Omarmen rvc helpt continuïteit veiligstellen

Steeds meer familiebedrijven krijgen een raad van commissarissen of stellen deze vrijwillig in. Veel familiebedrijven zoeken naar de optimale wijze van samenwerking met dat orgaan. Niels Govers (Family Business Tax) en Sharon Beekmans (Family Business Legal) van PwC schetsen waar familiebedrijven op moeten letten. Plus: hoe raakt de nieuwe Wet bestuur en toezicht rechtspersonen de governance van familiebedrijven?

Familiebedrijven

Onder andere door het aantreden van opvolgende generaties stellen steeds meer familiebedrijven een raad van commissarissen in. De governance van familiebedrijven zal door de overlap tussen bedrijf, familie en eigendom voor een breed scala aan uitdagingen staan. Een commissaris binnen een familiebedrijf krijgt daardoor te maken met dilemma’s die uniek zijn voor dit type bedrijf.

Governance in een familiebedrijf

Een familiebedrijf is een complexe organisatie, of nog beter: een complex ecosysteem. Dit complexe ecosysteem bestaat uit drie met elkaar interacterende systemen: de familie, het bedrijf en het eigendom. Governance in een familiebedrijf is dan ook vaak ingewikkelder dan in het geval van niet-familiebedrijven. Dit is niet alleen omdat er naast het eigendom en het bedrijf ook een derde partij (de familie) in het spel is, maar ook omdat deze derde partij een andere dynamiek met zich mee kan brengen, zo kan naast de ratio ook emotie een rol gaan spelen.

Juiste en op maat gemaakte governance heeft toegevoegde waarde voor een familiebedrijf. Maar wat juist en passend is, hangt af van diverse factoren. Governance in een familiebedrijf gaat namelijk over het besturen van en het toezicht houden op alle aspecten van het familiebedrijf, dus zowel op het bedrijf en het eigendom als op de familie. Aangezien elk bedrijf en elke familie anders is, zal passende governance ook elke keer anders zijn – welke generatie is aandeelhouder, is er sprake van ingroei van een volgende generatie etc.

De vertaling van governance naar de praktijk verloopt via vele, verschillende onderdelen. Een veelvoorkomend onderdeel van governance in een familiebedrijf is het familiestatuut. Daarin wordt vastgelegd hoe het bestuur van het familiebedrijf en het beheer van het familievermogen eruit kunnen zien en hoe daar toezicht op kan worden gehouden. Maar ook zaken zoals communicatie, aandeelhouderszaken evenals waarden en visie van het familiebedrijf komen aan bod. Waar steeds meer aandacht voor komt in het familiestatuut is het thema duurzaamheid gekoppeld aan de familie, zoals de koppeling met de Sustainable Development Goals. Naast een familiestatuut kennen veel familiebedrijven governanceorganen, zoals een familieraad, een familiestichting, een raad van commissarissen of een raad van advies. Op de raad van commissarissen binnen een familiebedrijf wordt hierna verder ingegaan.

Raad van commissarissen binnen een familiebedrijf

Veel familiebedrijven staan niet per definitie te springen om een raad van commissarissen in te stellen; zij laten het in de praktijk vaak bij een raad van advies – die geen beslissingsbevoegdheid heeft – of roepen de hulp van externe adviseurs in. Ook komt het vaak voor dat bekenden van de aandeelhouders zitting nemen in de raad van commissarissen. Bij overdrachten naar de volgende generatie komt het regelmatig voor dat de overdragende generatie zitting neemt in de raad van commissarissen.

Echter, een goed functionerende raad van commissarissen vervult een belangrijke toezichthoudende en adviserende rol en brengt expertise en relaties in die voor het bedrijf waardevol kunnen zijn, wat de professionaliteit ten goede kan komen. Tegelijkertijd geeft een familie de controle deels uit handen, wat soms ook als lastig wordt ervaren.

Alle commissarissen moeten natuurlijke personen zijn. In de praktijk komt het daarom vaak voor dat een van de familieleden ook commissaris wordt of voorzitter van de raad van commissarissen. Dit brengt een andere dimensie met zich. Aftreden als commissaris kan namelijk wel, maar aftreden als familielid gaat niet. Zoals The Eagles ook zongen in Hotel California: ‘You can check out anytime you like, but you can never leave’.

Formeel hebben raden van commissarissen bij familiebedrijven en niet-familiebedrijven dezelfde rol, rechten en plichten. Toch is het in de praktijk bij een familiebedrijf anders. In de praktijk zit de commissaris ‘klem’ als de bestuurder ook aandeelhouder is. Afhankelijk van de statuten kan een raad van commissarissen formeel verzoeken om een bestuurder weg te sturen, maar kan ook de raad zelf vervolgens door de aandeelhouder worden weggestuurd. Deze dynamiek heeft binnen familiebedrijven een extra dimensie.

In de praktijk kan het voor niet-familiebedrijven een uitdaging zijn om voor een eerste keer om te gaan met een raad van commissarissen en de rol die hij vervult. Voor familiebedrijven kan het een nog grotere uitdaging zijn om de leden van het nieuwe orgaan te verwelkomen. Het vraagt om een bepaalde openheid wanneer iemand van buiten het bedrijf mee gaat kijken. Het gaat immers om familievermogen en familiewaarden die een bijzondere positie innemen binnen het bedrijf.

Structuurregime en familiebedrijf

Bij veel familiebedrijven zijn bevoegdheden bij één of meerdere familieleden verankerd. De familie ontleent in die zin ook vertrouwen aan haar beslissingen en de wijze waarop deze zijn genomen. Bij de verdere groei van het familiebedrijf komt echter een andere dynamiek om de hoek kijken, zoals de inrichting van bestuursmodellen, maar bijvoorbeeld ook het in aanraking komen met het structuurregime.

Als het structuurregime van toepassing is, zullen de naleving en implementatie van het structuurregime onder andere impact kunnen hebben op bestaande rollen en verantwoordelijkheden in de organisatie door onder andere de verplichte instelling van een raad van commissarissen. Het structuurregime treedt in werking bij vennootschappen die voldoen aan de volgende drie voorwaarden:

• het geplaatste kapitaal van de vennootschap tezamen met de reserves moet volgens de balans met toelichting ten minste 16 miljoen euro bedragen;
• de vennootschap of een afhankelijke maatschappij heeft krachtens wettelijke verplichting een ondernemingsraad (bedrijven met 50 of meer medewerkers moeten een ondernemingsraad hebben) ingesteld; én
• bij de vennootschap en haar afhankelijke maatschappijen zijn tezamen in de regel ten minste 100 werknemers werkzaam in Nederland.

Het structuurregime heeft tot gevolg dat er een raad van commissarissen moet worden geïnstalleerd die uit ten minste drie leden bestaat. Het uitgangspunt is dat de commissarissen worden benoemd door de algemene vergadering op voordracht van de raad van commissarissen.

Verder krijgt de algemene vergadering minder directe invloed op het bestuur doordat de bevoegdheid tot het benoemen en ontslaan van de bestuurder(s) verschuift van de algemene vergadering naar de raad van commissarissen. Dit kan bij familiebedrijven leiden tot lastige posities, bijvoorbeeld daar waar de familieleden zowel de directie vormen als de aandeelhouders zijn.

Onder bepaalde voorwaarden is het verzwakt structuurregime van toepassing. Een beroep op deze uitzondering – het verzwakt structuurregime – komt vaak voor bij onder andere familiebedrijven.

Verzwakt structuurregime

Het verzwakt structuurregime is een gedeeltelijke vrijstelling van de structuurregeling (zie hiervoor de hierboven genoemde vereisten van het structuurregime). Bij het verzwakt structuurregime geldt het ‘volledige’ structuurregime zoals hierboven is toegelicht, maar blijft het recht om bestuurders te benoemen en te ontslaan toebehoren aan de algemene vergadering. Dit zal in de praktijk ook voor familiebedrijven een belangrijk aandachtspunt zijn. De raad van commissarissen kan dan niet zomaar de bestuurders ontslaan, onder wie zich dus familieleden kunnen bevinden.

De praktijk laat regelmatig zien dat als familiebedrijven een verplichte raad van commissarissen moeten instellen, hun primaire reactie is dat de familie niet direct behoefte heeft aan ‘derden die mee gaan kijken’. Deze reactie is niet zozeer ingegeven door het ‘meekijken’, maar zit hem vooral in het gegeven dat er bevoegdheden worden toegekend aan de raad van commissarissen, zoals het benoemen en ontslaan van de bestuurders, en in de onbekendheid met het functioneren van een raad van commissarissen.

Als het verzwakt structuurregime van toepassing is – zoals hiervoor uiteengezet – blijft het recht op het benoemen en ontslaan van bestuurders bij de algemene vergadering rusten. Voor een familiebedrijf kan het daarom interessant zijn om na te gaan of het verzwakt regime kan worden toegepast en tegelijkertijd gebruik kan worden gemaakt van de kennis die een raad van commissarissen meebrengt. Want een raad van commissarissen kan wel degelijk bijdragen aan het bedrijf, door naast het houden van toezicht te helpen bij een (verdere) professionalisering van de governance.

De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen bekeken vanuit een familiebedrijf

Per 1 juli 2021 treedt de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) in werking. Door de invoering van deze wet worden de bepalingen ten aanzien van bestuur en toezicht bij diverse rechtspersonen meer op elkaar afgestemd. Dit zal ook familiebedrijven raken. Hieronder staan enkele voorbeelden.

Bestuurders en commissarissen moeten zich, wettelijk verplicht, richten naar het belang van de rechtspersoon en de met hem verbonden onderneming of organisatie. Dit kan een positief effect hebben op het voortbestaan van de organisatie op de lange termijn.

De hiervoor genoemde WBTR bevat bepalingen die zien op het instellen van een raad van commissarissen (dualistisch) en een one-tier board (monistisch) met uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders. Zo wordt dit ook voor stichtingen mogelijk gemaakt, die ook vaak voorkomen in de structuur van familiebedrijven. Een van de belangrijkste verschillen tussen commissarissen en niet-uitvoerende bestuurders is dat niet-uitvoerende bestuurders deel uitmaken van het bestuur en in beginsel betrokken zijn bij de besluitvorming van het bestuur.

Door de nieuwe wet zal een orgaan dat feitelijk opereert als een raad van commissarissen (en de taak/ bevoegdheden heeft van een raad van commissarissen) ook als een raad van commissarissen worden beschouwd ongeacht de naam die aan het orgaan is gegeven. Dit houdt in dat als bijvoorbeeld een raad van toezicht of een raad van advies voldoet aan de taakomschrijving van een raad van commissarissen, de raad van toezicht of raad van advies wordt gezien als een raad van commissarissen met de daarbij horende taken, verplichtingen en verantwoordelijkheden. Dit zal ook een effect hebben op mogelijke aansprakelijkheid. Familiebedrijven zullen daarom de taken van hun huidige toezichthoudende orgaan moeten doornemen en evalueren.

Onder de WBTR mag een bestuurder of commissaris niet meer stemrechten uitoefenen dan alle andere bestuurders of commissarissen tezamen. Dit voorkomt dat alle zeggenschap bij één bestuurder of commissaris komt te liggen. Het blijft wel mogelijk om aan een bestuurder of commissaris meerdere stemrechten toe te kennen.

Conclusie

Steeds meer familiebedrijven krijgen te maken met een raad van commissarissen, hetzij verplicht, hetzij vrijwillig. Veel familiebedrijven worstelen echter met de verplichte aanstelling van een raad van commissarissen als gevolg van de transitie naar een structuurvennootschap.

Een raad van commissarissen kan bijdragen aan het bedrijf door naast het houden van toezicht, ook te helpen bij een (verdere) professionalisering van de governance en het op professionele wijze verder brengen van de organisatie. Aan de andere kant kan een raad van commissarissen ook ervaren worden als een ‘pottenkijker’. Een onbekendheid met het functioneren van een raad van commissarissen kan familiebedrijven huiverig maken. Daarnaast worden er bij het structuurregime aanvullende bevoegdheden aan de raad van commissarissen toegekend, zoals het benoemen en ontslaan van bestuurders. Als de familieleden zowel aandeelhouder als directielid zijn, kan dit een ongewenst effect hebben voor de familieleden. Familiebedrijven kunnen onder voorwaarden een beroep doen op het zogenaamde verzwakt structuurregime. Hierdoor blijft het recht op het benoemen en ontslaan van bestuurders bij de algemene vergadering rusten, oftewel dus vaak bij de familie zelf.

Een goed functionerende raad van commissarissen richt zich op het voortbestaan van de organisatie op de lange termijn en een effectieve commissaris zet daarom vanuit zijn of haar adviesfunctie belangrijke thema’s op de agenda, zoals langetermijnstrategie, strategische personeelsplanning, opvolgingskwesties, innovatie en strategische focus.

Bij familiebedrijven staat continuïteit van de onderneming en het familievermogen hoog op de agenda. Het omarmen van een goed functionerende raad van commissarissen kan daarbij waardevol zijn.

Klik hier voor meer informatie en contact met Niels Govers. Stuur voor contact met Sharon Beekmans een e-mail naar sharon.beekmans@pwc.com.

Dit artikel is eerder verschenen in Spotlight, Vaktechnisch bulletin van PwC Accountants, Jaargang 28 – 2021 uitgave 2. Klik hier om ook de andere artikelen in het magazine te lezen.