‘We moeten ons meer durven uitspreken in de governance-driehoek!’

Congresverslag
Durf vaste patronen en systemen te doorbreken

Bestuurders, commissarissen en leden van ondernemingsraden moeten ‘constructief schuren’ en samenwerken in de governancedriehoek, zo kwam naar voren tijdens het achtste congres van de Alliantie Medezeggenschap & Governance. Over de kracht van kwetsbaarheid, mensgericht denken en doen, het ongezegde durven zeggen en vooral persoonlijk leiderschap: ‘Onderzoek je eigen blinde vlekken en denkfouten.’

Persoonlijk leiderschap

Na twee jaar online congressen vanwege corona kunnen bestuurders, commissarissen en leden van ondernemingsraden eindelijk weer fysiek bijeenkomen in de fraai gedecoreerde raadszaal van de Sociaal-Economische raad (SER). En dat is te merken aan de levendige buzz voorafgaand en na afloop van het jaarcongres van de Alliantie Medezeggenschap & Governance (AMG): de drie partijen in de governancedriehoek zijn duidelijk blij elkaar weer in levenden lijve te kunnen ontmoeten, in de Maand van de Medezeggenschap.

Impact in de bestuurskamer

Dat sluit naadloos aan op de doelstelling van de Alliantie, die de dialoog tussen raden van commissarissen en medezeggenschap wil stimuleren en de positie van de voordrachtcommissaris wil versterken. De Alliantie is niet alleen een platform voor ontmoeting en het uitwisselen van ervaringen, maar ook om ‘elkaar uit te dagen en aan te spreken op het hebben van impact op de besluitvorming in de bestuurskamer’, aldus Dorine Wekking, de nieuwe voorzitter van AMG en tevens dagvoorzitter van het event. Zeker nu we te maken hebben met een polycrisis: een veelheid aan urgente maatschappelijke vraagstukken die om onorthodoxe oplossingen vragen. De samenleving heeft daarbij meer vertrouwen in bedrijven en ngo’s dan in de politiek en de overheid, zo blijkt uit onderzoek. ‘We moeten dus ons stinkende best doen om aan de maatschappelijke verwachtingen te voldoen’, stelt Wekking.

Heel de mens

Dat vraagt om persoonlijk leidershap van álle partijen in de governancedriehoek: verbeter samen de wereld, begin bij jezelf, zo luidt het congresthema. Toezichthouders, bestuurders en leden van medezeggenschapsorganen kunnen bepalen hoe de agenda van de bestuurstafel eruitziet, poneert Wekking: ‘Hoe zou de vergadering verlopen als we niet met traditionele onderwerpen zoals financiën, compliance of vastgoed beginnen, maar met de vraag: wat houdt onze stakeholders daadwerkelijk bezig, waar maken we ons zorgen over? Hoe mooi zou het zijn als we gesprekken voeren van hart tot hart en onze intuïtie durven uit te spreken?’ We zijn als mens immers niet een ‘hoofd op pootjes’, we moeten niet alleen de ratio, maar ‘heel de mens’ inzetten. ‘Durf je kwetsbaar op te stellen en te zeggen dat je ergens over twijfelt of het niet weet. Dát is persoonlijk leiderschap. Door beter naar elkaar te luisteren kan er een diepere verbinding ontstaan en daarmee nieuwe inzichten en oplossingen voor een betere wereld.’

‘Geef gamechangers een plek’

Structurele veranderingen in de samenleving als duurzaamheid en digitalisering zorgen voor lastige dilemma’s in de bestuurskamer, terwijl de gemaakte afwegingen en keuzes onder een maatschappelijk vergrootglas liggen, schetst ook Kim Putters. Twee zaken zijn daarbij van belang, aldus de nieuwe SER-voorzitter: enerzijds samenwerking en een eerlijke verdeling van lusten en lasten en anderzijds diversiteit & inclusie voor een evenwichtige en gedragen besluitvorming. Thema’s die een groot gevoel van urgentie verdienen, aldus Putters. ‘Ik zie aan veel bestuurs- en overlegtafels verlegenheid en machteloosheid ten aanzien van de grote opgaven waarvoor we staan. En ondanks de wettelijke quotering gaat het verbeteren van diversiteit in brede zin tergend langzaam. Waarom krijgen gamechangers geen plek aan tafel: vrouwen, jongeren, mensen met een multiculturele achtergrond?’

Hart, hoofd en buik

Hoog tijd voor verandering en actie, stelt Putters. ‘De oude structuren werken niet meer, toon persoonlijk leiderschap: ga actief op zoek naar nieuwe manieren van denken en handelen, ga het gewoon dóen.’ Dat bekent bijvoorbeeld het durven doorbreken van vergaderroutines. Putters noemt het voorbeeld van de Merem Zorggroep waar hij zelf tot 2012 lid van de raad van toezicht was. Van voorzitter Maurits de Brauw leerde hij het belang van een balans tussen ‘hard, hoofd en (onder) buik’ in het toezicht en bij besluitvorming. ‘De Brauw laste ook altijd een extra agendapunt in: wat zou de patiënt van deze vergadering hebben gevonden, wat heeft díe eraan gehad? We moeten vanuit mensen denken en doen en niet vanuit systemen.’ Een andere les die Putters deelt is gebaseerd op het boek Topvorm, waarvoor hij samen met Maarten Janssen in gesprek ging met topsporters en zorgbestuurders. ‘Beiden bleken niet hun eigen prestaties voorop te stellen, maar die van het team om hen heen. In onze prestatiemaatschappij wordt succes te vaak gezien als verdienste van het individu in plaats van het collectief.’ En tegen de zaal: ‘Stel in uw rol dus de teamprestatie centraal. Je doet en kunt het niet alleen.’

Gooi die agenda om!

Bestaande structuren doorbreken voelt vaak ongemakkelijk, weet Putters uit ervaring. ‘Maar uw rol schept de verplichting om het goede te doen, dus kóm uit uw comfortzone, dat leidt uiteindelijk tot betere en breder geaccepteerde besluiten.’ Zijn pleidooi: góói die agenda om met elkaar, zég wat je denkt, ook al ben je net benoemd of de jongste als OR-lid of toezichthouder, dúrf als bestuurder te tonen dat je niet alles weet, nódig anderen uit om je tegen te spreken. Putters haalt de oratie aan van inmiddels emeritus zorghoogleraar Pauline Meurs uit 1997, die als titel droeg: Nobele wilden. ‘Zo zou ik u óók graag zien. We moeten wilder worden in de governancedriehoek, met een nobel doel: de grenzen van de systemen opzoeken om meerwaarde te creëren voor een menselijker samenleving.’

Kamerolifanten

Ook Marilieke Engbers pleit voor menselijker toezicht in haar boek Onder commissarissen. Hoe het ongezegde in de boardroom de besluitvorming beïnvloedt. Voor haar promotieonderzoek observeerde ze 17 raden van commissarissen en sprak ze met 120 toezichthouders en andere spelers in de governancedriehoek over hun ervaringen. Op basis daarvan kreeg ze zicht op de vraag waarom het zo vaak misgaat in het toezicht: commissarissen zijn zo druk met elkaar, het in stand houden van goede relaties en het voldoen aan procedures en regels dat ze nauwelijks toekomen aan kritische reflectie op strategische en maatschappelijke uitdagingen. Engbers neemt de zaal mee naar het ongezegde in de boardroom: de spanning tussen verbale en non-verbale communicatie, kamerolifanten, perspectiefverschillen, denkfouten, conflicterende governanceparadigma’s en blinde vlekken.

Controleren of coachen?

In Engbers’ onderzoek bleken de leden van op één na alle geobserveerde rvc’s na afloop van de vergadering verschillende verhaallijnen te reproduceren. Ook zijn bestuurders, rvc en OR zich er vaak onvoldoende van bewust dat ze vanuit hun verschillende perspectieven anders naar elkaar en naar de organisatie kijken. Engbers: ‘Een veelgemaakte denkfout: de impliciete aanname dat de ander hetzelfde ziet als wijzelf.’ Of neem de blinde vlek voor de onderlinge verschillen in rolopvatting binnen rvc’s. Volgens welk governanceparadigma wordt er gehandeld: agency (toezicht, wantrouwen, ratio, afstand) of stewardship (samenwerken, vertrouwen, relationeel en betrokken)? Moet de rvc controleren of coachen? Engbers: ‘De paradigma’s zijn conflicterend, maar ook complementair: we hebben ze allebei nodig voor goed toezicht en moeten ze explicieter gaan benoemen.’

Inhoudelijk conflict wordt relationeel conflict

Waaróm blijft er zoveel ongezegd in de boardroom? Engbers noemt drie redenen: risicoafweging (‘Ik zeg dit maar niet, anders verstoor ik de cohesie in de groep’), compliance (‘De agenda of de vergaderroutine biedt geen ruimte voor wat ik eigenlijk wil zeggen’) en inspanning (‘Het vraagt zoveel van me om dit te zeggen, ik stel het uit of af’). Het ongezegde is een combinatie van deze drie (on)bewuste factoren, aldus Engbers. Een ‘gevaarlijke mix’, want de verborgen spanningen leiden ertoe dat inhoudelijk conflict – hard nodig voor het voorkomen van groupthink en cruciaal voor kwalitatieve besluitvorming – meteen verzandt in relationeel conflict. Ook daarbij spelen vooroordelen en denkfouten weer een rol, zoals de naive realist bias (‘Er bestaat maar één objectieve werkelijkheid’), de false attribution error (‘De ander begrijpt het niet en ziet het verkeerd’), de CEO-disease (de ceo heeft zelf vaak geen zicht op het intimiderende effect van zijn of haar machtspositie op anderen) en de false consensus bias (de groepsdynamiek overrulet onuitgesproken twijfels bij individuele rvc-leden: ‘Zie ik het wel goed?’)

Integreer informeel gesprek en formele agenda

Hoe kan het ongezegde in de boardroom wél gezegd worden? Door het integreren van het informele gesprek in de formele agenda, aldus Engbers. ‘We praten vaak alleen informeel over de groepsdynamiek, de blinde vlekken van de ánder, wantrouwen en de eigen frustraties. Op de vergaderagenda is daar echter niets van terug te vinden, daar gaat het alleen over strategie, resultaten, risicobeheersing en het jaarverslag.’ Engbers’ pleidooi: Bespreek in de vergadersetting ook zaken als: wat gaat goed en wat niet, vanuit welke governanceparadigma’s handelen we, welke rol speelt machtsongelijkheid en hoe gaan we om met conflicten? Ook hier gaat het in essentie om persoonlijk leiderschap: onderzoek de eigen blinde vlekken en denkfouten, durf feedback te vragen en leer ervan. ‘Alleen zo kun je als rvc het broodnodige inhoudelijke conflict opzoeken én na de vergadering gezellig iets met elkaar gaan drinken.’

Maak onderstroom hanteerbaar

De congresdeelnemers kunnen zelf aan de slag met de opgedane inzichten in dialoogsessies. Er wordt veel gezegd wat normaal ongezegd blijft, zo komt naar voren uit de plenaire terugkoppeling. Zo exploreerde één groep de methode deep democracy, de wijsheid van de minderheid, om de onderstroom in groepen zichtbaar en hanteerbaar te maken. ‘Als 20% van de raad het oneens is met een besluit, probeer er dan achter te komen wat de reden is. Dat blijkt vaak in kleine, oplosbare dingen te zitten.’ Je door intuïtie laten leiden, is een ander belangrijk inzicht: ‘Een net benoemde commissaris durfde de onderbuikgevoelens over de benoeming van een bestuurder niet naar voren te brengen. Maar uiteindelijk bleken die terecht, toen de benoeming moest worden teruggedraaid.’

NIVEA (Niet Invullen Voor Een Ander)

Er werd aan de dialoogtafels ook gesproken over machtsongelijkheid. Een ondernemingsraadslid krijgt applaus van de zaal als hij zijn visie deelt: ‘Je spreekt je als OR-lid nu eenmaal vaak makkelijker uit als de bestuurder niet aan tafel zit. Bestuurders zijn hoogopgeleid en moeten beseffen dat ze bij OR-overleg met mensen uit het gewone volk aan tafel zitten en alle partijen moeten zich realiseren: C’est le ton qui fait la musique. Het draait om: wie heb ik aan tafel, kan iedereen goed meekomen en hoe is de gebezigde toon?’ Om de governancedriehoek compleet te maken: een andere dialoogtafel zag veel parallellen tussen de OR en de rvc. ‘We delen de kracht van agenderen en vragen stellen aan het bestuur.’ Belangrijk daarbij is NIVEA, aldus een deelnemer: Niet Invullen Voor Een Ander. ‘Soms denk je: ik stel die vraag maar niet, want dan krijg ik dát antwoord. Maar het is belangrijk die vraag wél te stellen.’

Eneco wint Driehoek 3D Trofee 2022

Vervolgens is het tijd voor de uitreiking van de Driehoek 3D Trofee 2022-2023, de prijs voor organisaties met robuust en inhoudelijk overleg tussen de (centrale) ondernemingsraad, raad van commissarissen/raad van toezicht en directie/raad van bestuur. De drie D’s staan voor dialoog, duurzaamheid en diversiteit. De prijs wordt voor de zesde keer uitgereikt. Dit jaar waren er drie genomineerden: Avans Hogeschool, energiebedrijf Eneco en Havenbedrijf Rotterdam. ‘Eigenlijk zijn het allemaal winnaars als het gaat om structureel en informeel overleg in de driehoek’, aldus jurylid Hans Schenk, die juryvoorzitter Pauline van der Meer Mohr vervangt bij de uitreiking van de prijs.

Energiebedrijf Eneco blijkt uiteindelijk de winnaar van de Driehoek 3D Trofee. Uit het juryrapport: ‘Alle drie organisaties zijn zeer actief om op het punt van duurzaamheid daadwerkelijk het verschil te maken. Bij alle drie spelen commissarissen op voordracht van de medezeggenschap een cruciale rol. Eneco is unaniem gekozen als winnaar omdat het bij deze prijs met name gaat over hoe het strategisch overleg in de driehoek tussen toezicht, bestuur en medezeggenschap zowel wordt vormgegeven als tot aantoonbare resultaten leidt. Eneco heeft zich daarin bewezen, zelfs na een ingewikkelde overname (door het Japanse Mitsubishi, red.).’ In 2018 stapte de centrale ondernemingsraad van Eneco naar de Ondernemingskamer vanuit de nauwe betrokkenheid bij de duurzaamheidsstrategie, memoreert Schenk. ‘Die stap heeft uiteindelijk gefungeerd als een positieve impuls voor de samenwerking tussen bestuur, commissarissen en de COR.’ Daarvan getuigt ook de reactie bij het in ontvangst nemen van de 3D Trofee door de driehoek van Eneco: ‘Het schuurt soms, maar we komen er toch altijd gezamenlijk uit.’

‘Zet een stoel neer voor Moeder Aarde’

‘Constructieve schuring: essentieel voor het genereren en delen van nieuwe inzichten’, benoemt dag- en AMG-voorzitter Dorine Wekking een van de take-aways van de bijeenkomst. Twee andere: het belang van een kwetsbare opstelling door alle partijen in de driehoek en de blik door de ogen van de stakeholder: ‘Zet een extra stoel neer in de bestuurskamer voor Moeder Aarde: wat zou zíj van de besluiten vinden?’ En tot slot: het gaat over dóen: ‘Wat gaan we morgen ánders doen? Ik wens jullie veel wijsheid toe.’ Op weg naar de netwerkborrel kunnen congresdeelnemers het die dag geleerde delen op een 'Wand van Inzicht’. ‘Proberen te zien wat een ander ziet. En dat ook bevragen’, staat er op een van de kaartjes. Hopelijk blijft er voortaan wat mínder ongezegd in de governancedriehoek.

Klik hier voor het juryrapport van de Driehoek 3D Trofee 2022-2023 en het lezen van de winnende en genomineerde cases.

Voor meer informatie kan contact gelegd worden met Tonny Groen van der Munnik (coördinator Driehoek 3D Trofee): tonny.groen@icloud.com.