Afscheid verdient meer aandacht

Weten toezichthouders eigenlijk wel hoe er afscheid van vertrekkende medewerkers wordt genomen, vraagt columnist Anthon van der Horst (GITP) zich af, die met deze column overigens zelf ook afscheid neemt. ‘Goede offboarding maakt je een aantrekkelijke werkgever.’

Mensen gaan om allerlei redenen uit dienst en een vacature levert voor de achterblijvers werk op. Soms ook gedoe, en het is al een hele klus om weer een nieuw iemand te vinden en deze in te werken. Dat maakt het dat aandacht voor de vertrekker meestal niet verder gaat dan een gezellige borrel met een toespraak. En als een gewaardeerde bestuurder weggaat of een uitstekende manager die een keer in de rvc of rvt een beleidsnotitie heeft toegelicht, dan vindt u dat hoogstwaarschijnlijk jammer.

Offboarding

Onlangs was ik in een organisatie waar de voorzitter van de raad met managers die vertrokken, een exitgesprek hield. Het werd als zeer waardevol ervaren door beide partijen. Dat de raad een exitgesprek houdt, gebeurt zeker niet altijd en het riep bij mij de vraag op of toezichthouders überhaupt weten hoe er afscheid wordt genomen. Vaak niet, is mijn persoonlijke waarneming. Is er eigenlijk wel echte aandacht voor. Vertrekken mensen met de stille trom? Is er dankbaarheid of juist boosheid? En is er eigenlijk wel beleid om goed te monitoren waarom personeel vertrekt? En wie kan u daar iets meer over vertellen? Het offboardingproces – de systematische begeleiding van medewerkers bij hun vertrek uit een organisatie – verdient meer aandacht. Waar HR-traditioneel vooral aandacht heeft voor instroom en retentie, zien we dat een zorgvuldige offboarding van cruciaal belang is voor kennisbehoud, de interne bedrijfscultuur, de organisatorische effectiviteit en de reputatie van de organisatie.

Kennisbehoud

Welke unieke kennis heeft een medewerker? Gaat men er van uit dat die kennis door de volgende medewerker makkelijk wordt opgedaan, of dat de kennis zo specifiek is dat het niet overdraagbaar is. Weet u als toezichthouder of mensen misbaar zijn, zo ja waarom is dat eigenlijk en zo nee, wat doet de organisatie aan kennisoverdracht?  Hoe vertrekkers spreken over de organisatie waar ze hebben gewerkt, is van groot belang voor het imago van de organisatie. Juist in een tijd dat goed personeel meer dan ooit belangrijk is, is het belang van deze positieve PR niet te onderschatten. Het vertrek van een medewerker is een kritieke fase in de ervaring van het werknemersleven. De manier waarop uw organisatie het offboardingproces inricht, beïnvloedt niet alleen de indruk die de vertrekkende werknemer heeft, maar kan ook de algehele reputatie van de organisatie in de arbeidsmarkt versterken of verzwakken. Studies over employer branding wijzen uit dat een professioneel en empathisch afscheid bijdraagt aan positieve mond-tot-mondreclame en positieve reviews op social media platforms zoal. Dit versterkt de positionering van de organisatie als aantrekkelijke werkgever in de markt. Als toezichthouder hebt u een taak om toe te zien of uw bestuur de juiste aandacht geeft aan het beïnvloeden van de reputatie van de organisatie.

Commissarissen testvraag: is er een alumni-netwerk

Ex-werknemers vertegenwoordigen een waardevol netwerk voor organisaties, en het onderhouden van positieve banden met hen kan strategisch voordelig zijn. Case studies benadrukken dat goed gemanagede alumni-netwerken de organisatie toegang bieden tot potentiële nieuwe medewerkers, zakelijke kansen en waardevolle inzichten vanuit de externe sector. Alumni fungeren vaak als ambassadeurs en kunnen, door hun opgebouwde loyaliteit en positieve ervaring, geneigd zijn om hun voormalige werkgever te promoten of zelfs terug te keren met vernieuwde kennis en vaardigheden. Voor een toezichthouder is het relevant te toetsen of er een vorm van alumni-netwerk is. Ik kom het niet vaak tegen, maar waarom zijn ze er niet? Daar waar ze wel zijn, is mijn ervaring wordt het gewaardeerd en zal er zeker sprake zijn van positieve mond-tot-mond reclame.

Positieve effecten op organisatorische cultuur en teamdynamiek

Een goed doordacht offboardingproces heeft niet alleen invloed op de vertrekker, maar ook op de collega's die achterblijven. Vertrekkers merken dat ze er toe doen en dat geeft voldoening. Maar collegae merken ook door de getoonde aandacht en waardering dat zíj er toe doen. En dat er bijvoorbeeld oog is voor de hoeveelheid werk die blijft liggen als er een vertrekker is. Te vaak wordt er te gemakkelijk gedacht over het werk dat er ontstaan voor de collegae als er iemand weggaat. Exit-interviews worden beschouwd als een belangrijk feedbackmechanisme. Uit onderzoek blijkt dat vertrekkende medewerkers vaak meer bereid zijn om eerlijke feedback te geven dan huidige werknemers, wat leidt tot dieper inzicht in organisatorische tekortkomingen of verbeterpunten. Door de feedback uit exit-interviews systematisch te verzamelen en analyseren, kunnen organisaties patronen ontdekken in werkprocessen en cultuur die kunnen bijdragen aan verbetering van het personeelsbeleid en de werkervaring. Hebt u als toezichthouder ooit zo’n systematische analyse gezien? Nee, dan weet u wat u te doen staat!

Wees nieuwsgierig naar vertrekkers

Het offboardingproces is niet enkel een formaliteit, maar een strategische interventie met tastbare kwaliteitsvoordelen voor de organisatie. Door ook vanuit de rol van toezichthouder het vertrek van medewerkers echte aandacht te geven, bevordert u de kwaliteit van de organisatie, maar zorgt de raad er ook voor dat de mensen merken dat ze ertoe doen.

Dit is mijn laatste column alhier. Ook ik neem afscheid…. Ik dank een ieder die dat mogelijk heeft gemaakt en u voor het lezen!