Toezicht op een joint venture: koorddansen voor commissarissen

De raad van commissarissen van een joint venture moet het gemeenschappelijk doel en de machtsbalans van de partners bewaken, belangen evenwichtig behartigen en alert zijn op conflicten. Dat vraagt om goede governance-afspraken en vooral om de juiste soft skills, aldus Paul van Gerwen, vennoot van Custom Management Interim Directeuren.

Een joint venture is een bijzondere samenwerkingsvorm tussen twee of meer bedrijven: een gezamenlijk opgerichte dochtermaatschappij voor het realiseren van een gemeenschappelijk doel. Bij een joint venture kiezen de partners bewust niet voor een fusie, maar voor het behoud van hun zelfstandigheid en identiteit. Vaak is er een strategische of economische aanleiding voor de krachtenbundeling, zoals internationalisering of het betreden van een nieuwe markt. Bovendien kunnen de partijen elkaar aanvullen in competenties of propositie, zoals kennis van de markt, technische expertise, of productmarktcombinaties die elkaar versterken. Dat kan leiden tot synergie: 1+1=3.

Een joint venture moet worden gemeld bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM) als er wordt voldaan aan twee voorwaarden: de samengaande bedrijven hebben bij elkaar wereldwijd een jaaromzet van 150 miljoen euro of meer, én minstens twee van de samengaande bedrijven hebben in Nederland elk een jaaromzet van 30 miljoen euro of meer (voor bedrijven in de zorg en voor pensioenfondsen gelden andere voorwaarden).

Beslissende stem ontbreekt

Bij een joint venture bezitten de moederorganisaties een gelijkwaardig aandelenbelang. Voor dit artikel gaan we uit van twee partijen die elk 50% van de aandelen bezitten. Geen van de partners heeft dus een beslissende stem in de zeggenschap. Dit kan de besluitvorming soms verlammen, merken we in onze interim praktijk. Wanneer een van beide partijen de zeggenschap naar zich toetrekt, kan dat een bron van conflicten vormen en leiden tot een onbalans in de nastreving van het gezamenlijke doel. Deze problemen zullen minder snel ontstaan wanneer er sprake is van een fusie of overname en in de zeggenschapsverhoudingen de klassieke meerderheid van 51% versus 49% van de aandelen wordt aangehouden. Wanneer alle genomen beslissingen echter alleen het belang van de meerderheidsaandeelhouder dienen, kan dit ook een belangrijk punt van discussie worden.

Maak goede afspraken...

Bij het oprichten van een joint venture moeten de partners goede afspraken maken en deze vastleggen in een samenwerkingsovereenkomst of aandeelhoudersovereenkomst. Hoe vindt bijvoorbeeld de besluitvorming formeel plaats en hoe wordt omgegaan met potentiële conflicten? In het geval van een gezamenlijke besloten vennootschap (bv) kunnen veel van de afspraken ook in de statuten worden vastgelegd.

... en zorg voor goede checks & balances

Het maken en vastleggen van afspraken moet gepaard gaan met een heldere governancestructuur en goede checks & balances. Zo moet er sprake zijn van goed toezicht op het bestuur van de joint venture. Hoe kan anders gecontroleerd worden of de belangen van de verschillende aandeelhouders evenwichtig behartigd worden? Vaak ontstaan er na verloop van tijd tegenstrijdige belangen bij de samenwerkende partijen, is mijn observatie als interim directeur. De bestuurder zal daartussen proberen te laveren om tegemoet te komen aan alle partijen. Toch moet hij of zij op een gegeven moment een beslissing nemen die het meest in het belang van de joint venture is en die kan uitvallen in het voordeel van een van de aandeelhouders. Dat kan bij de andere partnerorganisaties leiden tot wantrouwen richting het bestuur van de joint venture, omdat partijdigheid wordt vermoed in het beleidskeuzes. Een raad van commissarissen (rvc) kan het risico van een onevenwichtige aansturing en gespannen verhoudingen aanzienlijk verminderen door gedegen toezicht op de behartiging van de belangen van alle stakeholders. Dat vereist zowel harde als zachte vaardigheden.

Rol rvc: conflictbeheersing

In elke joint venture liggen conflicten op de loer. Een goede rvc is zich daarvan bewust en ziet erop toe dat het gemeenschappelijke doel voorop blijft staan en dat het schip de juiste koers blijft varen. Dat vraagt om het vertalen van de strategische belangen van de gezamenlijke aandeelhouders in concrete doelen en een heldere communicatie daarvan naar het bestuur van de joint venture. De commissarissen moeten daarbij vermijden dat ze zelf op de stoel van de bestuurders gaan zitten.

5 vragen over governance bij een joint venture

In de meeste gevallen benoemen de aandeelhouders van een joint venture commissarissen uit eigen gelederen. Deze (soms interne) toezichthouders kennen het bedrijf van de moederorganisaties goed en zijn doordrongen van de bijbehorende belangen. Juist vanwege het dreigende gebrek aan professionele afstand is ook het inrichten van de governance van een joint venture gebaat bij het maken van goede afspraken.

De rvc van een joint venture kan een aantal concrete zaken definiëren en borgen om de relatie van de toezichthouders met het bestuur van de joint venture en de aandeelhouders te reguleren. Daarbij kunnen vijf hoofdvragen worden doorlopen:

1. Welke rol moet de rvc innemen? Enerzijds moet de raad onafhankelijk toezicht kunnen houden en het belang van de joint venture vooropstellen, anderzijds willen de aandeelhouders via de rvc overzicht houden en hun belang zekerstellen.
2. In hoeverre wordt de rvc betrokken in belangrijke governancezaken, zoals strategie, investeringen en risicomanagement?
3. Welke beslissingsbevoegdheid heeft het bestuur van de joint venture? Wanneer moet de rvc hierin meegenomen worden, of zelfs de aandeelhouders?
4. Hoe alert is de rvc op conflicterende belangen van de partnerorganisaties? Welke instrumenten zijn er om de balans te herstellen?
5. Hoe informeert het bestuur van de joint venture de rvc? Vindt de informatieverstrekking tijdig en gestructureerd plaats (bijvoorbeeld via periodieke financiële rapportages, gecombineerd met managementupdates)? Wordt de informatie bediscussieerd in periodieke boardmeetings? Geldt naast een brengplicht ook een haalplicht voor commissarissen en wordt deze getolereerd door het bestuur?

Soft skills zijn essentieel

Ondanks het maken van goede afspraken over de governance, is niet alles in beton gegoten, zoals wij maar te vaak zien. Dat geldt zeker voor een joint venture. Het welslagen ervan wordt vaak bepaald door de zogenoemde soft skills. Want hoeveel afspraken er ook vastliggen in overeenkomsten en statuten: vertrouwen blijft een sleutelfactor voor een succesvolle aansturing van de joint venture.

Voorzitter rvc moet goed communiceren

De voorzitter van de rvc speelt hierin een cruciale rol. Hij of zij is meestal een afgevaardigde van een van de partijen, maar moet ook de belangen van de andere partner op waarde blijven schatten. De voorzitter moet zich er ook continu van vergewissen of de verstandhouding tussen beide eigenaren nog steeds goed is en ervoor zorgen dat de gehanteerde argumenten in de besluitvorming wederzijds goed begrepen worden. In een joint venture met een internationaal karakter komen ook nog eens cultuurverschillen om de hoek kijken.

Dit alles vraagt veel van de voorzitter: hij of zij moet goed kunnen balanceren op het slappe koord van de governanceverhoudingen. Soms wordt er bij joint ventures voor een resolute oplossing gekozen om een patstelling in de besluitvorming te voorkomen: het geven van een extra stem aan de voorzitter. Die oplossing zal echter niet lang stand houden als de voorzitter zich niet onafhankelijk opstelt ten opzichte van alle partijen.

Impasses en dilemma's

Het bestuur van een joint venture kan gemakkelijk in een spagaat terechtkomen, bijvoorbeeld wanneer het gezamenlijke doel uit het oog verloren wordt en het bedrijfsbelang niet langer de som is van de afzonderlijke belangen van de aandeelhouders. Als individuele belangen van de aandeelhouders zwaarder gaan wegen, kan dit voor de rvc lastige dilemma’s opleveren. De voorzitter zal moeten proberen om het bestuur te doordringen van de noodzaak van een evenwichtige belangenbehartiging. De enige manier om uit een mogelijke impasse te komen is intensieve open communicatie en die is in geen enkele afspraak te borgen. Ook ten aanzien van het bestuur zijn het vaak de persoonlijke skills van de voorzitter en de andere commissarissen die het evenwicht in de driehoek bestuur – rvc – aandeelhouders kunnen herstellen.

Samenwerking vlottrekken

Gezien alle genoemde dilemma’s kan een joint venture een lastige constructie zijn. Als de samenwerking begint te haperen, verliezen de partners maar al te gemakkelijk het gezamenlijke doel uit het oog. Dan worden de gemaakte afspraken van belang om de samenwerking vlot te trekken. Daarbij kan vooraf ook de afspraak worden gemaakt dat de partijen terug naar de tekentafel moeten om de samenwerking te herbezien en eventueel opnieuw vorm te geven, wanneer het fundament van het gezamenlijke doel afbrokkelt. Deze verplichting kan zelfs de belangrijkste afspraak zijn bij het oprichten van een joint venture. Een gezamenlijk doel waaraan de verschillende partijen zich committeren creëert immers een onoverwinnelijk en succesvol bestuurlijk team en vormt de basis van een succesvolle samenwerking.

Stoppen samenwerking is ook een optie

Als er geen sprake meer is van een gemeenschappelijk doel of gezamenlijke belangen, is het stoppen met de samenwerking ook een optie. Het is ook dan weer van het grootste belang dat de procedure hiervoor vastligt. Zoals al eerder aangegeven: goede afspraken zijn juist nodig wanneer er zaken misgaan. Dat kan een hoop ellende voorkomen en ervoor zorgen dat de scheiding goed wordt afgewikkeld zonder hoge juridische kosten. Ook hier ligt een belangrijke rol voor commissarissen.

Klik hier voor contact met Paul van Gerwen.