Serious gaming kan rvc helpen bij oefenen voor crisis

Toezicht bij zwaar weer

Goed toezicht bij crises begint al in de ‘koude fase’: als er nog niets aan de hand is. Serious gaming – een simulatie van de werkelijkheid in spelvorm – kan raden van commissarissen voorbereiden op een crisissituatie door het ontwikkelen van het benodigde onderlinge vertrouwen en het verkrijgen van zicht op elkaars gedrag in moeilijke situaties, stelt aankomend toezichthouder Relus Breeuwsma, wethouder in Alphen aan den Rijn en tot voort kort manager van Rijkswaterstaat.

Een crisis komt altijd ongelegen en alle crisissen verschillen van elkaar, qua verschijningsvorm en qua aanpak. Ook leden van een raad van commissarissen (rvc) of raad van toezicht (rvt) worden hiermee geconfronteerd. Bij voorkeur wordt een crisis voorkomen, maar de praktijk is weerbarstig. Een raad moet soms vanuit het niets handelen in het belang van de organisatie. Een gedwongen vertrek van de bestuurder, cybercriminaliteit, geopolitieke (handels)spanningen, klimaatverandering, reputatie-issues, brand of stagnerende voorraden: als het echt menens is, is de raad gebaat bij onderling vertrouwen, een gedragen aanpak en optimale onderlinge communicatie.

Vertrouwen op wijsheid van de groep?

De vraag is, hoe voor de hand liggend het is dat een rvc of rvt optreedt ‘als team’, want het contact tussen toezichthouders is vaak zakelijk. Hoe stuur je tijdens een crisis als het er echt op aankomt en hoe worden de rollen verdeeld en is de samenwerking binnen de raad? Wordt er in tijden van crisis vertrouwd op de ‘wijsheid van de groep’ of zijn specifieke competenties nodig? Moet een raad zich daarin oefenen of is dat voorbarig? En weten de leden van het team in voldoende mate waar elkaars kracht en zwakte zit?

Rollen crisisorganisatie oefenen

Naast de vraag of de rvc of rvt goed samenwerkt tijdens een crisis, is een andere vraag interessant: hoe kan de raad zich voorbereiden op een crisissituatie? Tot voor kort was ik manager binnen Rijkswaterstaat en draaide ik elke twee maanden piketdienst in de crisisorganisatie. Daarbij moest ik optreden als voorzitter bij incidenten. Vanuit die rol moest ik ook regelmatig deelnemen aan ‘oefeningen’ als voorzitter van crisisoverleg, werd de opschalingsstructuur doorgenomen en was de samenwerking met de veiligheidsregio onderwerp van gesprek. De rollen in een crisisorganisatie moeten vaak worden geoefend, zodat in het geval van een ernstig incident op een gestructureerde wijze wordt geacteerd en de crisis snel wordt beheerst. Binnen Rijkswaterstaat wordt serious gaming steeds vaker ingezet om te oefenen, naast bestaande tools zoals rollenspel, simulaties en de evaluatie daarvan. Vanuit deze ervaring houdt de vraag mij bezig in hoeverre serious gaming kan bijdragen aan het teamwork binnen de rvc en rvt, als voorbereiding op een crisis?

Samenwerking als raad in crisistijd

Naar ‘samenwerking in tijden van crisis’ is veel wetenschappelijk onderzoek gedaan, zeker op het terrein van professionele rampenbestrijding. Er bestaan daarbij verschillende inzichten over de kritische succesfactoren en benodigde competenties die bijdragen aan een succesvolle aanpak. Een interessante insteek is die van onderzoeker Astrid Scholtens, als Hoofd onderzoek en senior onderzoeker verbonden aan de stichting Crisislab. In haar lectorale rede (2007) benadrukt zij dat er binnen organisaties veelal ten onrechte vanuit wordt gegaan dat ‘leiding en coördinatie noodzakelijk is om de samenwerking tijdens een ramp tot stand te brengen. De praktijk laat zien dat het belang van gestuurde samenwerking wordt overschat. De sleutel voor goed samenwerken tijdens een ramp of crisis ligt niet in de bestrijdingsfase zelf, maar in de fase ervoor, dat wil zeggen in de voorbereidende fase’.

Benut de ‘koude fase’

Het is natuurlijk niet zo dat raden voortdurend bezig zijn met de voorbereiding op een eventuele crisissituatie in de organisatie. Het reguliere werk van de raad richt zich voornamelijk op vervulling van de verschillende rollen: toezichthouder, werkgever en coach/sparringpartner. Toch kan deze, in crisistermen ‘koude fase’, het beste gebruikt worden om op gezette tijden te spreken over en zich voor te bereiden op situaties die zich kunnen gaan voordoen. Het gesprek kan daarbij gaan over rolinvulling en rolvastheid voor het moment dat een situatie escaleert. Wie neemt welke rol, welke ervaring zit er in het team en hoe benut je die optimaal? In gesprekken die ik met een aantal commissarissen en toezichthouders hierover voerde, kwam naar voren dat crisismanagement- en beheersing primair op het bord van de bestuurder hoort te liggen. Er is een toenemende aandacht voor dit onderwerp in organisaties. Toch is er herkenning voor de stelling van Scholtens dat de ‘koude fase’ ook door raden beter benut kan worden. Bijvoorbeeld door evaluaties en uitkomsten van trainingen onderwerp van gesprek te laten zijn tussen de raad en de bestuurder. En het gesprek te voeren of de organisatie voldoende is toegerust op een crisis.

Investeren in professionalisering

Wat we zien is dat raden steeds vaker met behulp van wervingsbureaus en met uitgebreide profielen worden samengesteld. Er wordt dus goed nagedacht over wat en wie nodig is in een team. De professionalisering van de bemensing van raden kan bijdragen aan een goede samenstelling: van groot belang tijdens een crisis. Bij de samenstelling van raden neemt ook de aandacht voor diversiteit in belang toe en wordt steeds bewuster gekeken naar het ‘team’ dat uiteindelijk samen de raad van commissarissen of de raad van toezicht vormt. Toch blijven veel raden gelegenheidssamenstellingen, waarbij de nadruk op inhoudelijke competenties ligt. Nieuwe wetgeving en het aspect van aansprakelijkheid zullen in de komende jaren er wel toe leiden dat van toezichthouders de nodige investeringen worden verwacht om te professionaliseren. Dat kan alleen als een team dit samen oppakt.

Onderling vertrouwen

Een tweede notie is de mate waarin leden van een raad elkaar kennen en vertrouwen. Door verloop zijn er regelmatig personele wisselingen en gemiddeld genomen vergaderen raden zes à zeven keer per jaar, aangevuld met commissievergaderingen. Dat is een smalle basis om op te kunnen rusten in tijden van crisis. Is het reëel te verwachten dat slechts door het bijeenkomen in formele settingen voldoende onderlinge verbinding en zicht op ieders kwaliteiten ontstaat? Met name voor situaties waarbij ‘het erop aankomt’ en gehandeld moet worden als collectief.

Veerkracht

In de praktijk ervaren de commissarissen en toezichthouders die ik heb gesproken dat reguliere vergaderingen, aangevuld met zelfevaluaties en informele momenten, een redelijk goed beeld geven van ieders kwaliteiten en ‘stijlen’. En ook dat je als toezichthouder in functie toch snel ervan uitgaat ‘dat er vertrouwen is’ onderling. Anders ontstaat een onwerkbare situatie. Ditzelfde geldt ook voor de relatie bestuurder-raad. In een crisis moet de bestuurder zich vrij en voldoende vertrouwd voelen. De relatie bestuur en toezicht moet veerkracht hebben.

Tools voor betere samenwerking

Het is dus evident te investeren in de teamvorming van de raad, maar dat mag geen doel op zich zijn. Bestaande middelen bieden een redelijk goed vertrekpunt voor samenwerking in een crisissituatie. Desalniettemin mag de waarde van de ‘koude fase’ niet onderschat worden. Via bestaand aanbod zoals zelfevaluaties en oefeningen door middel van rollenspel kunnen altijd stappen naar verdere verbetering worden gezet. Ook de meerwaarde van een nieuwe tool als serious gaming om beter op een crisis te zijn voorbereid, is het waard om nader bekeken te worden.

Serious gaming bij voorbereiding crisis

Het concept serious gaming is op mijn pad gekomen als manager binnen Rijkswaterstaat, de functie die ik tot voor kort vervulde. Deze tool wordt op meerdere manieren gebruikt om teams voor te bereiden op toekomstige situaties en daarmee te oefenen, vaak in digitale vorm. Zeker als processen en de onderlinge taakverdeling in een organisatiedeel matig bekend zijn bij betrokkenen, is het een goede manier om elkaar, het werk en ingewikkelde situaties te leren kennen en herkennen.

Maar wat ís serious gaming en hoe moeten we deze tool plaatsen? Binnen Rijkswaterstaat wordt veelal gewerkt met de volgende beschrijving: ‘Bij gamend leren pas je spelprincipes toe om het leren te stimuleren. Dat kan op allerlei manieren. Het middel dat je inzet – bijvoorbeeld een app, rollenspel of quiz – dient daarbij een hoger doel in de vorm van langdurige gedragsverandering.’ Door middel van serious gaming wordt kennis aan een ervaring gekoppeld, waardoor de kans groter is dat deelnemers de kennis beter vasthouden.

 serious_game_classification

Serious gaming staat natuurlijk niet op zichzelf. In bovenstaande figuur is schematisch weergegeven hoe deze tool zich verhoudt binnen de driehoek ‘leren, simuleren en spelen’. Afhankelijk van de wens en leerbehoefte kan de game worden aangepast, zoals de verhaallijn, de rol van (sterke) karakters, een toenemende moeilijkheidsgraad van taken, het nemen van besluiten, wendingen en tussentijdse feedback of conclusies over gedrag.

Gecontroleerde experimenten

Bij serious games worden gebeurtenissen in de echte wereld gesimuleerd of processen die zijn ontworpen om een probleem op te lossen. Simulatie is een aanpak en een tool die gecontroleerde experimenten mogelijk maakt, gebaseerd op duidelijke regels voor de speler. Een goede simulatie vereist een model dat de werkelijkheid weerspiegelt, maar op een vereenvoudigde manier. Serious gaming is zeer geschikt om ondersteund te worden met een online omgeving. Deelnemers hoeven niet per se bij elkaar in een zaal te zitten, deelname kan daarom laagdrempelig zijn. Zeker bij thuiswerken kan dit voordelen hebben. Net als bij een rollenspel is een belangrijk aspect van serious gaming de mogelijkheid om tijdens een situatie het ‘spel stil te leggen’. Dit wordt gedaan om te bespreken wat er gebeurt, tussentijds te evalueren en concrete handvatten te krijgen voor het vervolg. Belangrijk is uiteindelijk vooral het inzicht dat ontstaat in de effecten van elkaars handelen.

Elkaar niet voor de voeten lopen

Met name het aspect ‘inzicht’ is voor een raad waardevol tijdens overleg met de bestuurder, zo blijkt uit de gesprekken met de commissarissen en toezichthouders die ik voerde. Om die reden kan het voor een raad interessant zijn ook zelf deel te nemen aan een simulatie of serious game, vanuit de eigen rol. Zeker als crisismanagement of risico-gedreven management een ontwikkelpunt voor de organisatie is. De raad kan op basis van het inzicht de toezichthoudende rol invullen én benutten ten behoeve van de eigen ontwikkeling als team. In die zin kan een training door de bestuurder samen met de raad bijdragen aan rolzuiverheid in een crisissituatie, onderling vertrouwen en ervoor zorgen dat men elkaar niet voor de voeten loopt als het erop aankomt.

Serious gaming voor rvc/rvt (en bestuur)

Mijn stelling dat er meerwaarde kan zijn om samen te oefenen wordt ondersteund met een voorbeeld bij Verus (Vereniging voor katholiek en christelijk onderwijs). Gesteld wordt dat serious gaming helpt om elkaar beter te leren kennen, om gedragingen te herkennen en van daaruit de groepsdynamiek te bevorderen. Dat komt het bestuur van de organisatie uiteindelijk ten goede. Het actief investeren in en ontwikkelen van onderling vertrouwen in de boardroom draagt immers bij aan het succes van de hele organisatie.

Gedrag in moeilijke situaties

Terug naar de hoofdvragen: als een crisis zich aandient, ben je dan als rvc of rvt voldoende voorbereid door te vertrouwen op de ‘wijsheid van de groep’? In principe mag je er in een professionele setting van uitgaan dat dat vertrouwen gerechtvaardigd is. Echter, dat mag nooit een argument zijn om een investering in de samenwerking in de ‘koude fase’ ondergeschikt te laten worden aan regulier overleg. Nieuwe tools kunnen een kans zijn om als raad te investeren in elkaar en zicht te verkrijgen op gedrag in moeilijke situaties. Zeker in een context waarin het werk van toezichthouders steeds complexer wordt en iedereen meekijkt: medewerkers, de maatschappelijke omgeving en de media. Serious gaming wordt al gebruikt als tool, ook door raden van toezicht. En ook voor games geldt dat iedereen meekijkt. Misschien is dat wel nog wel de béste voorbereiding op een crisissituatie in de praktijk. 

Relus Breeuwsma schreef dit artikel als eindopdracht voor de Leergang Board Potentials van NR - de governance expert.

Klik hier voor contact met Relus Breeuwsma.