Verandering: wén er maar aan

Effectief bestuur en toezicht

Gewoonten zorgen voor structuur en houvast in de organisatie, maar ze kunnen ook vernieuwing tegenhouden. Commissarissen kunnen de juiste balans helpen bewaken tussen stabiliteit en flexibiliteit, betoogt Leo Epskamp, vennoot van Custom Management Interim Directeuren. En hoe gewoontegetrouw en routineus functioneert de raad van commissarissen zelf eigenlijk?  

Het blijft bijzonder om elke keer opnieuw een ander bedrijf binnen te stappen als interim directeur. Je bent niet slechts eenmalig op bezoek, je verbindt je tijdelijk aan het bedrijf. En voor je het weet, ben je onderdeel van het proces.

Bij binnenkomst blijkt vaak dat je agenda voor de komende week al voor een deel is bepaald. Op dinsdag de directievergadering, woensdag werkgroep A, vrijdag projectgroep B. En maandelijks liggen er al helemáál veel vergaderingen en andere afspraken vast, zoals de vergaderingen met de raad van commissarissen (indien aanwezig).

Routinematig handelen

Veel bedrijfsprocessen zijn gebaseerd op gewoonten. Het woord ‘gewoonte’ is etymologisch verwant aan het woord ‘wennen’: gedrag waaraan men gewend is, dat als vertrouwd wordt ervaren. Een gewoonte bestaat uit terugkerende handelingen die mensen vaak onbewust uitvoeren. Automatisch, routineus, zonder erbij na te denken.

Het gaat om samenhangende gedragspatronen, die zijn gegroeid en worden versterkt doordat mensen bepaalde handelingen steeds herhalen. Gewoonten vormen dan ook een belangrijk onderdeel van de cultuur van een organisatie: zó doen we de dingen hier, dít vinden we met elkaar gewoon of normaal gedrag. Daarin zit het woord ‘norm’, waarvan binnen organisaties vaak niet straffeloos mag worden afgeweken.

Heldere bedrijfsprocessen

Het hanteren van gewoonten is niet per se negatief. Het zorgt voor regelmaat, consistentie en discipline. Gewoonten binnen bedrijfsprocessen scheppen duidelijkheid. Nieuwe medewerkers ontlenen houvast aan de gehanteerde structuur en de cultuur. Een goede gewoonte resulteert in effectief en efficiënt werken. Dat helpt bij het realiseren van de afgesproken doelen.

Te stringent vasthouden aan gewoonten kan de organisatie echter ook schaden. Zeker in de huidige disruptieve omgeving, waarin organisaties wendbaar moeten zijn en buiten hun comfort zone moeten durven treden om de strategie bij te stellen en op de lange termijn te kunnen overleven.

Geen ruimte voor visieontwikkeling en verandering

Terug naar de binnenkomst bij het bedrijf waar je net als interim directeur start: het eerste directieoverleg. Het helpt als er een agenda ligt met vaste onderdelen. Zoals gezegd, gewoonten zorgen voor regelmaat en structuur. Echter, als de agenda-onderwerpen het overleg gijzelen en geen tijd en ruimte laten voor visieontwikkeling en verandering, dan schiet het hanteren van gewoonten zijn doel voorbij. Het periodiek herijken van de strategie en de operationele aandachtspunten is en blijft van essentieel belang voor duurzaam succes.

‘Zo doen we dat hier altijd’

Veranderende tijden vragen ook om andere managementinformatie. Als je daar als interim directeur aandacht voor vraagt, krijg je van de controller soms te horen dat de bestaande managementrapportage er al was bij zijn of haar binnenkomst en sindsdien onveranderd is gebleven. ‘Zo doen we dat hier altijd.’ Vaak worden gewoonten aangevoerd als verklaring (of beter gezegd: excuus) waarom organisaties jaar in, jaar uit, op dezelfde voet doorgaan.

Te laat inspelen op veranderende omgeving

Als een organisatie te veel van gewoonten ‘aan elkaar hangt’, loopt deze het risico links en rechts door de concurrentie ingehaald te worden. Het huidige businessmodel wordt als een gegeven  beschouwd, bestaande werkwijzen als de enige juiste. Door vastgeroeste gewoonten wordt er niet of te laat ingespeeld op veranderingen in de externe omgeving. We zien de gevolgen daarvan maar al te vaak in onze interim praktijk.

Functionaliteit of bedreiging van de continuïteit?

Er ligt een rol voor commissarissen om de balans te bewaken tussen stabiliteit en flexibiliteit in de organisatie. Tussen de efficiency van routine, structuur en corporate geheugen aan de ene kant en de noodzaak van verandering en het afschudden van achterhaalde gewoonten aan de andere kant. Buitenstaanders zien vaak eerder dan het management en de medewerkers wanneer de vaste manier van doen niet langer helpt, maar hindert. Die frisse blik is niet alleen typerend voor de interim directeur, maar ook voor de commissaris. Toezichthouders brengen buiten naar binnen en overzien bovendien de gewoonten van de andere bedrijven in hun portefeuille. Waar ligt het kantelpunt tussen functionaliteit en een uiteindelijke bedreiging van de continuïteit, door een gebrek aan verandervermogen?

Is de rvc een gevangene van de vergaderroutine?

Een goede raad van commissarissen is ook alert op de eígen gewoonten als toezichtorgaan. De rvc kan bijvoorbeeld worden ingekapseld in de manier van doen van de organisatie. Of de rvc wordt een gevangene van de vergaderroutine en de vaste agenda, waarin geen of slechts een marginale plek is ingeruimd voor discussie over de lange termijn en de strategie. Of de rvc heeft de gewoonte om de leden met de meeste anciënniteit het eerst en meest aan het woord te laten: nieuwkomers komen niet aan bod of hun verfrissende inbreng wordt in de kiem gesmoord, omdat ze buiten de gebaande paden treden. Terwijl goed toezicht juist gebaat is bij diversiteit en een inclusieve cultuur, waarin ook ruimte is voor andere geluiden.

Durf afscheid te nemen van gewoonten

Word je dus bewust van de vaste manier van doen en houd deze geregeld tegen het licht: binnen de rvc, in het contact met het bestuur en in de organisatie. Omarm goede gewoonten, maar neem er net zo gemakkelijk afscheid van als ze hun waarde hebben verloren en vernieuwing frustreren. Verandering mag bij het aansturen van en toezicht op organisaties de enige constante zijn, wén er maar aan.

Klik hier voor contact met Leo Epskamp.