De 8 stappen van een anti-omkopingsprogramma
U bent commissaris. In de krant heeft u recentelijk over een aantal omvangrijke omkoopschandalen gelezen, waarbij justitie invallen heeft gedaan en schikkingen heeft getroffen. Dit roept bij u de vraag op wat van u, als commissaris, op dit gebied wordt verwacht. Remco de Groot, EY Fraud Investigations & Dispute Services geeft antwoord op die prangende vraag.
In binnen- en buitenland heeft het onderwerp omkoping vanuit de overheid, zowel de wetgever als de opsporingsinstanties, de laatste jaren steeds meer aandacht gekregen. In Nederland is in 2015 nieuwe wetgeving op het gebied van financieel-economische criminaliteit ingevoerd, waarbij de maximale gevangenisstraf is verhoogd tot vier jaar en organisaties boetes kunnen worden opgelegd tot maximaal tien procent van de jaaromzet. Wat is omkoping? Omkoping kan als volgt worden gedefinieerd:
Het doen van een gift of belofte dan wel het verlenen of aanbieden van een dienst aan een persoon met het doel deze persoon te bewegen in de uitvoering van zijn of haar functie iets te doen of juist na te laten, wat hij of zij zonder deze aanbieding niet zou hebben gedaan.
In Nederland is zowel ambtelijke (ook wel omschreven als corruptie) als private omkoping strafbaar gesteld. Nederlandse bedrijven die internationaal actief zijn, dienen naast de Nederlandse regelgeving, echter ook rekening te houden met buitenlandse regelgeving op dit gebied. De Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) is bijvoorbeeld van toepassing op een ieder die direct of indirect op Amerikaans grondgebied een bijdrage levert aan omkoping van ambtenaren buiten de VS. Ook bedrijven met een notering aan de Amerikaanse beurs vallen onder de werking van de FCPA. De FCPA kan leiden tot enorme boetes, die soms honderden miljoenen euro’s bedragen, alsmede tot strafbaarstelling van de bestuurder. De UK Bribery Act heeft eveneens extraterritoriale werking. De bepalingen van de UK Bribery Act gelden niet alleen voor Britse ingezetenen, maar ook voor personen en ondernemingen afkomstig uit het buitenland met zakelijke activiteiten in het Verenigd Koninkrijk. Veel van de corruptieregelgeving, waaronder de FCPA en UK Bribery Act, bevatten bepalingen omtrent de interne beheersing rondom het voorkomen van corruptie.
Hoe kan uw organisatie het risico van omkoping beheersen?
Als commissaris dient u erop toe te zien dat de organisatie adequate maatregelen treft om het risico van omkoping te beheersen. Het verdient aanbeveling dat u, als commissaris, dit onderwerp periodiek met het bestuur van de organisatie bespreekt. Waar is de organisatie vatbaar voor omkoping? Welke maatregelen heeft de organisatie getroffen om het risico van omkoping te voorkomen? Of de organisatie vatbaar is voor omkoping is onder meer afhankelijk van de sector waarin de organisatie opereert, de landen waarin de organisatie opereert, of de organisatie veel zaken doet met ambtenaren en of de organisatie veel gebruikmaakt van derde partijen voor het binnenhalen van contracten. Organisaties die vatbaar zijn voor omkoping doen er goed aan een anti-omkopingsprogramma in te voeren dat bestaat uit de volgende stappen.
1. Voer een risicoanalyse uit
Om op effectieve en efficiënte wijze maatregelen te kunnen treffen, dient de organisatie te weten waar zij kwetsbaar is voor omkoping. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan bedrijfsactiviteiten die vatbaar zijn voor omkoping, zaken doen in landen met een hoger omkopingsrisico, het gebruikmaken van agenten en het doen van zaken met ambtenaren.
2. Ontwikkelen van een anti-omkopingbeleid
Het ontwikkelen van een anti-omkopingbeleid, gebaseerd op de vereisten van de van toepassing zijnde regelgeving, is sterk aan te bevelen. Het anti-omkopingbeleid dient duidelijk te maken dat omkoping door de organisatie niet wordt getolereerd. Daarnaast dient het anti-omkopingbeleid medewerkers informatie te verschaffen over risicogebieden, de verwachte handelswijze van de medewerkers, alsmede medewerkers te stimuleren schendingen van het anti-omkopingbeleid te melden.
3. Het implementeren van het anti-omkopingbeleid
Meer dan negentig procent van de FCPA-zaken heeft betrekking op het gebruik van derde partijen, waaronder agenten en consultants. Het is dan ook van belang maatregelen te treffen om de omkopingsrisico’s bij het gebruik van derde partijen te mitigeren, waaronder het uitvoeren van achtergrondonderzoek naar deze partijen, het opnemen van anti-corruptiebepalingen in contracten en het eventueel laten uitvoeren van een boekenonderzoek. Andere aandachtsgebieden zijn onder meer het geven van giften of maaltijden, sponsoractiviteiten of het doen van overnames.
4. Het implementeren van financial controls
Adequate controle is van belang om tijdig omkoping te detecteren. In veel gevallen dient de organisatie daarbij verder te gaan dan de controlemaatregelen die van belang zijn voor (financiële) rapportagedoeleinden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het monitoren van transacties op bepaalde kenmerken, het invoeren van autorisatie- en verslagleggingsprocedures, controlemaatregen rondom kas- en bankverkeer, verregaande voorafgaande goedkeuring voor het doen van transacties met leveranciers en betalingen en verhoogde aandacht voor transacties met een hoog risico.
5. Anti-omkoping trainingen
Het heeft de voorkeur dat anti-omkopingtrainingen risk-based worden uitgevoerd, waarbij bijvoorbeeld kwetsbare groepen persoonlijke trainingen ontvangen en minder kwetsbare groepen trainingen via het intranet ontvangen. In ieder geval dienen medewerkers die in een positie zitten waarin zij blootgesteld kunnen worden aan omkoping periodiek een persoonlijke anti-omkopingtraining te volgen. Ook dient overwogen te worden medewerkers van juridische, audit- en financiële afdelingen te trainen.
6. Het monitoren van het anti-omkopingprogramma
Het verdient aanbeveling periodiek compliance audits uit te voeren naar de naleving van het anti-omkopingprogramma. Hierbij kan onder meer gebruik worden gemaakt van data-analyse om mogelijke onregelmatigheden op te sporen.
7. Anti-omkopingprocedures bij overnames en fusies
Bij overnames en fusies bestaat het risico dat bedrijfsonderdelen worden geïntegreerd waarbij in het verleden omkoping heeft plaatsgevonden. Het risico bestaat dat opsporingsinstanties uw organisatie vervolgen voor omkoping die in het verleden bij de overgenomen bedrijfsonderdelen heeft plaatsgevonden. Om die reden verdient het aanbeveling voorafgaande aan een overname een due diligence uit te voeren, specifiek gericht op omkoping.
8. Heroverweeg de risico’s en pas het anti-omkopingprogramma aan
Het in kaart brengen van de omkopingsrisico’s dient periodiek plaats te vinden teneinde er zeker van te zijn dat het anti-omkopingprogramma ook nieuwe omkopingsrisico’s, bijvoorbeeld als gevolg van het opereren in nieuwe afzetgebieden, voldoende mitigeert. Het anti-omkopingprogramma dient zodanig te worden aangepast dat het is afgestemd op de aanwezige omkopingsrisico’s.
Acties in geval van omkoping
Indien er in een organisatie een aanwijzing voor omkoping wordt geconstateerd, dient de commissaris erop toe te zien dat het bestuur adequaat onderzoek uitvoert en maatregelen treft om herhaling te voorkomen. Het verdient dan ook aanbeveling dat de commissaris met het bestuur afspraken maakt, wanneer en op welke wijze u wordt geïnformeerd over aanwijzingen van omkoping. In veel organisaties is het gebruikelijk dat de commissarissen op kwartaalbasis een incidentrapportage ontvangen en dat zij direct worden geïnformeerd bij incidenten met een grote impact, bijvoorbeeld met een bepaalde omvang of betrokkenheid van management. Bij incidenten zijn de eerste 24 uur cruciaal. Heeft de organisatie een frauderesponsplan? Een dergelijk plan bevat een aantal stappen die moeten worden genomen om het risico te beperken voor uw organisatie, waaronder het doen van onderzoek, het veiligstellen van relevante informatie van groot belang, de omgang met de betrokkene, communicatie intern en extern en het treffen van maatregelen om herhaling te voorkomen. In het algemeen zal het onderzoek worden uitgevoerd onder leiding van het bestuur. Bij zeer omvangrijke omkopingzaken of in het geval er aanwijzingen zijn van betrokkenheid van het bestuur, is het niet ongebruikelijk dat u als commissaris de leiding zult nemen over het onderzoek. Wees daarom voorbereid.
Enorme schade
Omkoping is een risico om rekening mee te houden: de financiële en reputatieschade kan enorm zijn. De commissaris dient erop toe te zien dat de organisatie het risico van omkoping beheerst en adequate maatregelen treft in het geval van omkoping. Heeft de organisatie het risico van omkoping in kaart gebracht? Welke maatregelen heeft de organisatie getroffen? Zijn er incidenten geweest? Vragen die in het gesprek met het bestuur niet mogen ontbreken. Dit is natuurlijk geen garantie dat er in uw organisatie geen omkoping zal plaatsvinden, maar het vermindert wel het risico. En niet alleen dat…. Mocht omkoping toch plaatsvinden, dan kan de organisatie in ieder geval aantonen serieus aandacht aan het onderwerp te hebben besteed en passende maatregelen te hebben getroffen.