Raad van 'online' toezicht?
Rijksuniversiteit Groningen doet onderzoek naar de effectiviteit van online vergaderen door de raad van commissarissen/toezicht. Anthon van der Horst (GITP), kenner van boardroom dynamics, ziet voor- én nadelen van online vergaderen. ‘Door verplicht online vergaderen tijdens de coronapandemie is het disfunctioneren van een bestuurder te laat aan het licht gekomen.’ Online vergaderen kan als het om informeren en hamerstukken gaat, vindt Van der Horst. ‘Stel jezelf de gewetensvraag: heb ik genoeg voeling als toezichthouder? Ja, dan kan online. Nee, zoek elkaar fysiek op.’
Tot voor enkele jaren was het je plicht om live bij een vergadering aanwezig te zijn. Niet komen was een teken van onbetrokkenheid, niet de juiste spirit, motivatie, etc. Vergaderingen waren soms leuk en/of interessant, maar om eerlijk te zijn heb ik zelf niet vaak echt goede vergaderingen bijgewoond, meestal waren ze saai en niet productief. Teveel agendapunten, te weinig voorbereiding van agendapunten, onduidelijke agendering, weinig sturing, of juist teveel, etc. Voor en na de vergaderingen was vaak wel leuk en interessant. Je sprak nog eens wat collegae en voelde je daardoor één met het team waar je onderdeel van uitmaakte.
Een klein praatje maken…
Dat dat niet alleen voor mij gold, heb ik vaak genoeg gemerkt. Weinig mensen die ik ken, vinden vergaderen echt leuk. Toch hanteert de gemiddelde toezichthouder vooral de vergadering als vorm om toezicht te houden. Stukken worden aangeleverd, geagendeerd, besproken, informatie uitgewisseld en besluiten worden genomen. Ondertussen moet de toezichthouder ook tussen de regels door lezen, subtiele signalen opvangen en (onder andere) nagaan of het allemaal wel echt goed gaat. De goede toezichthouder wil echt zicht krijgen op de organisatie en zal opletten wat de bestuurder vertelt, wat niet en vooral hoe het verteld wordt. Als er bij bepaalde agendapunten bezoekers uit de organisatie zijn, dan zal een toezichthouder extra opletten hoe de dynamiek is tussen deze manager en de bestuurder. Wat verder als heel belangrijk wordt ervaren, voor de toezichthouders die ik spreek, is het voor de vergadering even rondlopen in de organisatie, een klein praatje maken, etc.
Veel nadelen online vergaderen
Het zal duidelijk zijn, dat alleen online vergaderen het veel moeilijker maakt om de non-verbale communicatie goed waar te nemen of om het informele praatje te maken en het eens even het over iets anders te hebben met de collega raadsleden. Is online vergaderen voor het goed toezicht houden aan te bevelen? Wie de literatuur er op naslaat, leest allerhande nadelen: meer vermoeid, minder betrokken, sneller afgeleid, minder kunnen lezen van non verbale communicatie, lastiger communiceren, etc. Natuurlijk ook voordelen, zoals tijdswinst en de constatering dat als men elkaar een beetje kent de samenwerking er niet onder leidt. Efficiency kom ik het meest tegen als argument, met name door de reistijdverkorting. Het is naar mijn mening echter geen goede reden om online te vergaderen. Immers toezichthouders hebben meer dan gemiddeld de uitdaging voeling te krijgen en te behouden met de organisatie. Als het ‘normaal’ verloopt is een gemiddelde toezichthouder misschien tien keer vanuit zijn functie aanwezig (en dat is vaak al veel) en heeft daarom weinig waarnemingsmomenten voor de meer subtiele signalen die zo belangrijk zijn bij het goed toezicht houden.
Zachte informatie
De afgelopen periode ben ik tijden zelfevaluaties meermaals in contact gekomen met toezichthouders die tijdens Corona zijn begonnen. Toen móest het online. Maar al deze mensen hebben het gevoel dat ze daardoor een moeilijkere start hebben gehad en het langer heeft geduurd, voordat ze het gevoel hadden ook de ‘zachte’ informatie te krijgen. En in een aantal gevallen heeft het er zelfs toe geleid dat het matig functioneren van de bestuurder te laat is opgemerkt met alle problemen van dien. Hun conclusie was dat voor een startende toezichthouder alleen online communiceren onvoldoende is voor goed toezicht. De lezer zou nu kunnen gaan denken dat ik een volledig tegenstander ben van online vergaderen voor de raad. Dat is niet zo. Alleen de motieven om online te vergaderen zou ik heel ergens anders zoeken dan in de hoek van efficiency, handig, gemakkelijker documenten delen, etc.
Beter vergaderen
Die moeten liggen bij het motief van beter vergaderen. Veel mensen vinden dat vergaderingen beter kunnen. Dat zal hoogstwaarschijnlijk ook gelden voor uw vergaderingen. Als u bijvoorbeeld van mening bent dat uw vergaderingen te vol zijn, te weinig besluitvormend, teveel informerend, er te weinig ruimte voor discussie is etc., ga dan kritisch na hoe dat komt en hoe (maar vooral of) online vergaderen u gaat helpen om die vergaderingen te verbeteren. Zo zijn er mensen die zeggen dat vergaderen een overblijfsel is van de jaren zestig. Democratisch met alle betrokkenen bij elkaar zitten, iedereen het woord geven en zijn/haar zegje laten doen. Ook nog eens zittend aan een tafel, heel erg statisch. Vergaderingen worden al een stuk dynamischer als ze staand gebeuren en alleen met de mensen die echt betrokken zijn. Maar denk ook eens echt na over het waarom van de vergadering. Welke taak heeft de groep mensen die bij elkaar zit? Welke taak heeft de raad? En bekijk dan eens de agenda, klopt uw agenda met die taak?
No-brainer
Tot slot, als u besluit bepaalde onderdelen van een vergadering online te gaan doen, bijvoorbeeld hamerstukken, informerende documenten, etc. compenseer dan op het gebied van informeel informatie kunnen krijgen. Het is een no-brainer, maar in deze digitale tijd wel echt een aandachtspunt. Zorg ervoor dat u de gewetensvraag of u vindt dat u vanuit uw rol goed voeling hebt met de organisatie volmondig positief kunt beantwoorden. Die vraag positief beantwoorden kunt u mijns inziens niet als u alleen via documenten en online vergaderingen geïnformeerd wordt. En misschien zelfs niet als ik online tussen haakjes zet!