrijwel alle gevallen waar problemen optreden wordt dit thema onderschat door bestuurder en toezichthouder. De aangegeven stappen lijken eenvoudig en vanzelfsprekend, maar het toezicht daarop vereist wellicht meer aandacht dan menig commissaris zich realiseert.

Klik hier voor contact met Hein Bemelmans.

Hein Bemelmans schreef dit artikel als eindopdracht voor de Leergang Board Potentials van NR - de governance expert. Zie de bijlage voor de geraadpleegde literatuur.