Hoe stel je de juiste vragen als toezichthouder?

Het vermogen om de juiste vragen te stellen, problemen snel te doorgronden en ideeën te concretiseren vormt een essentieel onderdeel van professioneel toezicht. De abstractieladder kan hierbij een waardevol instrument zijn, aldus Marlijn van Straaten, ceo van bedrijfscateraar Vitam en aankomend toezichthouder.

De kern van goed toezicht is het stellen van de juiste vragen aan het bestuur. In de praktijk vinden veel toezichthouders het lastig om dat op een gestructureerde, onafhankelijke en waardevrije manier te doen. De abstractieladder kan hiervoor een bruikbare tool zijn.  

De Amerikaanse linguïst Samuel Ichiye Hayakawa is de bedenker van de abstractieladder en legt de werking uit in zijn boek Language in Thought and Action (1939). Hij stelt dat taal de basis is van ons denken: taal is niet alleen een instrument om de wereld te beschrijven, maar ook een middel om complexe en abstracte ideeën te formuleren. De beschrijving gaat van feiten tot en met een abstracte context op verschillende niveaus. Om dit weer te geven wordt het systeem van een ladder gebruikt: de abstractieladder. 

Gezamenlijke begrippen hanteren 

Dit model kan erg nuttig zijn bij de formulering van vragen en het nemen van besluiten. Bovendien zorgt het voor een gezamenlijk begrip. Dit is belangrijk, omdat er binnen het toezicht vaak weinig tijd is om vooraf hetzelfde perspectief te schetsen en de gebruikte taal – in de vorm van vragen – door de betrokken bestuurders en toezichthouders op verschillende manieren geïnterpreteerd kan worden. Je kunt de ladder zien als een manier om van een specifiek en concreet niveau naar een algemeen en abstract niveau te klimmen, of juist andersom: om abstracte ideeën concreet te maken. 

De drie treden van de abstractieladder

Onderste treden (concreet niveau)

Feiten, waarnemingen, specifieke situaties 

Voorbeeld: ‘Deze leraar geeft elke les huiswerk.’ 

Middenniveau (operationeel en beleidsmatig niveau)

Patronen, structuren, samenvattingen van meerdere observaties. 

Voorbeeld: ‘In onze school wordt veel huiswerk gegeven om leerlingen voor te bereiden op toetsen.’ 

Bovenste treden (abstract niveau)

Concepten, visies, strategieën. 

Voorbeeld: ‘Goed onderwijs stimuleert zelfdiscipline en verantwoordelijkheid.’ 

Abstractieladders toepassen in governance en besluitvorming 

Toezichthouders kunnen abstractieladders gebruiken om informatie over situaties/problemen of feiten op verschillende niveaus te analyseren en te interpreteren en daarover de juiste vragen te stellen aan het bestuur. De toepassing van de abstractieladder in governance en besluitvorming stelt toezichthouders enerzijds in staat om operationele details te begrijpen en anderzijds om deze details te koppelen aan strategische en beleidsmatige doelstellingen. Hierdoor kunnen zij beter onderbouwde beslissingen nemen en een effectievere controle uitoefenen op organisaties. Zo kan de inzet van abstractieladders bijvoorbeeld helpen bij het eerder signaleren van risico’s en knelpunten, een betere naleving van regelgeving en beleid en het verminderen van de kloof tussen toezichthouders en uitvoerende bestuurders, leidend tot kwalitatievere en efficiëntere besluitvorming. 

Voorbeeld abstractieladder in toezicht   

1. Concreet niveau (Feiten, Details, Observaties) 

• Wat is er precies gebeurd? (Wie, wat, waar, wanneer, hoe?)
• Kunt u een specifiek voorbeeld geven van deze situatie?
• Wat zijn de meetbare of observeerbare feiten?
• Welke data of bewijzen ondersteunen dit?
• Wie zijn direct betrokken en hoe hebben zij geacteerd? 

2. Tussenliggend niveau (Patronen, Oorzaken, Verbanden) 

• Is dit een op zichzelf staand geval, of zien we een patroon?
• Welke factoren hebben bijgedragen aan deze situatie?
• Hoe verhoudt dit zich tot andere vergelijkbare casussen?
• Welke trends kunnen we hieruit afleiden?
• Wat gebeurt er als we dit blijven doen of niet veranderen? 

3. Abstract niveau (Beleid, Principes, Strategie) 

• Hoe past deze situatie binnen onze missie en visie?
• Wat betekent dit voor de lange termijn?
• Welke principes of waarden worden hier geraakt?
• Wat zegt dit over onze cultuur of manier van toezicht houden?
• Hoe beïnvloedt dit onze strategische doelstellingen? 

4. Toepassing van de abstractieladder in toezicht 

• Zijn we bezig met details of zien we het grotere geheel?
• Is het nodig om concreter te worden, of juist abstracter?
• Welke vragen moeten we stellen om tot een betere besluitvorming te komen?
• Hoe helpen onze observaties en conclusies om het beleid te verbeteren?
• Op welk niveau moeten we ingrijpen om effectief toezicht te houden?

Toepassen in de praktijk   

Uit interviews met een aantal toezichthouders bleek dat geen van hen van de abstractieladder had gehoord of deze kende. De toezichthouders schetsten de praktische context voor de toepassing van het instrument. Als toezichthouder met weinig tijd is het bijvoorbeeld van belang dat je zelf vragen stelt om te kunnen inschatten welk materieel risico er wordt gelopen. Verder is je impact als  toezichthouder vaak beperkt tot regionale of sector/categorie-governance. Een voorbeeld hiervan is de woningmarkt: hoe hier politiek beleid gemaakt wordt heeft invloed op je rol als regionaal toezichthouder. Je kunt dan vragen stellen op het bovenste niveau van de abstractieladder  (conceptueel), maar je kunt het politiek beleid niet veranderen. 

Op je handen zitten 

Ook de rol die je hebt binnen een raad van commissarissen (rvc) of raad van toezicht (rvt) is bepalend voor de toepassing van tools en instrumenten en daarmee voor je standpunten over de onderwerpen op de vergaderagenda. Als voorzitter ben je voor-geïnformeerd. Daarmee heb je automatisch een meer contextgedreven inzicht dan andere rvc/rvt-leden. Je stelt dan andere vragen of gebruikt andere tools dan een commissaris of toezichthouder in de remuneratiecommissie. Tijdens de interviews werd ook nadrukkelijk aangegeven dat je als toezichthouder vooral moet leren op je handen te zitten. Als een bestuurder je belt met een adviesvraag, kun je dus niet de oplossing geven, maar moet je vooral veel vragen stellen: die helpen de bestuurder om de juiste scenario’s te formuleren die gepresenteerd kunnen worden in een volgende rvc/rvt-vergadering.   

Verder kijken dan materialiteitsvraag

Of de abstractieladder als instrument gebruikt kan worden om holistisch naar een probleem of knelpunt te kijken konden de geïnterviewde toezichthouders niet bevestigen, omdat velen vooral de materialiteitsvraag stellen. Door zowel strategisch, tactisch als operationeel naar een agendapunt te kijken, kun je vragen stellen om de totale context op basis van feiten inzichtelijk te krijgen. Dat gaat verder dan de materialiteitsvraag: beslismemo’s worden dan gebruikt om een besluit te nemen. 

Vragen blijven stellen 

Of het stellen van de juiste vragen leidt tot betere naleving van regelgeving en beleid binnen organisaties, is afhankelijk van de sector waarin je toezicht houdt. Beleidsstukken binnen de gezondheidssector bijvoorbeeld, worden getoetst aan de zorgwet en sectorale regelgeving. Binnen een sector als de woningbouw blijkt dat vooral het hanteren van een instrument als zelfevaluatie leidt tot naleving van beleid en regelgeving binnen de rvc/rvt. De rvc mag niet vervallen in zelftevredenheid en dus stoppen met vragen stellen. De zelfevaluatie is hier een goede tool voor. 

Vinger op de zere plek leggen

Tijdens een van de interviews kwam als conclusie naar voren dat de opbouw van de vragen van de abstractieladder overeenkomt met de strategiecascade where to play and how to win. Daarbij wordt de vraag gesteld: Welke competenties heb je nodig om je strategie te realiseren en je doelen te behalen? Als toezichthouder is het vooral van belang of strategie en uitvoering op een lijn liggen. Door vragen te stellen kun je de vinger op de zere plek leggen en de onderstroom adresseren. 

Balanceren tussen strategisch en operationeel toezicht 

In de wereld van toezicht en governance is er vaak een spanningsveld tussen toezichthouders, uitvoerende bestuurders en professionals. Toezichthouders opereren op strategisch niveau, terwijl bestuurders en professionals in de uitvoering te maken hebben met de dagelijkse business. Deze verschillende perspectieven kunnen leiden tot misverstanden, inefficiënte besluitvorming en een gevoel van afstand tussen beide groepen. Het is cruciaal om niet in operationele details verstrikt te raken, maar ook om niet te abstract te blijven. De vraag ‘Wat is hier nu echt aan de hand?’ helpt om oordeelsvorming uit te stellen en een goed beeld te vormen. Abstracte doelen, zoals benoemd in de hoogste trede van de abstractieladder, moeten concreet en meetbaar gemaakt worden. Tools zoals risicomatrices, stakeholdermapping en scenarioplanning kunnen hierbij helpen. 

Gestructureerd en onafhankelijk informatie achterhalen

Toezichthouders blijken daarnaast behoefte te hebben aan een tool om een balans te vinden tussen intuïtieve oordeelsvorming en gestructureerde analyse door middel van het stellen van de juiste vragen. Vragen stellen doe je door gebruik te maken van woorden (en daarmee taal). Daarbij is het zinvol en belangrijk om de juiste woorden te kiezen. Welke taal je kiest (en welke woorden je gebruikt), hangt af van nature & nurture en van de normen en waarden die je hanteert. Het stellen van vragen, het ventileren van meningen en het delen van normen, waarden en ervaringen is per definitie subjectief. Juist daarom kan de abstractieladder een essentieel instrument zijn om op een gestructureerde en onafhankelijke manier informatie te achterhalen en feiten op tafel te krijgen. 

Blokkades en uitdagingen expliciet maken

Ook de rol van de onderstroom en het benoemen van niet direct zichtbare factoren zijn cruciaal voor effectief toezicht en kunnen de besluitvorming sterk beïnvloeden. Het is aan de toezichthouders om onderliggende blokkades en uitdagingen expliciet te maken. Als toezichthouder wordt een dienende houding vereist en het vermogen om het eigen ego opzij te zetten. Het stellen van de juiste vragen (aan de hand van de abstractieladder) is belangrijker dan het aandragen van oplossingen.  

Informatiekloof overbruggen  

Concluderend: de abstractieladder kan een krachtig hulpmiddel zijn om de (informatie)kloof tussen toezichthouders en uitvoerende bestuurders en professionals te overbruggen. Door bewust te schakelen tussen abstracte en concrete niveaus via het stellen van de juiste vragen kunnen beide gremia beter samenwerken, leidend tot efficiëntere besluitvorming en effectiever toezicht. Dat voorziet in de behoefte van veel toezichthouders aan een handige tool om in korte tijd de juiste informatie boven  tafel te krijgen. 

Marlijn van Straaten schreef dit artikel als eindopdracht voor de Leergang Board Potentials van NR Governance. Op 3 oktober wordt het boek Dwarsdenkers gepubliceerd waaraan ze een bijdrage heeft geleverd. Sinds 1 juli is ze ceo bij Vitam. Klik hier voor contact met Marlijn van Straaten.