‘Vaak wordt te makkelijk gedacht over onboarding commissarissen’

De Corporate Governance Code schrijft expliciet een ‘introductieprogramma’ commissarissen voor in paragraaf 2.4.5. In eigen onderzoek heeft Marleen Prins, zelf commissaris en coo bij Essent, echter geconstateerd dat onboarding van commissarissen nog vaak een witte vlek is. ‘Ik heb weinig goede voorbeelden ontdekt. Terwijl je wel vanaf dag één verantwoordelijk en wettelijk aansprakelijk bent.’

Vanwaar jouw betrokkenheid bij het onderwerp onboarding?

‘Ik wilde meer met toezicht gaan doen en volgde bij NR een inhoudelijke leergang. Daarvoor moest ik als eindopdracht een onderzoek doen. Het onderwerp onboarding kwam op mijn radar omdat ik zelf ervaren had dat onboarding geen automatisme is. Ik begon ergens als toezichthouder en al tijdens de eerste vergadering bleek dat er iets mis was in de organisatie waar ik niet vooraf van op de hoogte was gesteld. Dat is vervelend. Dat leerde me dat onboarding belangrijk is. Zowel de nieuwe organisatie waar je toezicht houdt, moet jou goed meenemen in het begin, maar je moet ook zelf als nieuwe commissaris alert zijn. Je goed voorbereiden en vragen stellen. Ook ikzelf was er te naïef ingestapt.’

Wat waren je bevindingen uit het onderzoek?

‘Dat er door rvc’s en nieuwe commissarissen vaak veel te makkelijk wordt gedacht over onboarding. Waar in werving en selectie er alle aandacht is voor een rvc/t-kandidaat, heb ik in mijn onderzoek maar weinig voorbeelden gevonden van toezichtorganen die nieuwe leden echt begeleiden bij de start. Het is vaak: “Schuif aan, doe mee en we praten je onderweg wel bij.” Terwijl je wel vanaf dag één verantwoordelijk en wettelijk aanspreekbaar bent. Onboarding is ook niet voor niets expliciet opgenomen in de Corporate Governance Code. Hoewel mijn onderzoek beperkt was, ben ik weinig goede voorbeelden van onboarding tegengekomen. Het is vaak een witte vlek. Daar waar toezicht de laatste decennia enorm is geprofessionaliseerd, geldt dat niet voor onboarding. Onboarding is onvoldoende mee-geëvolueerd met die professionalisering. Bij zelfevaluatie van de raad kun je die vraag ook stellen, maar ik denk dat dat al wel meer verankerd is.’

In een normale baan is onboarding vrij logisch. Je begint (als bestuurder) ergens en je wordt door de organisatie wel ingewerkt de eerste weken. Maar bij toezicht ontmoet je elkaar misschien maar vier keer per jaar. Dan is onboarding een heel ander verhaal, is een van je observaties in jouw boek. Je schuift aan voor je eerste vergadering en over drie maanden weer. 

‘Klopt. Anders dan een nieuwe bestuurder die bij aanstelling vaak het hele bedrijf doorgaat en zo de organisatie leert kennen, blijf je als nieuwe commissaris een buitenstaander. Het heeft ook een voordeel dat je als toezichthouder bewust afstand houdt. Tegelijkertijd maakt juist die afstand het lastiger om echt onderdeel te worden van de organisatie. Je stapt er als het ware steeds in en weer uit. Dat maakt onboarding complexer, en daarmee juist extra belangrijk. Als je geen goede onboarding hebt, duurt het veel te lang voordat je als commissaris echt mee kunt doen. Te vaak hoorde ik na een eerste vergadering van een nieuwe commissaris: “ach, dat leggen we nog wel eens uit”. Maar dan ben je soms dus maanden verder. En ben je niet “aan boord” als nieuweling. Ik zie onboarding overigens ook niet als eenmalig, maar als een continue proces. Onboarding begint voor mij al in de fase van werving en selectie. Juist daar speelt ook je eigen rol een belangrijke rol: door actief vragen te stellen, start je feitelijk al met je onboarding. Tegelijk vraagt onboarding tijd en aandacht  van zowel de persoon als de organisatie. Het helpt om je hier vooraf op voor te bereiden door relevante stukken op te vragen en je goed in de organisatie te verdiepen.’

Je hebt je onderzoek en ervaringen verwoord in het boekje Leidraad Onboarding Commissarissen. Wat zijn lessen?

‘Ik leg onder meer uit wie verantwoordelijk is voor onboarding: dat is de voorzitter van de rvc. Het bestuur kan uiteraard een belangrijke rol spelen in de uitvoering, maar de eindverantwoordelijkheid ligt bij de rvc-voorzitter. Ik geef in het boek ook de waarde van onboarding aan. Een goede onboarding zorgt ervoor dat de nieuwe commissaris sneller “on board” is en daardoor ook sneller toegevoegde waarde kan leveren en dus een betere commissaris is. Ik ga ook in het boekje in op zaken als cultuur en kennismaking. Zo pleit ik ervoor dat een nieuwe commissaris een rondleiding door het bedrijf krijgt, omdat je daar de cultuur echt kunt ervaren. Juist als nieuwkomer kun je dat gemakkelijk doen, zonder dat je meteen als controleur wordt gezien. Ik adviseer ook om als nieuwe commissaris in gesprek te gaan met de vetrekkende commissaris. Die kan vaak vrijer en reflectiever terugkijken dan een zittend lid van de rvc.’ 

Je pleit in je boek ook voor een buddy.

‘Zoek in de nieuwe rvc een collega die je als klankbord en vraagbaak gebruikt. Wel iemand vanuit de rvc en niet iemand anders uit de organisatie. Iemand die je vragen kunt stellen en met wie je de “ongeschreven wetten binnen de rvc” kunt bespreken. Dat is steeds dezelfde persoon en rouleert niet.’

Je schrijft in je boek: ‘De grootste uitdaging bij onboarding is niet wat ontbreekt, maar wat als vanzelfsprekend wordt gezien.’ Wat bedoel je daarmee?

‘Stel ik word aangesteld als rvc-lid vanwege mijn ICT-ervaring. Dan wordt er veel te vaak de aanname gedaan dat je daar dan ook alles over weet. “Ach, die inhoud snapt-ie wel”. Maar is die inhoud up-to-date? Geldt die ook voor deze specifieke rol. Te vaak worden er aannames gedaan zonder te checken of die kloppen. Ook aan de vergadertafel geldt dat iedereen “wel snapt” wat de werkwijze aan tafel is. Maar is dat ook zo? Zie -zeker bij onboarding- niet alles als vanzelfsprekend.’

Tot slot…..

‘Bij grotere organisaties zijn er meer handvatten en is er vermoedelijk meer aandacht voor onboarding. Maar hoe ”vrijwilliger” het wordt, hoe kleiner de club, hoe minder duidelijk is wat verantwoordelijkheden zijn en ook hoe minder aandacht voor onboarding. Wees je bewust dat, hoe beter de onboarding, hoe beter je je rol in kunt vullen. Zie daarbij mijn boekje niet als een rigide proces, maar meer -conform de titel- als leidraad.’

Leidraad bestellen? Kijk hier.